Podiumhuizen gaan voor een betere klantervaring met een gedeeld ticketingsysteem
De nood aan samenwerking rond een innovatieve ticketingoplossing bracht podiumhuizen uit regio Zuidwest (Kortrijk), stad Gent en regio ZENDER (Pajottenland-Zennevallei) in 3 clusters bij elkaar. Na een intensief traject en een Europese aanbestedingsprocedure, gunde Cultuurconnect in samenspraak met de piloten op 25 april de opdracht aan Tix Benelux (nu: Tixly).
Na de ondertekening van het contract start Cultuurconnect met de doorontwikkelingen op maat van de clusters en kijkt ernaar uit om de eerste huizen te lanceren in het voorjaar van 2023.
“Een gedeeld ticketingsysteem biedt veel mogelijkheden om samenwerkingen tussen partners efficiënter te maken. De tijdswinst kan geïnvesteerd worden in meer en betere cultuurspreiding en -creatie”, vertelt Dries van Robaeys van Schouwburg Kortrijk. “Toen Cultuurconnect het project Digitaal Podium aankondigde, met als doel een gedeeld ticketingsysteem, zijn we met Schouwburg Kortrijk vrij snel op de kar gesprongen samen met heel wat cultuurhuizen in de regio Zuidwest.”
Via een openbare aanbesteding ontstond een mogelijkheid om zelfs voor de kleinste spelers dezelfde prijszetting en CRM-mogelijkheden te bieden als voor de grotere spelers.
In hun offerte en tijdens de productdemonstraties maakte Tix Benelux (nu: Tixly) indruk met een uiterst gebruiksvriendelijk ticketingsysteem met een uitgebreid gamma aan ticketing- en marketingfunctionaliteiten. In de eerste plaats voorziet Tix (nu:Tixly) een ticketingsysteem dat aan alle noden voldoet, maar daarbij nooit de gebruiksvriendelijkheid uit het oog verliest.
Naast een robuust ticketingsysteem heeft Tix Benelux ook een aantal tools om marketing en communicatie rechtstreeks vanuit het systeem zelf te vergemakkelijken. De eventgedreven marketing en ticketverkoop verloopt op een vlotte en geautomatiseerde manier via verschillende kanalen als e-mail, sociale media en website. Het vormt een aanvulling of vervanging van je bestaande marketingtools.
De meerwaarde van een gedeeld ticketingsysteem: ontzorging, samenwerking, klantvriendelijkheid & innovatie
Samenwerking
Specifiek zet het pilootproject vooral in op samenwerking tussen podiumhuizen. Een sprekend voorbeeld is de eenvoudige verkoop van tickets voor elkaars aanbod of de gezamenlijke verkoop van gebundelde voorstellingen of activiteiten (bv. bij festivals of gezamenlijke projecten). Sommige podiumhuizen willen een gedeeld abonnement aanbieden of nieuwe abonnementsformules uitproberen (bv. het CUBO-abonnement in Kortrijk). Op dit moment zijn dit binnen de bestaande technische systemen heel ingewikkelde constructies achter de schermen om de stoelen tussen huizen te verdelen, om de financiële afwikkeling goed te beheren, enz. Daarnaast verleent Tix Benelux (nu: Tixly) de podiumhuizen in hun samenwerking met lokale verenigingen en partners onder meer toegang tot verkoopstatistieken van hun events.
Ontzorging
“De know-how en de mankracht ontbreekt in de individuele huizen om elk op zich genoeg ruimte, tijd en middelen te genereren om deze stap te kunnen zetten”, aldus Kurt Melens van Handelsbeurs. “Het project van Cultuurconnect speelt in op een reële behoefte in de sector. Via een openbare aanbesteding ontstond een mogelijkheid om zelfs voor de kleinste spelers dezelfde prijszetting en CRM-mogelijkheden te bieden als voor de grotere spelers.”
Betere klantervaring
Ook voor de cultuurliefhebber kan de klantervaring beter. Wil je als bezoeker tickets voor een festival waaraan meerdere cultuurhuizen deelnemen, dan kom je voor de ene voorstelling terecht in cultuurhuis A en doorloop je vervolgens de hele digitale verkoopflow nog eens in cultuurhuis B. Om het gebruiksgemak te verhogen, zou het beter zijn dat een ticketkoper in deze situatie met 1 handeling tickets kan kopen in huis A en huis B en beide tickets tegelijk kan afrekenen.
Innovatie
Daarnaast zet het project ook in op innovaties als:
- CRM en marketing: data-analyse en rapportering om op basis hiervan gerichte acties te doen
- data delen met het project Doelgericht Digitaal Transformeren van het Departement Cultuur Jeugd & Media van de Vlaamse overheid en Digitaal Vlaanderen
- nieuwe functionaliteiten zoals een website voor last-minute tickets in Gent, of een CUBO-abonnement in Kortrijk
- een koppeling met de UiT-platformen van publiq
Naast deze innovaties werkt Tix Benelux (nu: Tixly) ook verder aan eigen ontwikkelingen. Op de dynamische roadmap van Tix (nu: Tixly) staan een aantal interessante ontwikkelingen (datawarehouse, BI, e-mailmarketing, timeslots, zaalplanner, donaties …) die ook ter beschikking komen van het project Digitaal Podium.
Over Tix Benelux
Tix Benelux (nu: Tixly) is een regionale tak van de IJslandse ticketingleverancier die recent actief is op de Vlaamse en Brusselse markt (o.a. De Singel, Opera Ballet Vlaanderen, De Munt, Amuz, Antwerp Symphony Orchestra) en veel ervaring heeft in Nederland (bv. Het Concertgebouw Amsterdam en Nieuwe Luxor Theater Rotterdam), Scandinavië (bv. Musikhuset Aarhus en Göteborg Symfoniker) en het Verenigd Koninkrijk. Naast hun hoofdkantoor in IJsland waar voornamelijk ontwikkelingen gebeuren, zal Cultuurconnect samenwerken met het Benelux-team in Rotterdam.
Over de pilootgroepen
Aan de voorbereiding van het pilootproject nemen 26 organisaties deel. Zij worden nu onder meer uitgenodigd hun deelname aan het pilootproject te formaliseren, met eerste implementaties begin 2023. Het gaat om:
- De pilootgroep Gent, met bijvoorbeeld Handelsbeurs, Compagnie Cecilia, KOPERGIETERY, NTGent, Tickets Gent, Uitbureau Gent vzw, CAMPO vzw, Gent Festival van Vlaanderen, Miramiro
- De pilootgroep Zuidwest, met bijvoorbeeld Cultuurcentrum Kortrijk, CC Wevelgem, Kunstencentrum BUDA, Zuidwest, Bolwerk, CC De Schakel Waregem, CC De Steiger Menen, GC d'Iefte Deerlijk, NEXT Arts Festival, Theater Antigone
- De pilootgroep regio ZENDER (Pajottenland-Zennevallei), met bijvoorbeeld CC 't Vondel, VZW De Rand, Westrand, CC Coloma, CC de Meent
