Optimaliseren Opleiding en Ondersteuning (OOO)
In het kader van de projecten van de innovatieagenda wil Cultuurconnect tegelijk inzetten op het optimaliseren van de opleiding en ondersteuning voor bibliotheken. We merken dat er vragen leven over verschillende diensten, maar dat het opleidings- en ondersteuningsaanbod niet altijd helder is of volstaat. Daarnaast verschillen bibliotheken en bibliotheekmedewerkers natuurlijk onderling van elkaar in de manier waarop ze hulp, opleiding, nood aan kennisuitwisseling hebben of hoe ze willen leren.
Concrete acties
Uit heel wat vooronderzoek en een rapport met aanbevelingen, stelden we een aantal concrete acties op. Kort samengevat:
- De inhoud van het leerplatform beter structuren.
- De zoekfunctie op het leerplatform verbeteren.
- Een opleidingskalender opstellen met een (online) aanbod voor startende medewerkers.
- Een opleidingskalender opstellen met verdiepende opleidingen (zowel fysiek, hybride als online).
- De werking van onze helpdesk verduidelijken.
Dit is slechts een greep uit de actielijst. We ondernemen nog heel wat andere acties die eerder technisch van aard zijn of invloed hebben op de interne werking van Cultuurconnect.
In tegenstelling tot het vooronderzoek, werken we nu niet meer met een projectteam. De leden van het vorige projectteam voeren, naast andere collega’s, binnen hun eigen dienst de acties uit onder leiding van de projectmanager OOO.
Samenstellen van een klankbordgroep
Eind oktober 2023 lanceerden we een oproep om deel uit te maken van een klankbordgroep van mensen die over opleiding en ondersteuning willen nadenken. We zochten mensen die een neus hebben voor opleidingen, collega’s intern opleiden of soms denken “dat kan beter”. De eerste online bijeenkomst vond plaats op 23 november 2023. Begin 2024 organiseerden we een eerste fysieke bijeenkomst en in maart volgde een tweede online sessie.
Noden in kaart: opleiding en ondersteuning
Tegelijk verspreidden we eind 2023 een bevraging naar bibliotheken die polste naar de ervaringen met de ondersteuning en opleidingen van Cultuurconnect. Hoe goed kennen de bibliotheken onze diensten? Van welke ondersteuning en opleidingen maken ze gebruik? De bevraging en een eerdere studie tonen welke noden leven over opleiding en ondersteuning. De noden formuleerden we samen met de klankbordgroep (Karolien Hermans van Bibliotheek Bree, Frederika Van Wing van bibliotheek Zaventem, Freek Wittemans van Bibliotheek Tongeren, Lida Philipsen van Bibliotheek Houthalen-Helchteren en Ann-Sophie D'hoore van Knokke-Heist). De groep ordende ze vervolgens van ‘eerst aanpakken’ tot ‘minder prioritair’.
Wie vulde de bevraging in?
- 28% van de bibliotheken in 108 antwoorden.``
- Een derde van de respondenten is vrij nieuw in de sector (minder dan 5 jaar). De helft heeft minder dan tien jaar ervaring.
- De meerderheid werkt voltijds of minstens ⅘.
Persoonlijk werkt het online leerplatform niet voor mij. Ik raak er verdwaald tussen de grote hoeveelheid informatie die er aangeboden wordt. Zelf had ik graag een opleiding met lesgever gevolgd in real life of online.
De noden op een rijtje
- Nood aan duidelijkheid op het vlak van ondersteuning: wat kan ik verwachten?
- Nood aan telefonisch contact.
- Een vlottere start voor nieuwe mensen:
a. Nood aan makkelijkere instap voor beginners.
b. Nood aan bepaalde informatie op papier voor beginners. - Nood aan herhaling en verdieping.
- Nood aan makkelijker doorzoekbaar leerplatform.
a. Nood aan oplossingen voor de moeilijkheid van verplaatsing.
b. Nood aan fysieke kennisdeling: nood aan fysieke uitwisseling en netwerking. Nood aan terugkerend contact met de bibs in de regio.
c. Nood aan lokaal vormingsbeleid.
d. Nood aan meer tijd.
Interviews voor meer context
In korte interviews met een zestal bibliotheken controleerde de projectgroep OOO of we alle noden goed in kaart brachten. Ze toetste daarnaast mogelijke oplossingen af. De interviews boden eveneens een schat aan extra context bij de bevraging en verhalen uit de dagelijkse praktijk.
Een rapport met aanbevelingen
Het projectteam OOO bracht alle informatie samen. Dat rapport bevat vaststellingen en aanbevelingen: welke acties doet Cultuurconnect best om de ondersteuning en de opleiding verder te verbeteren?
De informatie waarop het projectteam de aanbevelingen baseerde, komt van:
- de bevraging
- de klankbordgroep
- 6 interviews
- cijfergegevens uit de servicedesk
- vooronderzoek op het leerplatform
- een bevraging bij de Cultuurconnect-collega’s over ondersteuning en opleiding
Leerlessen uit de bevraging
Vraag: Hoe goed ken jij de diensten?
Uit de bevraging leren we welke diensten de sector minder frequent of dagelijks gebruiken. Ze geeft ook inzicht in hoe mensen de dienst beheersen: gaan ze er vlot mee aan de slag en begrijpen ze hoe het werkt? Of lukt het enkel met hulplijnen? Kennen ze het in die mate dat ze zelfs collega’s kunnen adviseren? Voor het projectteam OOO maakt het duidelijker bij welke diensten we prioritair moeten inzetten op opleiding en ondersteuning.
Vaak is de basis wel gekend, maar concludeert het projectteam OOO dat er nood is aan verdieping en herhaling (Wise, Bibliotheekwebsites bijvoorbeeld). Voor de digitale collecties valt op dat ze vaak ‘nooit’ gebruikt worden. Volgens projectteam OOO moeten we hier mogelijk inzetten op verkenning van de diensten. Bij de belevingsdiensten is er een kleine minderheid die aangeeft ‘er niets van te snappen’, ook daar is meer uitleg over hoe het werkt wellicht aan de orde.
Vraag: Welke ondersteuning en opleiding ken je en gebruik je?
Het leerplatform en de servicedesk gebruikt de overgrote meerderheid minstens één keer per maand. Het zijn bovendien de kanalen die meestal worden genoemd bij de open vraag ‘Wat vind je het sterkste uit het aanbod?’ (41% leerplatform, 31% servicedesk).
Tegelijk gaan suggesties over ‘Wat zou je veranderen?’ in 28% van de opmerkingen over het leerplatform, 12% over de servicedesk en 22% over opleiding. De opmerkingen in de open vragen verwerkten we per dienst en per thema.
Er worden (vind ik) weinig cursussen aangeboden rond Wise, de website en alle achterliggende informatie errond (Mijn Bibliotheek, admin, Wise analytics, ...). Je moet het zelf een beetje uitzoeken en dan kom je er ook wel, maar dat vraagt veel tijd en hierdoor gebruik ik veel minder dan het aantal mogelijkheden die er zijn.
