Veelgestelde vragen over het eengemaakt bibliotheeksysteem

 

Waar vind ik de presentatie vanop de roadshows?

pdf bestandEBS wat nu?.pdf (7.63 MB)

Wie zijn OCLC|HKA?

HKA (Huijsmans en Kuijpers Automatisering) ontwikkelt, implementeert en beheert IT-systemen voor bibliotheken, educatieve en culturele organisaties. Het hoofdkantoor van HKA is gevestigd in Paterswolde (Drenthe). Sinds oktober 2013 is HKA BV onderdeel van OCLC.

OCLC is een wereldwijd bibliotheek-samenwerkingsverband zonder winstoogmerk, dat gezamenlijk te gebruiken technologie en unieke onderzoeksprogramma's aanbiedt. OCLC heeft ruim 1200 medewerkers, waarvan 120 in Nederland. De Nederlandse zetel van OCLC bevindt zich in Leiden. OCLC|HKA hebben samen een grote kennis van de openbare bibliotheeksector en hebben brede ervaring met migraties.

Welke bibliotheeksoftware is er gekozen?

Jongetje aan de balie van een biblioheek, een bibmedewerker met haar rug bedient hem en we zien het computerscherm openstaan met daarop de user interface van Wise.

Wise software in gebruik

 

Het eengemaakt bibliotheeksysteem zal gerealiseerd worden met de bibliotheeksoftware Wise. Deze is ontwikkeld door HKA voor openbare bibliotheken. In Nederland maakt 75% van de openbare bibliotheken gebruik van Wise (circa 119 bibliotheken, 1.196 vestigingen en servicepunten, 9 provinciale serviceorganisaties).

Wise is een matuur product met een hedendaagse architectuur dat bewezen heeft de schaalgrootte van het EBS aan te kunnen. Het bevat gestandaardiseerde processen en veel mogelijkheden voor collectiemanagement en marketing.

Wat verandert er voor een bibliotheek in het EBS?

De bibliotheek zal een nieuw bibliotheeksysteem in gebruik nemen in de kern van haar werking. Dat betekent dat een bibliotheek een migratieperiode van een aantal maanden zal moeten doorlopen, dat alle medewerkers moeten worden opgeleid en dat randapparatuur (zoals RFID-zelfuitleentoestellen) zal moeten worden afgesteld op de nieuwe software.

Heel wat werkprocessen in de bibliotheken zullen kunnen worden verbeterd en gestroomlijnd. Een aantal afspraken zullen (optioneel) worden geharmoniseerd met respect voor lokale autonome keuzes (bv. uitleenvoorwaarden). De samenwerkingsmogelijkheden met andere bibliotheken en andere gemeentediensten zullen door de open architectuur van het nieuwe systeem haalbaarder worden.

Wat zijn de kosten voor EBS?

Momenteel betalen de steden en gemeenten tussen 0,24 euro/inwoner en 0,46 euro/inwoner aan de provinciebesturen voor deelname aan de provinciale platformen, inclusief het basispakket metacontent dat in sommige provincies door bibliotheken rechtstreeks aan Cultuurconnect wordt betaald.

De Vlaamse overheid kiest nu resoluut voor het laagste van de actuele tarieven, namelijk 0,24 euro per inwoner per jaar, voor steden en gemeenten die intekenen op de Vlaamse digitale basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken, vanaf hun aansluiting op het eengemaakt bibliotheeksysteem. Die basisinfrastructuur omvat naast het eengemaakt bibliotheeksysteem, ook de vernieuwde bibliotheekwebsite, catalogus, Mijn Bibliotheek, het basispakket metacontent en Open Vlacc. Voor vele lokale besturen zal dit dan ook een netto besparing opleveren. Tot de instap in EBS blijven de huidige kosten zoals ze zijn.

Zijn er lokale kosten voor EBS?

Het is niet uit te sluiten dat er lokale kosten zijn voor de ingebruikname van EBS, met name aan de randapparatuur (bv. RFID zelfuitleentoestellen). Kosten voor het herlabelen of hertaggen van exemplaren worden zoveel mogelijk beperkt, tenzij de bibliotheek in een zeer verregaande vorm wil gaan samenwerken met een andere bibliotheek in de regio (zodat exemplaarnummers bij beide uniek moeten zijn).

De internetverbinding die nodig is, zit niet mee in het financiële plaatje. In de provincies wordt deze lokaal bekostigd (uitzondering provincie Antwerpen waar nog een deel van de bibs gebruik maakt van een uitdovende subsidie). We weten dat de huidige situatie met 'dedicated verbindingen' een aanzienlijke lokale kostprijs met zich meebrengt. We denken aan een korte studie van de lokale netwerkomgevingen en het nieuwe bibliotheeksysteem om de impact goed in kaart te brengen. We hopen ook naar een situatie te evolueren waar de beveiliging op een ander niveau kan werken dan het fysieke netwerk (VPN-box, VPN-software of HTTPS). Wordt vervolgd!

Zal het EBS gebruik maken van persoonsgegevens van de eID of het rijksregister?

Mogen er persoonsgegevens uit het rijksregister gebruikt worden in een bibliotheeksysteem?

Heel wat bibliotheken gebruiken in hun bibliotheeksysteem het rijksregisternummer en lezen gegevens uit van de e-id. Hiervoor moet je als bibliotheek (of gemeente) een machtigingsaanvraag hebben gedaan bij het sectoraal comité van het rijksregister. Die aanvraag past onder de algemene machtiging 'Beraadslaging RR nr 28/2009 van 18 mei 2009’ die werd afgesloten door Bibnet (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/algemene-machtigingen-rr, zoek in je browser op Bibnet). De machtiging geeft bibliotheken die een aanvraag hebben gedaan het recht om:

  • toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister, meer in het bijzonder die vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2° en 5°, WRR.
  • het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken.

Om een machtigingsaanvraag te kunnen doen, moet je als bibliotheek (of gemeente) beschikken over een veiligheidsconsulent. Op http://vtc.corve.be/overzicht.php vind je een overzicht van de gemeenten die een veiligheidsconsulent hebben. Hier vind je een overzicht van de bibliotheken (of gemeenten) die al een machtigingsaanvraag hebben gedaan.

Zullen er persoonsgegevens uit het rijksregister worden gebruikt in het nieuwe eengemaakt bibliotheeksysteem?

Cultuurconnect wil graag in het EBS voor de bibliotheken die in orde zijn met de aanvraag intensiever gebruik gaan maken van persoonsgegevens uit het rijksregister, onder meer via een project om via een technische koppeling met het rijksregister bepaalde persoonsgegevens (bv. adresgegevens) up to date te houden. Hiervoor zal Cultuurconnect gebruik maken van het MAGDA-dienstenplatform van de Vlaamse overheid. De koppeling zal de werkprocessen in de bibliotheek om persoonsgegevens up to date te houden sterk vereenvoudigen. Bovendien zullen leners niet gevraagd worden om gegevens die elders al beschikbaar zijn opnieuw te moeten doorgeven (het ‘only once’ principe).

Wat moet ik doen als mijn bibliotheek (of gemeente) nog geen machtigingsaanvraag heeft gedaan?

Cultuurconnect adviseert bibliotheken (of gemeenten) die nog geen machtigingsaanvraag hebben gedaan om zo snel mogelijk een aanvraag te doen. Het is immers onduidelijk of na 2017 nog machtigingsaanvragen onder een algemene machtiging (zoals de algemene machtiging voor bibliotheken van 2009 bekomen door Bibnet, zie boven) kunnen worden gedaan, zie hiervoor het bericht op de VVSG-website. Mogelijk zijn er vanaf 2018 dus enkel nog individuele machtigingen mogelijk voor het gebruik van gegevens van het rijksregister, waardoor je als bibliotheek (of gemeente) zelf een uitgebreid dossier aan de privacycommissie ter beoordeling moet voorleggen. De algemene machtiging voor bibliotheken die de aanvraag al hebben gedaan, zou wel blijven gelden. Rep je dus om de aanvraag nog dit jaar in orde te brengen met volgend formulier: http://www.privacycommission.be/nl/node/15141. Beschik je nog niet over de veiligheidsconsulent die je hiervoor nodig hebt, maak daar dan als gemeente zo snel mogelijk werk van. Want met de AVG in het verschiet, wordt de veiligheidsconsulent in een nieuwe rol als ‘functionaris gegevensbescherming’ (data protection officer) sowieso verplicht!

Zal het EBS werken conform de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (of GDPR)?

Wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?

Een bibliotheek verwerkt op grote schaal persoonsgegevens van leners in informatiesystemen. Op 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Persoonsgegevens (of AVG), ook wel gekend als de General Data Protection Regulation (of GDPR), van kracht. Je dient als bibliotheek (of gemeente als de bibliotheek daar onderdeel van is) hiervoor een aantal verplichtingen na te komen om aan te tonen dat je de beveiliging van persoonsgegevens goed aanpakt. Een duidelijk overzicht van de stappen vind je hier: https://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/STAPPENPLAN%20NL%20-%20V2.pdf. Het gaat dan bijvoorbeeld om het respecteren van een aantal belangrijke principes, de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming (data protection officer, vroeger veiligheidsconsulent), het aanleggen van een dataverwerkingsregister, verwerkersovereenkomsten sluiten met leveranciers, enz.

Welke impact heeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming op het nieuwe eengemaakt bibliotheeksysteem?

In het eengemaakt bibliotheeksysteem zullen op grote schaal persoonsgegevens van leners worden verwerkt. Voor die persoonsgegevens in het bibliotheeksysteem ben je als bibliotheek (of gemeente) de verantwoordelijke voor de verwerking. De verantwoordelijke voor de verwerking is elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die alleen of samen met anderen het doel en de juridische en technische middelen bepaalt voor de verwerking van persoonsgegevens. Je hebt als bibliotheek (of gemeente) immers een rechtstreekse relatie met de klant. De bibliotheek (of gemeente) kan hierbij gebruik maken van partijen die hem op technisch en organisatorisch vlak bijstaan in de feitelijke verwerking. Die partijen heten verwerkers. De rol van Cultuurconnect als aanbieder van het systeem is dus verwerker van de persoonsgegevens. Je zal een verwerkersovereenkomst moeten afsluiten met Cultuurconnect. Cultuurconnect zal een correcte verwerkersovereenkomst voorstellen in de nieuwe overeenkomst voor het eengemaakt bibliotheeksysteem die gesloten wordt met de bibliotheek of gemeente. Cultuurconnect zal op zijn beurt een correcte verwerkersovereenkomst afsluiten met leverancier - en dus subverwerker - OCLC|HKA.

Welke impact heeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming op het huidige (provinciale) bibliotheeksysteem?

Voor de verwerking van persoonsgegevens in de huidige (provinciale) bibliotheken en Mijn Bibliotheek zijn de bepalingen van de Wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van persoonsgegevens van toepassing. Cultuurconnect verwerkt op basis van de PBS-overeenkomst met de gemeente persoonsgegevens ten behoeve van de gemeente. Deze gegevens worden uitsluitend ten behoeve van het doel bepaald door de gemeente verwerkt. Vanaf 26 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. In dit kader werkt Cultuurconnect als verwerker aan een nieuw Eengemaakt Bibliotheeksysteem dat volledig conform de AVG is. Ook Mijn Bibliotheek wordt volledig conform de AVG gemaakt. Daarnaast doet Cultuurconnect alle redelijke inspanningen om te bekomen dat het bestaande provinciaal bibliotheeksysteem zoveel mogelijk aan de heersende privacyregulering voldoet.

Wat zijn de vernieuwingen waar EBS op mikt?

EBS mikt expliciet op 10 vernieuwingsprojecten:

  1. Updaten van persoonsgegevens aan de hand van het rijksregister
  2. Lidmaatschap en uitlenen in samenwerkingsvormen van bibliotheken
  3. Werken met een Business Intelligence tool (BI-tool)
  4. Naar een betere koppeling met de frontend (bv. betalen in Mijn Bibliotheek)
  5. Automatiseren van het bestelproces
  6. Koppelen van lidmaatschappen (bv. klassen, gescheiden ouders, …)
  7. Vernieuwen van interbibliothecair leenverkeer
  8. Naar een koppeling met de gemeentelijke boekhouding
  9. Naar een functionelere API ter vervanging van het SIP2-protocol voor zelfuitleentoestellen
  10. Rechtstreeks invoeren in de vernieuwde Open Vlacc

Moeten er andere gemeentediensten betrokken worden bij de uitrol naar EBS?

Dit is afhankelijk van de situatie in elke gemeente. Meestal moet de dienst ICT betrokken zijn bij de opzet van het nieuwe bibliotheeksysteem in de bibliotheek om de software te installeren en bepaalde netwerkvoorzieningen te treffen.

Verder kunnen ook andere gemeentediensten baat hebben bij het nieuwe systeem: één van de vernieuwingsprojecten is een koppeling met het boekhoudsysteem van de gemeente, zodat inkomsten (bv. boetes en inschrijvingsgelden), uitgaven (bv. collectie-aankopen) en de incasso-procedure automatisch uitgewisseld kunnen worden tussen het bibliotheeksysteem en het boekhoudsysteem van de gemeente.

Een ander vernieuwingsproject is de ontwikkeling van een business intelligence tool om geavanceerde statistieken en rapporten te genereren als meetinstrumenten voor het beleid (bv. samenhang gebruik van de bib en andere gemeentediensten).

Stellen we een RFID-zelfuitleenproject beter uit?

We raden inderdaad aan een toekomstig RFID-zelfuitleenproject uit te stellen tot de aansluiting op EBS. Had je al een RFID-zelfuitleenproject ingepland of hangt dit samen met een nieuwe inrichting of bouw van je bibliotheek? Dan is het advies om dit wel te laten doorgaan en het dus niet afhankelijk te maken van EBS.

Het eengemaakte bibliotheeksysteem wil zoveel mogelijk compatibel zijn met bestaande technologieën, zoals de bestaande RFID-zelfuitleentoestellen. Niettemin zal EBS door de schaalvergroting in overleg met de markt een aantal verbeterde standaarden en praktijken kunnen voorstellen, waardoor leveranciers meer toekomstgerichte strategieën kunnen ontwikkelen. Het vervangen van SIP2 door een functionelere API voor zelfuitleentoestellen is een vernieuwingsproject in het EBS.

Wat met IBL?

IBL, dat gesubsidieerd werd door de provincies, wordt gecontinueerd gesubsidieerd door Cultuurconnect in 2018 (voor het werkjaar 2017) en 2019 (voor het werkjaar 2018). Cultuurconnect wil wel een harmonisering van de subsidietarieven doorvoeren.

Bovendien is IBL een vernieuwingsproject van het EBS. De Vlaamse overheid vraagt Cultuurconnect om met het EBS een nieuwe, modernere en klantgerichtere versie van IBL te ontwikkelen, zodat in 2019 het hele model kan worden herbekeken, samen met de bibliotheeksector.

Lees meer over IBL

Zijn speciale collecties welkom in het EBS?

EBS staat open voor de talloze speciale collecties die nu al in het provinciale systeem zijn opgenomen als locatie of sublocatie van de bib: spelotheek, muziekacademie, kunstacademie, heemkundige kring, archiefbibliotheek, enzovoort.

EBS staat ook open voor nieuwe speciale collecties als ze aan onderstaande voorwaarden voldoen. De collectie is:

  • eigendom van de bibliotheek of van een lokale partner die formeel samenwerkt met de openbare bibliotheek. De implementatie is in één en hetzelfde systeem als de openbare bibliotheek. Dit is de belangrijkste voorwaarde.
  • bibliothecair (uitzondering: spelotheekmateriaal).
  • gratis raadpleegbaar voor het publiek.
  • zichtbaar in de webcatalogus.
  • ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving. De invoer gebeurt door catalografen van de openbare bibliotheek, een netwerkcatalograaf of kan uitzonderlijk gedelegeerd worden aan een medewerker van de beherende instelling die voldoende catalografisch geschoold is. De openbare bibliotheek is eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de invoer, voert steekproeven uit en blokkeert indien nodig beschrijvingen.

Wanneer zal mijn bibliotheek kunnen aansluiten op EBS?

MIGRATIEGOLF 1 = PROOF OF CONCEPT
1 januari 2018 - 1 juli 2018
Wat? Het systeem inrichten en zwaar aan de tand voelen aan de hand van proefconversies van alle in Vlaanderen gebruikte systemen, gevolgd door een go of no-go beslissing.
Meer info? De gekozen bestanden hiervoor: deze van PBS Vlaams-Brabant (Aleph), PBS West-Vlaanderen (Vubis), bibliotheken Genk (Brocade) en Bree (Bidoc). Begeleiding van de beginfase gebeurt door de stakeholdersgroep en de expertengroepen die het hele project en de aanbestedingsprocedure voorbereidden.  

MIGRATIEGOLF 2 T.E.M. 7
1 juli 2018 - 1 juli 2021 (data onder voorbehoud)
Wat? 6 migratiegolven van telkens 6 maanden
Meer info? Alle bibliotheken - al dan niet aangesloten op een provinciaal systeem - kiezen of ze deelnemen aan EBS. Aan het draaiboek voor de migraties wordt nog volop gewerkt, maar gedurende elke migratiefase betrekken en begeleiden we de migrerende bibliotheken intensief.

PBS-bibs
De planning voor de 5 PBS'en en het netwerk van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (PBS Brussel):

  • Migratiegolf 2: PBS Limburg
    juli 2018 - december 2018
  • Migratiegolf 3: PBS Oost-Vlaanderen
    januari 2019 - juni 2019
  • Migratiegolf 4: PBS West-Vlaanderen
    juli 2019 - december 2019
  • Migratiegolf 5: PBS Brussel (VGC)
    januari 2020 - juni 2020
  • Migratiegolf 6: PBS Vlaams-Brabant
    juli 2020 - december 2020
  • Migratiegolf 7: PBS Antwerpen
    januari 2021 - juni 2021

Niet-PBS-bibs
Ook de niet-PBS bibliotheken die willen aansluiten op het EBS zullen in de 6 migratiegolven worden ingedeeld. We sturen hen in het voorjaar een brief met de vraag naar het voor hen vroegst haalbare moment van aansluiting. Daarna leggen we samen met de EBS-leverancier de puzzel.

Inspraakmodel
Begin van 2018 werkt Cultuurconnect een voorstel voor een inspraakmodel uit. Zo blijven niet alleen de gemigreerde of migrerende bibliotheken, maar ook vertegenwoordigers uit de bredere bibliotheeksector, nauw betrokken bij de vorderingen van het project.

Is de continuering van het provinciaal bibliotheeksysteem intussen verzekerd?

Voor de start van de aanbestedingsprocedure sloot Cultuurconnect contracten met de leveranciers van de huidige provinciale bibliotheeksystemen die de continuering garanderen. In het kader van de overheveling van de persoonsgebonden provinciale bevoegdheden naar de Vlaamse overheid, zijn op 1/1/2018 alle 5 provinciale bibliotheeksystemen in beheer van Cultuurconnect. Alle steden en gemeenten dienen daarom een overeenkomst met Cultuurconnect te ondertekenen die de PBS-overeenkomst tussen gemeente en provincie vervangt.

De PBS-teamleden treden rechtstreeks in dienst van Cultuurconnect en zetten alle aspecten van de PBS-dienstverlening verder: helpdeskwerking, opleidingen, communicatie (nieuwsbrieven, overlegmomenten...), (beperkte) configuratie (bv. nieuwe collecties, ingebruikname extra module...).

Hoe bereik ik de helpdesk?

Voor de helpdeskwerking voorzien we een gemeenschappelijke helpdesktoepassing Zendesk. Die is al in gebruik in alle provincies behalve Antwerpen, zij volgen vanaf 2018. Bibliotheken kunnen berichten aanmelden op 3 manieren:

  1. via het helpdeskportaal: http://helpdesk.cultuurconnect.be
  2. via een algemeen e-mailadres: helpdesk@cultuurconnect.be
  3. via een telefoonnummer en een specifiek e-mailadres per provincie: