Digitale festivals in de kijker: Passa Porta en JEF festival ontwikkelden hun eigen online ervaring

11/05/21
Deel dit artikel:
Copyright: Caroline Lessire

Een festival online op touw zetten. In een notendop betekent dit: dingen uitproberen, in ijltempo keuzes maken en vooral veel bijleren. Wij spraken met 2 deelnemers van onze Opleiding Digitaal Leiderschap in de Cultuursector: Ilke Froyen, algemeen directeur van Passa Porta en Bregt Van Wijnendaele, coördinator film van JEF festival.

De coronaperiode was tegelijkertijd de beste en slechtste tijd om vanalles uit te proberen. Je zag heel wat organisaties verbouwereerd toekijken en anderen die duchtig de handen uit de mouwen staken.”
Ilke Froyen, Passa Porta
Copyright: Foto van Marieke Lucas Rijneveld en Lize Spit door Caroline Lessire

Design Thinking als leidraad in snelle beslissingen

Zowel Passa Porta als JEF besloten enkele maanden voor hun festival het helemaal over een digitale boeg te gooien. Dit vroeg om een daadkrachtige aanpak, beide organisaties leefden zich uit in het organiseren van een zo creatief mogelijke digitale ervaring.

Copyright: @studiopaus_stories

Bregt: “We bouwden het Medialab om tot een online Medialab dat nog steeds online staat. We maakten een Bouw-je-eigen-festival-box voor een corona-veilige filmervaring en een online streamingplatform. Het zit in ons DNA om creatieve belevingen te maken tijdens het festival. In normale tijden kunnen gezinnen zich na filmvertoningen uitleven in het Medialab en de masterclasses. Nu waren de masterclasses het enige dat nog kon doorgaan, fysiek in een beperkte vorm. Het JEF-team bedacht snel oplossingen volgens de principes van Design Thinking, een methode die we o.a. oppikten in de opleiding Digitaal Leiderschap. Dit gaf ons de kans om snel en intuïtief creatieve antwoorden te vinden en en alle collega's die even wat minder werk hadden door bv. sluiting van cinema's te betrekken.”

Er vielen kosten weg voor o.a. infrastructuur en de beleving op fysieke locaties, maar er kwamen uiteraard ook kosten bij voor het online medialab, streamingplatform en de Bouw-je-eigen-festival-box.
Bregt Van Wijnendaele, JEF
Copyright: Foto ingezonden door Orlando Verde

Ilke: “Het festivalscenario werd zo opgezet dat het zowel live als online zou werken. Door de situatie werd dat dus een volledig online festival. Passa Porta Festival wil Brussel een literair gezicht geven tijdens de festivaldagen, daarom was het belangrijk trouw te blijven aan ons concept en vanuit meerdere Brusselse cultuurhuizen te werken, hoewel dit de livestream ingewikkelder en duurder maakte. De foyer van de Munt geeft ook een ander gevoel dan het café van de Beursschouwburg. Die samenwerking met culturele collega’s zorgt voor dynamiek en meerwaarde. Om de livestream in goede banen te leiden werkten we samen met een sterke technische partner (Bitstream). We konden budget vrijmaken dankzij lagere reis- en verblijfkosten van veel internationale auteurs. Het was ook een grote uitdaging om de verschillende platformen op elkaar af te stemmen: website, ticketverkoop, streamingplatform. Gelukkig had onze financieel manager veel ervaring met ticketing dankzij een vorige job. Zo vonden we voor elk probleem snel oplossingen met hulp binnen en buiten de organisatie.”

Cultuur on demand en uitgesteld kijken

Bregt (JEF): “In een online filmfestival veranderen er enkele wetmatigheden. Online krijgen mensen graag de kans om uitgesteld te kijken. De kern van het festival werd ‘on demand’. We haalden het lineair kijken zoveel mogelijk uit het programma. Buiten uiteraard het feestelijk openings- en slotmoment met een feestpakket aan huis en een gedeelde spotify-lijst voor de afterparty! Bij het ‘on demand’ programma kwamen wel wat uitdagingen kijken, zoals andere rechten die gelden voor het online tonen van films. Bij de meeste films lukte het om de rechten aan te passen, maar Wolfwalkers konden we niet in première laten gaan. De rechten voor streaming zitten exclusief bij Apple+. Die film smeekt trouwens ook om op groot scherm getoond te worden.”

Copyright: Foto ingezonden door Ann Drijkoningen

Tijdens het Passa Porta Festival werden een week lang dagelijks nieuwe lezingen en debatten uitgezonden, die nog een week extra beschikbaar bleven op een op maat gemaakt online platform. Je kon ervoor kiezen om live of uitgesteld te kijken. Enkele literaire programma’s werden ook getoond op Podium19 en VRT.NU, zoals een nieuwe productie samen met het Klarafestival. 

Aan het einde van de regenboog: een nieuw publiek

Bregt: “We bedachten het online festival oorspronkelijk voor gezinnen, maar hoorden internationaal over de mogelijkheden van het ‘on demand’ aanbod voor scholen. Heel wat leerkrachten waren vragende partij, meer dan 120 klassen maakten gebruik van onze lespakketten. Het publieksbereik was in 2021 ongeveer 50% van wat we in 2020 bereikten. Maar 2020 was voor ons een heel goed jaar. We waren toen het laatste festival dat in normale omstandigheden plaatsvond. In vergelijking met 2019 bereikten we in 2021 75% van het publiek. Het is jammer dat we de stijging van ons publiek niet hebben kunnen verderzetten, maar gezien de omstandigheden zijn we heel tevreden dat we dit alsnog mogelijk hebben gemaakt.”

Passa Porta Festival lanceerde een internationale campagne op sociale media en ging een partnerschap aan met De Standaard, Le Soir en Bruzz. De helft van de bezoekers waren nieuwe bezoekers, en uit meer dan 30 landen werd het literatuurfestival gevolgd.

Het is de missie van Passa Porta Festival om Brussel als literatuurstad op de kaart te zetten. Vroeger deden we dat door internationale auteurs naar Brussel te brengen. Dit jaar konden we ons publiek ook internationaal gaan zoeken. Hier zetten we de komende jaren verder op in.”
llke Froyen, Passa Porta

Participatie en samenhorigheid

Bregt: “Het JEF Festival is normaal gezien het moment om heel wat blije gezichten te zien. Het festival is gebouwd op een grote vrijwilligerswerking voor en door jongeren en eindigt steevast met een frietfestijn. Dat kampgevoel probeerden we alsnog te creëren via enkele digitale ontmoetingen met onze vrijwilligers. Onze jongeren maakten zoals elk jaar ook heel wat content voor onze sociale media en de nagesprekken. Het publiek deelde meer dan ooit foto’s en video’s van hun kijkervaring. Je zag dat de nood hoog was om te delen. De prachtige aftermovie zet dat festivalgevoel mooi neer.”

Ilke: “Met City of Stories kreeg het publiek de mogelijkheid om een verhaal aan huis te laten leveren. Een acteur of actrice kwam een verhaal aan je deur opvoeren. Talrijke sociaal-culturele actoren sloten zich aan bij het initiatief. Tijdens het festival kon je ook naar een gratis telefoonnummer bellen dat jou doorschakelde met een 'dichter van wacht', beschikbaar in een taal naar keuze. Ook tijdens het digitaal festival creëerden we zo analoge beleving.”

Zowel Bregt als Ilke spreken over een hybride vorm van werken als het nieuwe normaal, aangezien de digitale ervaring deuren openzet voor nieuwe doelgroepen en belevingen. Bovenop het fysieke festival, zullen ze nu ook steevast een online programma bedenken. Om inspiratie op te doen volgen ze ook onze opleiding over digitaal leiderschap. Of zoals Bregt concludeert “hybrid is here to stay”.