Vragen selectiefase EBS 13-1-2017

Vragen en antwoorden zijn beschikbaar in Nederlands (bovenaan) en Engels (onderaan). Bij verwarring of tegenstrijdigheden tussen de Engelse en Nederlandse versie, primeert de Nederlandse versie.

Questions and answers are available in Dutch (on top) and English (below). In case of confusion or contradictions between the English and the Dutch versions, the Dutch version takes precedence.

Nederlands

1. Uit de selectieleidraad blijkt niet welke hostingsoplossing jullie willen, vereist de opdracht een hosting-cloudoplossing?

De hosting vereisten komen aan bod in de niet-functionele vereisten. Ze maken deel uit van de gunningsfase, niet van de selectiefase.

2. Graag verduidelijking m.b.t. de ‘leeftijd’ van de referenties. Is 3 jaar echt een limiet of mag een referentie ook 4 jaar oud zijn?

De selectieleidraad stelt inderdaad een uitvoering of start binnen de laatste drie jaar (referentiedatum is de publicatie van de selectieleidraad, namelijk 17/12/2016). Onder uitvoering verstaan we ook de doorontwikkeling, uitbreiding, ... van een referentie.

3. Is het mogelijk om een raming van grootteorde van het totale bedrag van de opdracht mee te delen?

De selectieleidraad zet geen grootteorde van het totale bedrag van de opdracht voorop wegens de technische complexiteit van de opdracht, de complexe fasering, de verhouding tussen implementatiekosten en onderhoud, enz. Het referentiekader waarover we op dit moment beschikken is dat van de 5 bestaande provinciale bibliotheeksystemen en het Brussels bibliotheeksysteem. De kosten hiervoor lopen uiteen van 150.000 euro tot 650.000 euro per jaar (excl. btw) per systeem. Zoals vermeld in de selectieleidraad 1.4 is de duur van de opdracht 8 jaar, met mogelijk twee maal een verlenging van maximaal één jaar. Wij gaan ervan uit dat een eengemaakt systeem significant minder kost dan de optelsom van de bestaande provinciale bibliotheeksystemen en het Brussels bibliotheeksysteem.

4. Paragraaf 2.2 Uitsluitingsgronden vereist dat de kandidaat een recent uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document overhandigt. De kandidaat wenst hiervoor een Gedragsverklaring Aanbesteden aan te bieden. Dit document is uitgegeven door het Nederlandse Ministerie van Veiligheid en Justitie op 16 augustus 2016. In hoeverre is dit een acceptabel evenwaardig document?

Het is aan de kandidaat om na te gaan welke documenten in aanmerking komen. Indien de kandidaat de nodige documenten om gegronde redenen niet kan aanleveren, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of, in landen waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst, dat hij zich niet in de desbetreffende toestanden van uitsluiting bevindt (zie selectieleidraad 2.2). De selectieleidraad zegt bovendien duidelijk dat het om een recent (vermelde datum maximaal zes weken voor datum van indienen aanvraag tot deelneming) document moet gaan. Het document waarvan sprake is onvoldoende recent.

5. Kunnen jullie het aantal uitleentransacties per jaar in Vlaamse openbare bibliotheken verduidelijken aub?

Het totaal aantal leentransacties per jaar in de openbare bibliotheken in Vlaanderen wordt inderdaad niet vermeld in 1.3 (b) Scope. Het aantal uitleningen is ongeveer 40 miljoen per jaar, het aantal verlengingen is ongeveer 14 miljoen per jaar en het aantal nieuwe aanwinsten is ongeveer 2 miljoen per jaar.

6. Wie schrijft best in in een context van een bepaalde verhouding tussen entiteiten en de groep waarvan ze deel uitmaken? 

Wat de selectiefase betreft, verwijzen we naar de selectieleidraad 2.1 (a) en 2.1 (b) voor informatie over consortiumvorming en de mogelijkheid om zich te beroepen op de kwalificaties van andere entiteiten. In de gunningsfase zal naar één oplossing voor het eengemaakt bibliotheeksysteem worden gevraagd.

7. Aanvaarden jullie een referentie van een afzonderlijke entiteit?

Ja, onder de voorwaarden vermeld in de selectieleidraad onder 2.4 (b) 3.1.

8. Hebben jullie een model van een bankverklaring overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van KB plaatsing van 15 juli 2011 (zie selectieleidraad 2.4 (a))?

MODEL BANKVERKLARING (KB Plaatsing 15 juli 2011, Bijlage 3) 
 
Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht (omschrijving en eventueel besteknummer van de opdracht) …………………………….
 
Hierbij bevestigen wij dat …………………………… (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat) onze klant is.
 

De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden ons volle vertrouwen.
 
Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren.
 
Onze bank levert dit document af zonder enige beperking; noch voorbehoud van onze klant, behalve die welke hierboven zijn vermeld.
 
Opgemaakt in ………………………op…………………………………………..
 
Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening.

9. Is 2.4 (b) 2. “Voldoende bereikbaarheid en toegankelijkheid in functie van efficiënte dienstverlening” een selectiecriterium voor de selectiefase? Dit betekent dat het geen vereiste is dat de kandidaat op het moment van de inschrijving lokaal aanwezig is in België?

2.4 (b) 2 is wel degelijk een selectiecriterium waarbij de kandidaat in dit stadium reeds aannemelijk maakt 24u/24u en 7d/7d bereikbaar te zullen zijn, met een zeer korte responstijd en beschikbaarheid voor online/telefonisch overleg (maximaal 1 uur na contactname) en fysiek overleg (maximaal 24 uur na contactname), via een bedrijfsprocedure die zijn waarde aan de hand van vroegere ervaringen in de context van een bibliotheeksysteem bewezen heeft (zie selectieleidraad 2.4 (b) 2). Dit selectiecriterium incorporeert niet noodzakelijk een geografische aanwezigheid in België.

English

1. From the selection instructions it is not clear what kind of hosting solution you want, would the service contract require a cloud hosting solution?

The hosting requirements will be part of the non-functional requirements. These are part of the award stage, not of the selection stage.

2. We would like clarification regarding the ‘age’ of the references. Is 3 years a limit or can the reference be 4 years old?

The selection instructions explicitly require an execution or start within the last 3 years (reference date is the publication date of the selection instructions, 17/12/2016). ‘Execution’ includes also the continuous development, extension, ...  of a reference.

3. Is it possible to estimate the order of magnitude of the total value of the public service contract?

The selection instructions do not state an order of magnitude of the total value of the public service contract because of the technical complexity of the contract, the complex phasing, the ration between the implementation costs and the support costs, etc. Our current reference framework are the 5 provincial library systems and the Brussels library system. The costs range from 150.000 euro to 650.000 euro per year (VAT excl.) per system. The selection instructions 1.4 state that the duration of the contract is 8 years, with possibly up to two one-year extensions. We assume that the costs of a unified library system will besignificantly lowerthan the sum of the costs of the provincial library systems and the Brussels system.

4. Paragraph 2.2 Exclusion grounds requires that the candidate provides an excerpt from the criminal register or an equivalent document. The candidate wants to provide a ‘Conduct Certificate Public Procurement’. This document is published by the Dutch Ministry of Security and Justice on August 16, 2016. Is this an acceptable equivalent document?

It is up to the candidate to verify which documents are eligible. If the candidate cannot provide the required documents for valid reasons, these can be replaced by a sworn statement, or, in countries where there is no provision for a sworn statement, by a solemn statement by the person concerned in the presence of a judicial or government institution, a notary or an authorized professional organization of the country of origin or provenance that he is no subject to any of the aforementioned conditions of exclusion (see selection instructions 2.2). The selection instructions clearly state that it should be a recent document (the specified date should be not earlier than 6 weeks before the application for participation submission date). The document mentioned is not recent enough. 

5. Can you please clarify the total number of issues (loans) transaction per annum in Flanders public libraries?

The total number of loan transactions per year in the public libraries in Flanders is indeed not mentioned in the 1.3 (b) Scope. The number of loans is about 40 million per year, the number of renewals is about 14 million per year, the number of new acquisitions is about 2 million per year.

6. In a context of a certain relationship between entities and the group they belong to, who is the best candidate?

With regard to the selection stage, we refer to the selection instructions 2.1 (a) and 2.1 (b) for information on consortia and the possibility of relying on qualifications of other entities. In the award stage we will ask for one solution for the unified library system.

7. Will you accept a reference from a separate legal entity?

Yes, under the conditions listed in the selection instructions under 2.4 (b) 3.1. 

8. Could you provide a template for a bank statement in accordance with the model established in Appendix 3 of the RD on PP of 15 July 2011 (see selection instructions 2.4 (a))?

Model of bank statement (Appendix 3 of the RD on PP of 15 July 2011)

This statement concerns the following public service contract (description and if possible tender id of the public service contract) ……………

We confirm that ………….. (name and place of residence or trade name and registered office of the candidate) is our customer.

We are completely satisfied with the financial relationship with this customer up to this date and we did not determine any significant negative issues. Up to this date the customer  deserves our full confidence.

Based upon the data our bank has today and without ruling about the future, the customer at this moment has the financial and economic capacity to properly carry out the aforementioned public service contract.

Our bank provides this document without any restriction, nor reservation from the side of our client except those mentioned above.

 
Signed in ………………………on…………………………………………..
 
Name bank, name and title signee and signature. 

9. Is 2.4 (b) 2. “Adequate availability and accessibility in terms of efficient services” a selection criterion for the selection stage? Does it mean that it is no requirement that the candidate is represented locally in Belgium when submitting the application for participation?

2.4 (b) 2 is a selection criterion for which the candidate demonstrates already in this stage that he will be available 24/24 and 7/7, with a very short response time and availability for online /phone consultation (up to 1 hour after being contacted) and physical consultation (up to 24 hours after being contacted), via a business procedure that has demonstrated its value on the basis of past experiences in the context of a library system (see selection instructions 2.4 (b) 2). This selection criterion does not necessarily incorporate a geographical presence in Belgium.