Eén jaar na de invoer van het nieuwe bibliotheeksysteem

bib
4
21/04/20
Deel dit artikel:

In april 2019 schakelden de eerste 30 bibliotheken in Limburg over op het nieuwe bibliotheeksysteem Wise, met Bree, Opglabbeek en Genk als pilootbibliotheken. Hoe staat het één jaar en drie migratiegolven later met dit omvangrijke project? En wat staat er op de planning voor de komende jaren?

Bibliotheken op Wise

Op dit moment werken al 145 bibliotheken met het nieuwe systeem. Dat zijn de Limburgse, de Oost-Vlaamse en West-Vlaamse bibliotheken die werkten met een provinciaal bibliotheeksysteem, de bibliotheek van Bree, Genk, Opglabbeek, Bilzen, Hechtel-Eksel, Diepenbeek, Zonhoven, Maasmechelen en Oostende. Drie van de zeven golven zijn daarmee relatief vlot achter de rug, afgezien van enkele moeilijkheden die ondertussen grotendeels zijn opgelost. In Oost-Vlaanderen maakten we kennis met Route42 en Dijk92, twee regioverbanden die intensief samenwerken in Wise en bijvoorbeeld elkaars leners “herkennen”.

145 bibs werken met Wise

Bibliotheekmedewerkers op Wise

2.056 bibliotheekmedewerkers uit de 145 overgeschakelde bibliotheken kunnen zich aanmelden op Wise om hun leners te bedienen met het nieuwe systeem. Het is niet evident om te leren werken met een volledig nieuwe software, vaak ter vervanging van software die al tientallen jaren ingeburgerd is. Bibliotheekmedewerkers kwamen fysiek bijeen om bij te leren over het nieuwe systeem, tot corona roet in het eten gooide. Daarom vulden we de bestaande opleidingen op het leerplatform aan met webinars en digitale tools om de bibliotheken nog beter te ondersteunen vanop afstand.

2056 bibmedewerkers hebben een login op Wise

Wise-cursussen op het online leerplatform van Cultuurconnect

Sinds de tweede migratiegolf vind je de meest recente kennis en documentatie over Wise op het online leerplatform: de inhoud van de lessen, cursussen opgebouwd rond functies in Wise (leners, baliewerk, statistieken), verduidelijking via filmpjes, veelgestelde vragen.

Op 6 augustus 2019 verschenen de cursussen over Wise op het leerplatform. In totaal staan er 26 cursusonderdelen online. De lespagina’s van Wise werden dit jaar al 139.386 keer bekeken door bibliotheekmedewerkers. 

139386 lesonderdelen over Wise bekeken op het online leerplatform

Exemplaren en titels in Wise

Bij de overstap naar het nieuwe systeem, zetten we de volledige Open Vlacc-databank over. Telkens een bibliotheek migreert naar het Bibliotheeksysteem proberen we zoveel mogelijk titels uit het oude systeem te koppelen aan titels uit Open Vlacc op basis van identificerende nummers. Ook bij de aanmaak van nieuwe titels in Wise vermijden we zoveel mogelijk ‘dubbels’.

Na één jaar zitten er 2.218.974 titels en 11.737.270 exemplaren in het Bibliotheeksysteem.

2218974 titels en 11737270 exemplaren in Wise

Actieve abonnementen

Het Bibliotheeksysteem kent in totaal 1.203.619 actieve abonnementen. Deze leners zijn lid van een of meerdere van de 145 Wise-bibliotheken en lenen, verlengen en reserveren materialen.

Uitleningen en verleningen

De Limburgse bibliotheken werken met Wise sinds april 2019, de Oost-Vlaamse bibliotheken sinds oktober 2019. De West-Vlaamse bibliotheken maakten de overstap eind maart 2020. Sinds de invoer van Wise bij deze bibliotheken ontleenden bibliotheekgebruikers 6.579.107 materialen. 2.519.163 keer werd de uitleentermijn verlengd via Wise. Let op: we tellen enkel acties van bibliotheekgebruikers die gebeurden via de nieuwe software Wise.

6579107 uitleningen en 2519163 verlengingen in Wise

Zelfuitleenautomaten gekoppeld aan Wise

Aan de zelfuitleenautomaat kan een gebruiker materialen uitlenen, inleveren, verlengen en boetes betalen. De zelfuitleenautomaten in Vlaamse bibs zijn van verschillende leveranciers en werken met verschillende software. Ondertussen stroomt de informatie van 685 uitleenautomaten netjes door naar het Bibliotheeksysteem. 

Op de planning

Eind mei schakelen nog 4 Bidoc-bibliotheken over op Wise en op 19 juni ronden we de derde golf af met de bibliotheek van Brugge. De komende jaren volgen nog migratiegolven in Brussel, Vlaams-Brabant en Antwerpen. Tijdens de laatste migratiegolf in 2022 migreren nog heel wat bibliotheken die niet aangesloten zijn op een provinciaal bibliotheeksysteem. Onderaan de pagina van het Bibliotheeksysteem vind je een gedetailleerd overzicht van de timing.

Ondertussen denkt de werkgroep Bibliotheeksysteem mee na over de prioriteiten, nieuwe ontwikkelingen en inrichtingsvragen. Na elke migratiegolf versterken enkele bibliotheken uit de gemigreerde provincie de werkgroep. 

Er ligt nog een pak vernieuwingsprojecten op de plank, zoals de optimalisatie om boeken te bestellen bij de boekhandel via Wise en een Business Intelligence Tool voor data-analyse. 

Blijf op de hoogte over het Bibliotheeksysteem

Auteur

Merijn Callens

Projectmanager Implementaties