Samen werken aan duurzame Cultuurconnect-diensten

  • 13 juni 2018

In een nieuw bestuursmodel geeft het bestuur van Cultuurconnect de aansturing van haar digitale diensten in handen van consortiumgroepen, die bestaan uit de deelnemende bibliotheken of cultuurcentra. Binnenkort bepalen zij dus de strategische koers van een dienst.

De omslag naar dit innovatieve, coöperatieve bestuursmodel is vernieuwend, maar een logische evolutie. Want wanneer lokale cultuurspelers zeggenschap hebben over de dagelijkse werking van Cultuurconnect, komt dat de effectiviteit, kwaliteit en gedragenheid van de dienstverlening alleen maar ten goede. Voor elke dienst wordt een consortiumgroep en een stuurgroep van deelnemers in het leven geroepen. Zo trekt iedereen mee aan de Cultuurconnect-kar.

Consortiumgroep en stuurgroep

De consortiumgroep van een dienst bestaat uit alle deelnemende bibliotheken of cultuurcentra. Zij zetten de strategische lijnen uit. Binnen het consortium kan iedereen zich kandidaat stellen voor de stuurgroep, een - kleinere - groep van geëngageerde deelnemers die de beslissingen van de consortiumgroep voorbereidt en de uitvoering ervan bewaakt. Beide groepen zullen terechtkunnen op een digitaal platform om input te geven, te debatteren, zich te informeren, of zelfs om samen beslissingen te nemen. Cultuurconnect wil op korte termijn zo’n platform ontwikkelen, om optimaal te kunnen samenwerken, zonder dat mensen de verplaatsing moeten maken voor een bijeenkomst. 

Cultuurconnect evolueert stilaan van een start-up naar een scale-up. Deze opschaling naar een middelgrote organisatie brengt op veel vlakken, waaronder het bestuurlijke, uitdagingen met zich mee. De evolutie naar een participatief bestuursmodel, een hechte coöperatie met cultuurcentra en bibliotheken is een logische stap, zo vindt ook Bart Beuten, algemeen directeur bij Cultuurconnect: “De strategische koers die we varen, de diensten die we aanbieden, het veld krijgt binnen de contouren van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid het eerste en het laatste woord. Dat is evident, want wie anders heeft een beter zicht op de behoeften van de bibliotheken en cultuurcentra, maar ook van bezoekers, abonnees en leden?”

Dit nieuwe bestuursmodel zorgt voor een kortere afstand tussen wat de bibliotheken nodig hebben en wat Cultuurconnect doet. Dat bevordert niet alleen de samenwerking tussen de bibliotheken en Cultuurconnect, maar ook tussen de bibliotheken onderling. Bibliotheken kennen hun publiek, waardoor ze de belangen van de eindgebruiker nu rechtstreeks behartigen op bovenlokaal niveau. - Annemie Arras, bibliothecaris bibliotheek Bree

Cocreatie, cofinanciering, coöperatie en communicatie

Het model steunt op vier pijlers: cocreatie, cofinanciering, coöperatie en communicatie. 

Door in cocreatie voortdurend te werken aan onderhoud en optimalisatie van bestaande diensten, krijgt de organisatie nog beter zicht op wat er echt speelt in de cultuursector en waar de echte noden liggen. Zo creëren we samen met de sector diensten die de werking van cultuurhuizen in deze digitale samenleving echt versterken. “Alle diensten die we aanbieden, zullen het resultaat zijn van een proces waaraan het lokale cultuurveld actief bijdraagt. Voor het beheer van de diensten op lange termijn krijgt het werkveld nu ook de stuurknuppel volledig in handen.” licht Evi Gillard, projectmanager R&D, toe.

De gemeenschappelijke aanpak bij de organisatie van de haalbaarheidsstudie is een meerwaarde, waarbij de inbreng van de cultuursector en Cultuurconnect elkaar aanvult. Niet alleen nu, maar ook als we besluiten het gemeenschappelijke ticketingsysteem daadwerkelijk te ontwikkelen. - Stefaan Gunst over het project Gecentraliseerd ticketingsysteem

Vlaanderen investeert aanzienlijk in de werking van Cultuurconnect. De klemtoon van deze investering ligt op innovatieve test- en opschalingsprojecten. Na de opschaling van een project tot een dienst dragen ook alle deelnemers financieel hun steentje bij tot de goede werking en het onderhoud ervan. Die interbestuurlijke cofinanciering maakt het niet alleen mogelijk om nieuwe diensten te ontwikkelen op maat van de noden in de sector, maar ze ook duurzaam te onderhouden, bij te sturen of uit te breiden.

Bibliotheken en cultuurcentra zitten aan het stuur van alle diensten die Cultuurconnect  aanbiedt, van het prille idee tot de operationalisering. Projectmanager Lisbeth Vandoorne ziet de voordelen van zo'n directe coöperatie met lokale cultuurspelers: “Samen het werkveld beslissen we over de roadmap van verschillende diensten. Dit biedt unieke kansen om samen met de sector optimalisaties en uitbreidingen uit te werken waar nodig. Zo zijn bijvoorbeeld alle bibliotheken vertegenwoordigd in het inspraakmodel voor het Bibliotheeksysteem, een groot project waarbij het cruciaal is rekening te houden met de mening van de mensen die dit systeem later ook echt zullen gebruiken.” 

Cultuurconnect legt de nadruk op transparantie en heldere communicatie naar het culturele veld via nieuwsbrieven, de website, de sociale media, enzovoort. Zo houdt iedereen de vinger aan de pols. Herman Lauwers, voorzitter van de Raad van Bestuur bij Cultuurconnect besluit: “Samenwerking met en betrokkenheid van het lokale cultuurveld dragen we sowieso hoog in het vaandel. Cocreatie zit al langer dan vandaag ingebakken in het DNA van Cultuurconnect, maar dit gaat verder. Inspelen op digitalisering is een zaak van elk lokaal bestuur en elk cultuurhuis, dus is het logisch dat zij mee onze koers bepalen.”

Samen sterk, dus. Binnenkort gaat dit coöperatieve model van start. Zo zijn de Cultuurconnect-diensten niet alleen meer voor, maar ook van elke lokale cultuurorganisatie.