Werkbezoek in CC Belgica brengt digitale systemen in kaart

cc/gc
4
04/04/19
Deel dit artikel:
Projectteam staat buiten aan CC Belgica.

Een tienkoppig projectteam verdiept zich de komende maanden in het onderzoek naar gedeelde digitale oplossingen voor cultuurhuizen. Met dit team trekken we momenteel naar verschillende cultuurhuizen om hun werking in kaart te brengen. Om een zo breed mogelijke kijk te krijgen op het geheel, worden de centra nauwkeurig uitgekozen op basis van grootte, werking en de systemen waarmee ze werken.

Tijdens deze werkbezoeken focussen we niet alleen op het gebruik van het huidige ticketingsysteem, maar hebben we ook oog voor de koppeling van dit ticketingsysteem met andere systemen zoals website, webshop, CRM-software, boekhouding en planningssoftware.

Bij het eerste werkbezoek op vrijdag 15 maart kregen 7 leden van ons projectteam een warm onthaal in CC Belgica in Dendermonde. Een gezellig, maar vooral interessant bezoek waar we beter kennismaakten met het Dendermondse cultuurhuis CC Belgica, regio Zone C (Berlare, Buggenhout, Dendermonde, Lebbeke, Wetteren) en de systemen die ze gebruiken.

De meerwaarde van een gezamenlijk ticketingsysteem

CC Belgica is geen eiland, maar hecht belang aan samenwerking. Regionale samenwerking met de cultuurhuizen van Berlare, Buggenhout, Lebbeke en Wetteren gebeurt momenteel onder de noemer Zone C. Op een maandelijks regio-overleg maken ze afspraken rond prijzen, stemmen ze af over programmatie en zetten ze gemeenschappelijke projecten op touw. In de toekomst willen ze graag een gezamenlijke abonnementsformule aanbieden. Binnen deze formule koop je dan een ticket aan een vriendenprijsje voor eender welke voorstelling die geprogrammeerd staat in een cultuurhuis van Zone C.

Daarnaast is er de Vriendenpas, een samenwerking tussen CC Belgica, andere vrijetijdsspelers binnen de stad Dendermonde en CC Nova in Wetteren. Als "vriend" geniet een bezoeker bij CC Belgica, maar ook in het zwembad of de bioscoop heel wat voordelen. Werken met een regionale abonnementsformule, zoals de Vriendenpas, wordt niet ondersteund en gefaciliteerd door het huidige ticketingsysteem van CC Belgica.

Een online ticketingsysteem waarmee we een regionale abonnementsformule kunnen aanbieden, zou een grote meerwaarde zijn voor het publiek en voor de samenwerking binnen Zone C.
Bart Van den Broucke (directeur CC Belgica)

Interne keuken: de werking van CC Belgica

Een gastvrij CC Belgica leidde ons rond in het cultuurcentrum en gaf ons daarbij een mooi zicht op de volledige werking van het cultuurhuis. We zetten onze koksmuts op en liepen voor één dag mee als sous-chef door de interne keuken van CC Belgica. Chef-kok Bart Van den Broucke (directeur) verklapte ons al zijn keukengeheimen over welke systemen ze bijvoorbeeld gebruiken bij het programmeren van een voorstelling, voor de planning, voor zaalverhuur of voor de website. Soms zijn er hiervoor nog (te) veel manuele handelingen nodig, doordat verschillende systemen binnen het proces niet op elkaar aansluiten. Door op bovenlokaal niveau de krachten te bundelen in een overkoepelend systeem, zouden we deze processen kunnen optimaliseren en efficiënter maken.

Thumbnail

Als dessert serveerde Katrien, verantwoordelijke voor ticketverkoop & financiën, ons een gedetailleerd verhaal over de werking van het huidige ticketingsysteem: een event aanmaken, mogelijke abonnementsformules, contacten beheren, een zaalplan opmaken en meer. Een stevig dessert, jawel, maar het bleef niet op onze maag liggen. Integendeel, het gaf ons projectteam energie voor alle werkbezoeken van de komende maanden naar verschillende types van cultuur- en gemeenschapscentra in Vlaanderen en Brussel.

Het projectteam

Het team is samengesteld uit 9 experten uit verschillende cultuur- en gemeenschapscentra en kunsthuizen en Cultuurconnect: Andy Van Den Bliek (de Warande), Kirby Hallemeesch (CC De Grote Post), Bram Van Wichelen (Toneelhuis), Karel Lievens (Muziekcentrum De Bijloke), Peter Devisch (cultuurcentrum Brugge), Sara Standaert (Vooruit), Marc Absolon (Vlaamse Gemeenschapscommissie), Kurt Stevens (cultuurcentrum Hasselt), Jotie Boone en Johan Mijs (Cultuurconnect).
 

Wordt vervolgd

Aan de hand van de resultaten van de werkbezoeken en de haalbaarheidsstudie brengen we de volledige digitale infrastructuur van een cultuur- en gemeenschapscentrum in kaart. Uit dit onderzoek naar de werkprocessen worden de vereisten gepuurd voor eventueel gedeelde oplossingen. Wat moeten die systemen (zoals ticketing, webshops, websites, CRM-software, planningsystemen) allemaal kunnen? Wat is de wenselijke relatie met andere systemen? Zo kunnen we samen met het projectteam en met de sector gefundeerde voorstellen ontwikkelen voor de Vlaamse overheid over mogelijke vervolgstappen.

Op de hoogte blijven? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.
 

Auteur
Foto van werknemer

Jotie Boone

Projectmanager