Gezocht: Directie Assistent (halftijds)

  • 30 november 2017

Een proactieve fixer (halftijds)

Onze organisatie maakt een groeispurt mee: nieuwe opdrachten, nieuwe projecten, nieuwe  collega’s. Druk-druk-druk! Om de directie te ondersteunen bij agendabeheer en administratieve zaken zoeken we een ervaren en proactieve directie assistent die de losse eindjes ziet, opraapt en verbindt: agendabeheer, afspraken maken met collega’s en externen, inschrijvingen regelen, bezoekers ontvangen, documenten beheren, correspondentie verzorgen, bestellingen plaatsen,… 

Heb jij een diploma in één of andere office-opleiding? Kan je tien borden tegelijkertijd in de lucht houden? Ben je niet bang van af en toe een stevige opstoot in werkritme en -variatie? Heb je een vlotte pen en babbel? Kan je omgaan met flauwe grappen en grote ego’s? Heb je enkele jaren ervaring als directie-assistent of in een secretariaatsfunctie? Zoek je een werkplek met toffe collega’s en een aangename sfeer?

Wat bieden wij?

Een maatschappelijk relevante job, een organisatie die jouw persoonlijke ontwikkeling zeer belangrijker vindt, mogelijkheid tot thuiswerk, een adequate verloning, maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, interessante verlofregeling en gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. Klik hier voor meer info over werken bij Cultuurconnect.

De directie-assistent wordt ingeschaald in barema C112 (meer info: https://overheid.vlaanderen.be/salarisschalen)

Takenpakket:

Recent werd de directie van Cultuurconnect uitgebreid. Naast een algemeen directeur werd ook een directeur IT aangesteld. Om de directie te ontlasten van agendabeheer en volgende administratieve zaken:

  • beheert de agenda van de directie
  • maakt voor de directie de nodige afspraken met collega’s en externen (uitnodigingen, voorbereiding, reservering van zalen)
  • ontvangt bezoekers
  • maakt verslagen
  • verzamelt, distribueert en archiveert documenten
  • verzorgt correspondentie

De directie-assistent rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

Competenties

De directie-assistent heeft kennis door studie of toegepaste ervaring op het vlak van management ondersteuning.

Naast een planmatige en nauwkeurige aanpak, sterke communicatievaardigheden, een hoge dosis integriteit en oog voor efficiëntie, beschikt de directie-assistent over volgende ‘zachte’ competenties:

Klantgerichtheid

Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant en hiernaar handelen. Anticiperen op behoeften van klanten. Hoge prioriteit geven van servicebereidheid en klantentevredenheid.

  • Bouwt aan ‘partnership’ met de klanten.
  • Zoekt actief naar mogelijke wensen en behoeften van klanten, vraagt door en neemt actie om de tevredenheid van de klanten te verhogen.
  • Vertaalt klantenwensen naar de organisatie.
  • Houdt rekening met de mogelijkheden/wensen van de klanten.

Zelfsturing

Effectief het eigen werk organiseren door het formuleren van doelstellingen en het plannen van activiteiten; beschikbare tijd en energie richten op de hoofdzaken en acute problemen.

  • Stelt voor het eigen werk prioriteiten.
  • Weet zelf de ‘scope’ te bepalen van zijn inbreng.
  • Plant tijd voor voorbereiding en onverwachte zaken.
  • Behoudt het overzicht over de zaken waarvoor hij verantwoordelijk is.

Emotiemanagement

  • Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen welzijn.
  • Je bent je ook bewust van je eigen emoties en gaat er zorgzaam mee om.
  • Je kan emoties van anderen snel herkennen en maakt deze bespreekbaar ten voordele van de relatie en de voortgang.
  • Je gaat conflicten niet uit de weg maar pakt ze aan.
  • Verder ben je je bewust van wat je energie geeft en wegneemt en gaat daar op een proactieve manier mee om.

Samenwerking

Actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of probleemoplossing, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is.

  • Stelt gezamenlijke doelen boven het eigen belang.
  • Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen.
  • Levert een bijdrage, idee of voorstel voor een groepstaak, ook wanneer hij daar zelf geen voordeel bij heeft.
  • Uit zich positief over prestaties van collega’s.
  • Biedt hulp aan bij problemen of conflicten.

Procedure:

Ben je geïnteresseerd? Stuur dan tegen 12 januari zeker je cv naar jobs@cultuurconnect.be met als onderwerp “functie + jouw naam”, en leg uit waarom jij de witte merel bent die we zoeken en waarom je liever bij Cultuurconnect dan bij Microsoft, Telenet of een digital agency wil werken.

Na een selectie op basis van CV’s en motivatiebrief, volgt een technische proef en een selectiegesprek met de directie.