Het prijsmodel uitgelegd

De onderhandelingen met de uitgevers worden gevoerd door Standaard Boekhandel en NBD-Biblion. Het prijsmodel dat hier wordt voorgesteld is het resultaat van gesprekken met beide partijen en uitgevers. De maximale prijs is niet de prijs die je daadwerkelijk zal betalen eens we het e-boekenplatform lanceren. De prijs is afhankelijk van hoeveel bibliotheken intekenen. Hoe meer bibliotheken, hoe lager de kostprijs. Instappen kan vanaf 2020 voor 6 jaar of vanaf 2021 voor 5 jaar. 

Vulde jouw bibliotheek de bevraging nog niet in? Gelieve het alsnog te doen! Het blijft relevant om te weten welke bibliotheken overwegen om in te stappen.

Thumbnail
Jan Braeckman
Teamcoach

Context

Titels worden bij de uitgevers aangekocht. De uitgevers beschouwen het als bedreigend voor de verkoop dat e-boeken, eenmaal aangekocht, blijvend kunnen worden uitgeleend door de bibliotheken. Daarom eisen zij een dubbele beperking bij aankoop van een e-boek door een openbare bibliotheek: een beperking van de duur van de licentie op het e-boek, en een beperking op het aantal uitleningen dat tijdens de licentie kan gebeuren. Eenmaal de licentieduur is verstreken of het aantal uitleningen is uitgeput, moet een nieuwe licentie op het e-boek worden genomen. Daarenboven vragen ze een prijs voor de licenties die hoger ligt dan de prijs voor een e-boek in de boekhandel. De uitgevers spelen hier hun positie als rechthebbende uit om de licenties voor de bibliotheken te beperken zoals ze dat niet (kunnen) doen voor een fysiek boek. Hiermee leggen ze de uitspraak van het EU Hof van Justitie dat e-lenen gelijk stelt aan lenen van papieren boeken naast zich neer.

Voor de bibliotheken is dit een duur model. Anderzijds is dit het resultaat van langlopende onderhandelingen. Niet ingaan op dit model betekent de onderhandelingen voor onbepaalde tijd verlengen zonder zekerheid dat we überhaupt landen in een meer aanvaardbaar model. Beide onderhandelende kandidaten adviseren om met dit model aan de slag te gaan, ook al zijn de voorwaarden niet ideaal. Dan kan uit de praktijk blijken dat een e-boekendienst van de bibliotheken, hoe gebruiksvriendelijk ook, geen bedreiging vormt voor de verkoop van e-boeken. De ervaring met andere digitale collecties leert dat ook na gunning afspraken over betere voorwaarden mogelijk zijn. 

De bijkomende voorwaarden die de uitgevers opleggen, zorgen voor een hogere kostprijs per exemplaar en de noodzaak om exemplaren regelmatig opnieuw aan te kopen. Eigenlijk is elke aankoop van een exemplaar een licentie voor een aantal uitleningen. Bij het berekenen van de kostprijs van de e-boekendienst volgens dit model is hiermee rekening gehouden zodat er voldoende exemplaren ter beschikking staan in verhouding tot het aantal leden van de deelnemende bibliotheken. 

Aanbod en voorwaarden

De e-boekendienst houdt in dat de leden van de bibliotheek e-boeken kunnen kiezen, lenen en lezen in een digitale omgeving online op het web, via een app, of lezen op een e-reader.

De e-boekendienst zal werken volgens het single use-principe: elk exemplaar van een e-boek wordt door 1 gebruiker gelijktijdig gelezen. Uitlenen zal gebeuren volgens een 3-3-6 model: een lezer kan 3 boeken gelijktijdig lenen, 3 boeken reserveren, en elk boek 6 weken lang lezen. Met de 6 weken uitleentermijn maken we verlenging overbodig en krijgen lezers voldoende tijd om boeken uit te lezen. Met het maximum van 3 boeken per lener, zorgen we ervoor dat er voldoende boeken beschikbaar blijven voor anderen. Lezers kunnen boeken ook altijd vroeger inleveren.

Bibliotheken kunnen de e-boekendienst aanbieden binnen hun bestaande lidmaatschappen.

De dienst bestaat uit een gemeenschappelijke collectie voor alle deelnemende bibliotheken samen. Uit een voorbereidende bevraging bleek dat 61% procent van de bibliotheken de voorkeur gaf aan één collectie, 23% gaf de voorkeur aan een individuele collectie, voor 16% was het om het even. Eén collectie brengt heel wat voordelen met zich mee:

  • Je kan gezamenlijk meer titels aanbieden dan als bib apart. De gebruiker heeft meer keuze en voor de bibliotheek is het goedkoper.
  • Er wordt een centraal collectiebeleid georganiseerd om tijd te besparen en snel in te spelen op vragen: extra exemplaren aankopen op basis van het gebruik, inspelen op veelgevraagde genres en onderwerpen.
  • Er wordt gemeenschappelijke marketing en communicatie gevoerd, wat de kans verhoogt om het geïnteresseerde publiek te bereiken.
  • De gemeenschappelijke collectie wordt geïntegreerd in de publiekscatalogus.
  • De IT-kost voor een gemeenschappelijke aanpak is beduidend lager dan een oplossing die elke bibliotheek afzonderlijk moet bedienen.

Indien jouw bibliotheek intekent op de e-boekendienst wordt ze lid van de consortiumgroep van de dienst, zoals gangbaar volgens het coöperatieve model van Cultuurconnect. De belangrijkste voorwaarden zijn:

  • De bibliotheek tekent in vanaf het eerste of het tweede jaar van de dienst. Deze intekening loopt dan respectievelijk 6 en 5 jaar. Het abonnement is jaarlijks opzegbaar mits het betalen van een eenmalige opzegvergoeding.
  • De opstartkosten van de dienst, zoals de aankoop van de startcollectie, worden gespreid over zes jaar. Op die wijze hoeven bibliotheken bij instap geen hogere kost te betalen. Dit heeft wel tot gevolg dat wie het tweede jaar instapt een hogere jaarlijkse prijs moet betalen omdat opstartkost dan gespreid wordt over 5 jaar in plaats van 6. 
  • De definitieve prijs wordt berekend op basis van het aantal bibliotheken dat instapt. Indien een bibliotheek nadien terug uitstapt moet die een uitstapvergoeding betalen zodat kosten voor de resterende bibliotheken niet verhogen.
  • De prijs ligt vast voor de duur van de overeenkomst met Cultuurconnect, met uitzondering van indexaanpassingen. Een prijsaanpassing is mogelijk na 4 jaar als het contract met de leverancier eindigt en dit met 2 jaar verlengd kan worden. Prijsaanpassingen worden voorgelegd aan alle leden van de coöperatie.
  • Om dit model met vaste prijzen mogelijk te maken prefinanciert Cultuurconnect de opstartkosten die doorheen de jaren worden betaald door de bibliotheken. 
  • Indien er meerinkomsten zijn, worden die geïnvesteerd in de uitbreiding van de collectie, of andere initiatieven die de Stuurgroep Collectiediensten, op voorstel van de Werkgroep e-boeken, opportuun vindt.
  • De e-boekendienst is een gemeenschappelijke dienst waar een bibliotheek voor zijn leden toegang toe koopt. Indien een bibliotheek uit de dienst stapt hebben de leden geen toegang meer tot de dienst, zoals dit ook geldt voor andere digitale collecties.
  • Op dit moment gaan we er vanuit dat de dienst start begin 2020.
  • De e-boekendienst is een dienstverlening waarop 21% btw verschuldigd is.

Collectie

De onderhandelingen met uitgevers over het aanbod lopen nog. Die onderhandelingen zullen overigens continu moeten gevoerd worden, ook tijdens de uitbating van de dienst.
Dit betekent dat er op dit ogenblik nog geen zicht is op het concrete titelaanbod. Een aantal zaken is wel duidelijk:

  • Het prijsmodel is door de kandidaten besproken met diverse grote uitgeverijen zodat een ruim aanbod mogelijk is.
  • Er wordt ook onderhandeld over actuele boeken, jonger dan 6 maand.
  • Beide onderhandelende partijen hebben een goed beeld van welk aanbod relevant is voor openbare bibliotheken zowel uit hun praktijk, als op basis van referentielijsten die door de Werkgroep E-boeken zijn opgesteld.
  • De kwaliteit van het aanbod wordt voorwerp van regelmatige evaluatie van de toekomstige leverancier.

In de prijsbepaling voor de dienst gaan we uit van een startcollectie met 3.500 titels en de aankoop van 600 nieuwe titels per jaar. De klemtoon zal liggen op de boeken die het goed doen als e-boek bij volwassenen en kinderen, eerder fictie dan non fictie en eerder vlot lezende boeken. De bulk zullen Nederlandstalige titels zijn, met daarnaast Engelse en in mindere mate Franse titels. Het aantal exemplaren per titel zal worden bepaald door de collectievormers op basis van het succes van een titel. Uiteraard wordt daarbij rekening gehouden met het aantal leden van de participerende bibliotheken. 

In deze bevraging peilen we naar de klemtonen die bibliotheken gelegd willen zien bij de verdere onderhandelingen over het aanbod en de uiteindelijke aankoop van een collectie.

Prijzen

De e-boekendienst bestaat uit drie kostenposten: de collectie, het IT-systeem en de projectuitvoering. Samen worden die omgezet in een prijsmodel voor de bibliotheken. Het prijsmodel voor de bibliotheken bestaat uit twee delen:

  • een vaste bedrag van 790 euro inclusief btw per jaar
  • een bedrag per inwoner per jaar

Het bedrag per inwoner per jaar ligt nog niet vast. Twee variabelen beïnvloeden deze prijs: de kandidaat aan wie gegund wordt en het aantal bibliotheken dat intekent. 

In de bevraging peiledn we naar het maximale jaarlijkse bedrag dat bibliotheken kunnen vrijmaken voor de e-boekendienst gedurende 6 jaar. De laagste prijs is enkel haalbaar indien veel bibliotheken instappen. Als er minder bibliotheken participeren stijgt de prijs. 

We voorzien een instap in 2020 voor 6 jaar, of een instap in 2021 voor 5 jaar. In dit laatste geval zullen de prijzen per jaar hoger liggen door een verrekening van de opstartkosten op een termijn van 5 in plaats van 6 jaar.

De prijs van de e-boekendienst wordt bepaald door het aantal bibliotheken dat instapt. Indien er bibliotheken vroeger uitstappen moeten ze een eenmalige uitstapvergoeding betalen. Op die manier vermijden we dat de kosten verhogen voor de bibliotheken die blijven. De uitstapvergoeding zal uiteindelijk mee bepaald worden door de definitieve instapprijs. Om de ordegrootte van de uitstapvergoeding te schetsen: stel dat de prijs voor de dienst voor 6 jaar is: jaarlijks € 790 + €168,1 per 1.000 inwoners. Dan is de uitstapvergoeding indien men halverwege uitstapt (na 3 jaar) : een eenmalige vergoeding van 122,8 euro per 1.000 inwoners.