Proof of Concept-fase van het nieuwe Bibliotheeksysteem afgerond

bib
6
30/09/18
Deel dit artikel:
schematische weergave van de hele fase

De Proof of Concept-fase van het nieuwe Bibliotheeksysteem is geslaagd. Alle basisvereisten of “deliverables” om door te gaan naar de volgende fase zijn getest en goedgekeurd. Een overzicht.

1. Inrichten van servers

Om te kunnen testen heb je testomgevingen nodig. Daarvoor richtten we allereerst aparte servers in. Vervolgens deden we proefconversies: we zetten de gegevens uit Open Vlacc en de bibliotheeksystemen Bidoc, Brocade, Aleph en Vubis over naar het nieuwe systeem.

Nu waren we klaar om te testen met (een deel van) de echte data uit de huidigebibliotheeksystemen en Open Vlacc. Om helemaal van start te kunnen gaan, waren er op de server niet alleen gegevens nodig, maar ook de software van het nieuwe bibliotheeksysteem Wise.
 

Inrichten van servers

2. Configureren software

De software van het Bibliotheeksysteem stelden we zo in, dat het juist reageert op verschillende waarheidsgetrouwe scenario’s. Als een lener met te veel boetes een boek uitleent, moet het systeem dit bijvoorbeeld melden. Op de servers komen 2 soorten instellingen: 

  • “systeemtabellen": instellingen die gelden over alle bibs, bv. SISO
  • "lokale tabellen": instellingen die lokaal gelden, bv. reglementen, abonnementen, tarieven
Software configureren

3. Collega's opleiden

Eens de servers en software werkten, konden ook de collega’s van Cultuurconnect met de software leren werken tijdens opleidingen. Zo konden we het Bibliotheeksysteem verder ontwikkelen en aanpassen aan de Vlaamse context, een must. Wat wij leerden, gaven we op onze beurt dan weer mee aan de werkgroep experten en zullen we bij de opleidingen van de bibliotheken uiteraard doorgeven aan alle bibliotheekmedewerkers. 

Opleiden collega's Cultuurconnect

4. Koppeling met zelfbedieningsautomaten

De zelfbedieningsautomaten in Vlaamse bibs zijn van verschillende leveranciers en werken met verschillende software. De ene bib werkt enkel met een uitleentoestel, de andere heeft dan weer een betaalautomaat, inleversleuf of sorteerrobot. We testten de koppeling met het Bibliotheeksysteem op zoveel mogelijk automaten van zoveel mogelijk leveranciers. Lees meer

Koppeling inrichten met zelfbedieningsapparaat

5. Koppeling met catalogus en Mijn Bibliotheek

Het Bibliotheeksysteem moet vlot kunnen ‘praten’ met de catalogus en Mijn Bibliotheek. De catalogus moet de laatste beschikbaarheidsinformatie uit het Bibliotheeksysteem opvragen en Mijn Bibliotheek moet de lenersinformatie precies weergeven.

Wanneer een lener online materialen verlengt, moet die actie ook doorstromen naar het Bibliotheeksysteem. In de Proof of Concept-fase is alles getest wat met de huidige bibliotheeksystemen ook mogelijk is. Tijdens volgende fasen breiden we daarop uit en kunnen leners bijvoorbeeld ook online betalen.

6. Stress-testen

Op de testomgevingen konden we de functionaliteiten van het Bibliotheeksysteem testen met een deel van de data. Maar het systeem moet natuurlijk nog steeds draaien met véél meer data van alle 300 bibliotheken erin.

Stress-testen onderzoeken hoe lang elke actie (innemen, verlengen, uitlenen …) duurt per lading gegevens uit elk bibliotheeksysteem dat erbij komt. Alleen om een titel zoeken in de alle woorden-index van de catalogus duurde het soms iets langer. Leverancier OCLC|HKA zet daarom binnenkort een nieuwe technologie op het systeem om te zoeken en te filteren.
 

Stresstest systeem

7. Nieuwe ontwikkelingen op Vlaamse context

Nieuwe ontwikkelingen

Om het Bibliotheeksysteem aan te passen aan Vlaamse context, vroegen we leverancier OCLC|HKA om enkele functionaliteiten speciaal voor ons te ontwikkelen. Zo moet een klant met eID kunnen inschrijven, is er een rechtstreekse koppeling naar Bibliografisch Centrum en ook de rappelbrief is specifiek ontwikkeld voor ons. Deze nieuwe ontwikkelingen stoppen niet met het aflopen van de Proof of Concept. Het Bibliotheeksysteem zal ook in de volgende fasen ruimte bieden aan vernieuwing.

8. Goede afspraken maken goede vrienden

We maakten contractuele afspraken met de leverancier over de dienstverlening en de beschikbaarheid van het systeem. Natuurlijk zorgden we ook voor een duidelijke verwerkersovereenkomst en bijhorende maatregelen om in orde te zijn met GDPR. Alles werd vastgelegd in een Service Level Agreement of SLA.
 

Beheersafspraken SLA GDPR

Volgende fase

Dit is nog maar het begin, maar nu kunnen we met een gerust hart verder naar de volgende fase: de migratiegolf voor de Limburgse bibliotheken

Auteur

Johan Mijs

Directeur IT