Winteroproep: Veelgestelde vragen

Hier vind je het antwoord op je vragen!

Wat verandert er ten opzichte van de vorige projectoproep?


Deze projectoproep is op een nieuwe leest geschoeid:

  • We vertrekken vanuit uitdagingen of kansen, niet vanuit concrete ideeën of mogelijke oplossingen.

  • We starten met minder projecten (maximum drie) om snellere resultaten en een hogere kwaliteit neer te zetten.  De overige weerhouden uitdagingen worden in een latere fase opgepikt. Hoeveel en wanneer hangt af van het potentieel van de ingediende voorstellen en onze interne planning.
  • Projecten worden ‘serieel’ aangepakt: na elkaar in plaats van tegelijkertijd.
  • Projecten hebben een kortere doorlooptijd: mogelijke oplossingen worden snel gevalideerd. Dit laat toe om na de start op kortere termijn nieuwe projecten te starten.
  • Je kunt het hele jaar door uitdagingen indienen. We buigen ons telkens over de ingediende voorstellen op  21 december en 21 juni (de eerste round-up op 15 juli 2018 is een uitzondering), maar ook tussentijds kan er uit de ingediende uitdagingen geput worden.
  • Je kan uitdagingen indienen zonder noodzakelijk engagement voor het vervolg. Al hebben we natuurlijk liever dat je samen met ons aan de slag gaat.

Waarom vinden jullie ‘digitaal’ zo belangrijk?

Omdat het onze opdracht is… maar dat zou een te gemakkelijk antwoord zijn. Als je om je om je heen kijkt, zie je dat de digitale evolutie de samenleving heeft veranderd. Technologie en digitalisering hebben steeds meer impact op het dagelijkse leven van mensen én op hun cultuurbeleving. Mensen communiceren anders, leren anders, creëren anders, zoeken op andere plekken naar kennis en cultuur. En steeds vaker is die plek digitaal, online en ad hoc. Lokale culturele instellingen — de bib, het cultuur- of gemeenschapscentrum — kunnen als publieke dienstverleners niet achter blijven op vragen en behoeften die bij publiek, lezers en gebruikers, … ontstaan op basis van digitale mogelijkheden.

Digitalisering daagt ook de lokale cultuursector uit om zijn meerwaarde te herdenken voor een steeds digitaler publiek dat zijn weg zoekt en vindt in een steeds digitaler aanbod. Om relevante diensten aan te bieden en om op een hedendaagse manier in te zetten op het versterken van mensen – empowerment - de traditionele maar nog steeds actuele rol. Het aanbod brengen waar de gebruiker vertoeft, veronderstelt in digitale termen een andere aanpak, het omdenken van werkprocessen en verwachtingspatronen, het durven herdenken van de eigen rol.

Mogelijke oplossingen ontwikkelen die duurzaam kunnen ingebed worden in een lokale cultuurpraktijk vraagt een zekere schaalgrootte: het vergt expertise, slagkracht en innovatieruimte. Het is deze schaalgrootte die Cultuurconnect kan bieden.

Waarom een projectoproep?

Met deze projectoproep stimuleert en motiveert Cultuurconnect het lokaal cultuurbeleid, bibliotheken, cultuur- en gemeenschapscentra om ambitieus te zijn in het digitaal innoveren van hun werking. Innoveren of vernieuwen gebeurt niet zo maar. Het gaat over het zien van mogelijkheden en uitdagingen, over ideeën hebben hoe dit aan te pakken en om te zetten naar de praktijk. Dit vraagt experimenteerruimte om mogelijke oplossingen te verkennen en uit te proberen. Ruimte die Cultuurconnect lokaal mee wil helpen creëren door projecten te ondersteunen en financieren.

Daarenboven nodigen we op deze manier het werkveld ook uit om digitale noden voor te leggen. Het brengt de ambities van het werkveld in kaart, detecteert behoeften, maar vooral: biedt kansen om bottom-up digitale vernieuwing te introduceren.

Wat bedoelen jullie met ‘digitaal’?

Technologische en maatschappelijke ontwikkelingen geven mee vorm aan de samenleving en veranderen de onderlinge verhoudingen en de manier waarop mensen met elkaar (en organisaties) omgaan. Digitalisering is meer dan het technische omzetproces van analoge gegevens naar informatie die door computers verwerkt en bewerkt kan worden, zoals het inscannen van oude foto’s. Het is ook meer dan ICT en computers. Het is een volwaardig maatschappelijk proces.

‘Digitaal’ is dus een gelaagd begrip: het heeft te maken met automatisering, maar ook met (en misschien vooral) het innoveren van de cultuurpraktijk en een veranderende rol van lokale cultuurhuizen.

Technologische en maatschappelijke ontwikkelingen geven mee vorm aan de samenleving, veranderen de onderlinge verhoudingen en de manier waarop mensen met elkaar (en organisaties) omgaan. Digitalisering is hierin een niet te onderschatten katalysator en aanjager. En een uitdager voor het lokaal cultuurbeleid.

‘Digitaal’ is een gelaagd begrip en heeft te maken met:

  • Automatisering: digitale technologie wordt ingezet binnen de bestaande praktijken om de interne werking en bestaande dienstverlening te verlichten en te verbeteren.
  • Vernieuwing van de cultuurpraktijk: het inzetten van technologie leidt tot innovatieve vormen van cultuur, nieuwe inhouden en vormen. Cultuurparticipatie wordt verdiept en/of verbreed, sectorverbindingen worden gelegd.
  • Rolverandering van het cultuurhuis: het proces van digitalisering stimuleert, faciliteert en versnelt het verkennen van nieuwe richtingen en mogelijkheden. Het initieert een veranderingsproces naar andere vaardigheden en kennis, andere werkwijzen en organisatievormen, vernieuwde rolopvattingen over de eigen plaats in de culturele sector en in de samenleving.

Denk bijvoorbeeld aan de zichtbaarheid van de organisatie vergroten door het gebruik van technologie. De efficiëntie en effectiviteit van de organisatie vergroten door digitalisering nieuwe dienstverlening (en bijhorende businessmodellen) ontwikkelen door het inzetten van digitale technologie. Nieuwe rollen opnemen onder invloed van en door ‘het digitale’. Het publieksbereik en/of –betrokkenheid vergroten of verdiepen door het gebruik van digitale technologie. De gemeenschap ondersteunen in het kritisch, creatief of bewust omgaan met digitalisering, ... . Hier vind je meer info: pdf bestandVisietekst (1.65 MB)

Wie kan een uitdaging indienen?

Volgende organisaties kunnen een uitdaging indienen en komen in aanmerking voor het vervolgtraject: bibliotheken, cultuurcentra, gemeenschapscentra, cultuurdiensten, vrijetijdsdiensten (afdeling cultuur), regionale samenwerkingsverbanden van bovenstaande organisaties, andere samenwerkingsverbanden van bovenstaande organisaties.

Hoe dien ik een uitdaging in?

Via het invulformulier op de pagina van de projectoproep kan je een uitdaging indienen. En zoals je zal merken: we vragen geen uitgebreid dossier.

Ik zie vele uitdagingen en kansen. Moet ik me beperken tot één?

Je hoeft je niet te beperken: hoe meer uitdagingen, hoe meer vreugd. Indien meerdere voorstellen van jou worden geselecteerd, zal je wel moeten beslissen waarop je wilt focussen.

Wat kan ik verwachten van 'projectondersteuning en -financiering? 
Een project start wanneer een uitdaging gevalideerd is en en er tijd en ruimte is bij het Cultuurconnect-team.

Wat mag je van ons verwachten:

  • Als incubator en/of facilitator bieden we je experimenteerruimte.
  • We bieden je een hefboom om lokaal te innoveren.
  • We voorzien financiële ondersteuning die we rechtstreeks in het lokale, samen ontwikkelde project investeren.
  • We zoeken en verkennen samen mogelijke oplossingen voor een lokale uitdaging.
  • We bieden werkdagen en professionele ondersteuning met betrekking tot projectaanpak en -methodiek.
  • We brengen je in contact met andere partners en een netwerk van innovatoren.
  • En we werken samen hands-on aan de realisatie van je project, vanuit de expertise die de Cultuurconnect-medewerkers hebben.

Wat verwachten wij van jou:

  •  Je neemt deel aan werkdagen, testmomenten, overleg, ...
  • Je betrekt de lokale gemeenschap bij het project.
  • Je neemt een actieve houding aan in een netwerk
  • Je deelt ervaringen en leerpunten.
  • Je maakt deel uit van een projectteam, met gedeelde verantwoordelijkheid en een duidelijke rolverdeling.
  • Je maakt tijd vrij en zet personeel in.
  • Je denkt mee na over eventuele opschaalbaarheid.

Ik heb een uitdaging ingediend. Wat gebeurt er dan?

STAP 1: longlist
Nadat je het invulformulier hebt ingevuld, evalueert een ‘Rapid Evaluation Team’ binnen Cultuurconnect de ingezonden uitdagingen op basis van een toetsingskader. Indien elementen niet helemaal duidelijk zijn, contacteert dit team je voor extra toelichting (telefonisch of via skype). Gelijkaardige uitdagingen worden geclusterd.

STAP 2: shortlist
Het R&D-team (‘Research&Development Team) duikt vervolgens dieper in de weerhouden uitdagingen: ze worden verder uitgediept, verkend of getoetst bij een beperkt doelpubliek. Op deze manier wordt een eerste selectie gemaakt die resulteert in een ‘shortlist’ van uitdagingen of mogelijke kansen.

STAP 3: priolist
We kunnen niet met alles tegelijkertijd starten, daarom bekijken we samen met jullie welke uitdagingen het meest relevant zijn. Op die manier stellen jullie de 'priolist' samen: een prioriteitenlijst waarmee jullie  bepalen welke problemen of kansen eerst worden aangepakt.

Voor stap 1, 2  en 3 voorzien we een doorlooptijd van een zestal weken.

STAP 4: start project
Na de 'priolist' kan het echte werk beginnen: de start van een project waarbij we samen problemen en kansen vertalen naar mogelijke oplossingen. We starten met de eerste drie uitdagingen, de overige komen op een wachtlijst terecht. In de voorwaarden en bepalingen vind je de elementen waarmee rekening wordt gehouden om een volgorde te bepalen.

De doorlooptijd van het project zelf is afhankelijk van verschillende factoren, maar eindigt in een concreet resultaat. Dit kan bijvoorbeeld een prototype of pilot zijn van een product, aanpak of proces. Maar kan evengoed een handleiding, communicatieplan of beschrijving zijn van leerpunten en ervaringen. Of het project wordt stopgezet omdat het niet beantwoordt aan behoeften of verwachtingen.

Uitdagingen of kansen zien is één ding. Die vervolgens vertalen naar ideeën en projecten zijn me een ander paar mouwen. Hoe doen jullie dat?

Deze projectoproep vertrekt niet vanuit een oplossing, wel vanuit uitdagingen, problemen en kansen: klein of groot, eenvoudig of complex en met betrekking tot verschillende dimensies van digitalisering.
Een project zoekt vanuit digitaal perspectief in een experimentele omgeving naar een antwoord op een lokale behoefte. Van bij de opstartfase en kick off van ieder project maakt het projectteam, geleid door Cultuurconnect, gebruik van een specifieke aanpak om ruimte te creëren voor experiment.
 

Waarde Propositie Ontwerp van Osterwalder vormt onze leidraad om experimenten in goede banen te leiden. Hoe ontwikkel je producten en diensten die klanten echt willen? Iets ontwikkelen waar niemand op zit te wachten heeft weinig kans op slagen. Maar ook als je iets bouwt waar mensen wel op zitten te wachten, is er nog steeds een degelijk business model nodig.
We maken niet eerst een volledig uitgewerkt plan, maar bij elke stap beginnen we met een simpel prototype om een aanname te testen, dat is de kern van The Lean Startup van Eric Ries. In elke fase gaan we met een klein team zoveel mogelijk experimenteren door te ontwerpen (idea), te testen (measure) en bij te sturen (learn). Pas als er een oplossing ligt waarvan met enige zekerheid valt vast te stellen dat het levensvatbaar is, is het moment aangebroken voor grootschalige uitrol. 

De doorlooptijd van het project is afhankelijk van verschillende factoren, maar eindigt in een concreet resultaat. Dit kan bijvoorbeeld een prototype of pilot zijn van een product, aanpak of proces. Maar kan evengoed een handleiding, communicatieplan of beschrijving zijn van leerpunten en ervaringen. Of het project wordt stopgezet omdat het niet beantwoordt aan behoeften of verwachtingen.
Het lokale bestuur staat toe dat Cultuurconnect een succesvol R&D project eventueel opschaalt naar de bredere cultuursector. Op die manier kan een collectieve innovatiebeweging op gang worden gebracht. Het lokale bestuur kan daarom geen exclusieve aanspraak maken op het resultaat van de pilot.

Hoe beslissen jullie welke uitdagingen zullen worden aangepakt? 

Dat beslissen we samen met jullie. We houden rekening met een aantal voorwaarden en bepalingen om een eerste selectie te kunnen maken. Vervolgens kijken we samen met jullie welke uitdagingen het meest relevant zijn. Op die manier beslissen jullie mee welke uitdagingen of kansen eerst moeten worden aangepakt.

Ik werk voor een kleine organisatie of in een kleine gemeente. Is deze projectoproep dan wel iets voor ons?

Ook kleine gemeenten staan voor grote uitdagingen. Cultuurconnect wil relevante projecten ondersteunen dus ook die van kleinere organisaties of in een kleinere lokale context. Net om ook deze actoren te bereiken, zetten we in op ondersteuning met mensen en middelen om een echte incubator te zijn voor het hele lokaal cultuurbeleid.

Ik wil wel een uitdaging indienen, maar heb echt geen ruimte (geen tijd en/of mankracht) om oplossingen te zoeken en te testen. Wat nu?

Dien gerust jouw uitdaging in. We bekijken dan hoe we dit verder kunnen oppakken, misschien zijn er collega’s met een gelijkaardige uitdaging. Of wil een ander cultuurhuis wel proeftuin zijn en experimenteren met jouw ingediende uitdaging. Zelfs als dit niet het geval is: het geeft ons een beeld van de noden en behoeften waar jullie wakker van liggen. Figuurlijk, hopelijk :-)

Ik heb nog wat tijd nodig om uitdagingen en kansen helder te krijgen. Wanneer wordt de projectoproep herhaald?

Je kan het hele jaar door uitdagingen indienen. We buigen ons sowieso over de ingediende voorstellen op 21 december (Winterprojectoproep) en 21 juni (Zomerprojectoproep), maar ook tussentijd kan er geput worden uit de ingediende uitdagingen.

Omdat we starten met een nieuwe aanpak, is de eerste round-up op 15 juli 2018 een uitzondering op deze timing.

Ik heb niets ingediend, maar we hebben wel goesting en ruimte om te experimenteren. Kan dat?

Dat kan zeker. Stuur een mailtje naar projectoproep@cultuurconnect.be. We contacteren je als we op zoek gaan naar zogenaamde ‘proeftuinen’: bibliotheken, cultuur- en gemeenschapscentra die mee ideeën willen testen en experimenteren.

Waar vind ik inspiratie?

Onze website en sociale media staan boordevol inspiratie... Je kan ook grasduinen in het dossier 'Lokale besturen en digitale transformatie'. Daarin schetsen cultuurprofessionals hun visie op de uitdagingen en kansen voor lokaal cultuurbeleid in een gedigitaliseerde samenleving. En geven we tips hoe je kan investeren in digitale innovatie.

Ook op Flipboard verzamelen we interessante voorbeelden uit binnen en buitenland. Wil een beter idee krijgen van het mediagebruik in Vlaanderen? Dan zijn de Digimeter en Apestaartjaren een interessant startpunt. 

Jullie hebben al zo’n projectoproep achter de rug. Wat is er van de toen ingediende ideeën gekomen?

Sommige projecten worden opgeschaald naar een dienst voor Vlaanderen en Brussel. Andere projecten werden in overleg met de indiener gestopt omdat ze niet beantwoordden aan een concrete behoefte of omdat de lokale situatie veranderde (vb. door personeelswissel) waardoor het project niet kon worden verdergezet. Je kan het wel en wee van de projecten volgen op de projectenpagina van de Cultuurconnect-website. 

Hoeveel projecten gaan jullie nu uitvoeren?

Moeilijk te zeggen. Veel is afhankelijk van de voorstellen die worden ingediend. We starten met maximum drie projecten. Door minder tegelijk aan te pakken, kan het R&D-team (de Cultuurconnectmedewerkers die exclusief bezig zijn met projecten) mogelijke oplossingen snel valideren, de doorlooptijd beperkt houden en kwaliteit garanderen.  

2/3de cultuur- en gemeenschapscentra en 1/3de bibliotheken… Waarom krijgen de cultuur- en gemeenschapscentra meer kansen?

De diensten die Cultuurconnect momenteel aanbiedt en ontwikkelt, richten zich uitsluitend op bibliotheken. Denk maar aan EBS, bibliotheekwebsites, VLACC, GoPress, Bibster, … Dergelijke sectorale digitale instrumenten en oplossingen zijn er (nog) niet voor cultuur-en gemeenschapscentra, maar zijn wel nodig om het collectieve innovatietempo te kunnen aanzwengelen. Om in de toekomst voldoende diensten te kunnen aanbieden aan cultuur-en gemeenschapscentra is dus een inhaalbeweging nodig. Daarom hanteren we voor de Zomerprojectoproep 2018 een 2/3de-verdeling. Voor de Winterprojectoproep kunnen deze verhoudingen anders liggen.

Een geteste oplossing blijkt uiteindelijk niet wat ervan verwacht werd en wordt niet opgeschaald. Was dan alle moeite voor niets?

Natuurlijk niet… en dat om verschillende redenen. De methodieken die je leert en de input die je hebt gekregen komen sowieso van pas op de werkvloer: het helpt je om toekomstige projecten anders aan te pakken. Je verwerft ook nieuwe inzichten in je publiek en wat hen wel of niet bezighoudt. En last but not least: er wordt niet geïnvesteerd in een oplossing waar niemand zit op te wachten.

Heb je een andere vraag? Stel ze!
Stuur een e-mail naar projectoproep@cultuurconnect.be