Privacy

Privacyverklaring Cultuurconnect

Algemeen

Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig. Wij baseren ons daarbij op de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of ‘GDPR’).

Deze privacyverklaring heeft betrekking op:

  • gebruik van onze website Cultuurconnect.be;
  • inschrijven op onze nieuwsbrieven;
  • inschrijven voor onze workshops, studie/infodagen of events;
  • reserveren van vergaderzalen.

Door bepaalde onderdelen van deze site te gebruiken, door u in te schrijven op één van onze nieuwsbrieven, of voor een van onze workshops, studie/infodagen of events, die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of door een vergaderzaal te reserveren, geeft u informatie door die toelaat u als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring hoort samen met de andere Gebruiksvoorwaarden en geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u aan om beide documenten aandachtig door te lezen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Cultuurconnect. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die verbonden zijn met onze website, maar we verwijzen er wel naar zodat u de nodige informatie kan vinden.

Wie gebruik maakt van onze website, of wie zich inschrijft op één van onze nieuwsbrieven, of voor een van onze workshops, studiedagen of events, of een vergaderzaal reserveert, aanvaardt deze Privacyverklaring. Als u niet akkoord gaat met een of meerdere bepalingen, vragen wij u vriendelijk de website te verlaten en contact met ons op te nemen via dpo@cultuurconnect.be om uw bezorgdheden te bespreken.

U kan uw gegeven toestemming steeds intrekken via mail naar dpo@cultuurconnect.be


Welke gegevens worden verzameld?

A. Website

Bij algemeen gebruik van onze website houden wij een beperkt aantal bezoekersdata bij met het oog op een optimale dienstverlening. Het gaat om anonieme of geaggregeerde gegevens zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt, de domeinnaam van de website langs waar u naar onze website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat, de pagina's die u op onze website bezoekt, ...

Op onze website maken wij ook gebruik van zogenaamde cookies. Een cookie is een kleine file die door de website-eigenaar naar de harde schijf van de website-bezoeker wordt gestuurd en daar wordt opgeslagen. Hiermee wordt het adres van de bezochte site vastgelegd samen met enkele gegevens over het bezoek die ons toelaten om een aantal anonieme statistieken bij te houden. Voor verdere informatie omtrent het gebruik van cookies, verwijzen wij graag naar onze Cookieverklaring.

B. Nieuwsbrieven

Bij inschrijving op een van onze nieuwsbrieven (onze algemene nieuwsbrief Connected, of één van onze nieuwsbrieven verbonden aan onze projecten, producten of diensten) vragen wij een beperkt aantal persoonsgegevens op:

  • altijd: e-mailadres (verplicht)
  • soms aanvullend:
    • werkveld (optioneel)
    • naam (optioneel)
    • website (optioneel)
    • ...

C. Workshops, studie/infodagen of events

Bij de inschrijving op onze workshops, studie/infodagen, of events, die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen, vragen wij een aantal persoonsgegevens op. Het kan gaan om e-mailadres, familienaam, voornaam, organisatie, gemeente/stad, werkdomein, facturatie-adres,...
 
Tijdens onze workshops, studie/infodagen, of events, die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen, maken wij ook sfeerbeelden (foto en video) die gebruikt kunnen worden op de website, nieuwsbrieven en/of social media van Cultuurconnect. Indien u dit niet wenst, kan u ons dit op gelijk welk moment laten weten. We verwijzen hiervoor naar het onderdeel “Hoe laat u uw rechten gelden” (recht om bezwaar te maken).  

D. Reservatie vergaderzaal

Bij de reservatie van een vergaderzaal vragen wij een aantal persoonsgegevens op. Het kan gaan om e-mailadres, familienaam, voornaam, organisatie, facturatie-adres,...
 
Minimaal drie dagen voor de activiteit moet ook de deelnemerslijst (familienaam en voornaam van alle deelnemers) aan ons bezorgd worden.
 

Toestemming

In de inschrijvingsmodule/inschrijvingsformulieren is sommige informatie verplicht in te vullen (meestal aangeduid met een *), deze gegevens zijn nodig om u de gewenste dienst te kunnen leveren. Andere informatie – niet aangeduid met * – kan nuttig zijn, maar is niet absoluut nodig. U kiest zelf of u hier gegevens invult.

Bij elke inschrijving vragen wij u om akkoord te gaan met deze Privacyverklaring. Als u dat doet, geeft u uw toestemming voor de verwerking, zoals in deze Privacyverklaring omschreven, van de persoonsgegevens die u invult. 

Wanneer u zich abonneert op een van onze diensten, dan zal u ook de nieuwsbrief gekoppeld aan deze dienst ontvangen. Indien u dat niet wenst, kan u hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat u uw rechten gelden”).

Waarom worden uw persoonsgegevens bijgehouden en verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor de hieronder omschreven doeleinden. Uw persoonsgegevens worden nooit voor commerciële doeleinden aangewend.

A. Website

  1. Functionele doeleinden: permanente optimalisatie van onze website voor de gebruikers; gebruiksanalyse van onze website
  2. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
  3. Statistische doeleinden (anoniem)

Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze doeleinden, dan is het niet mogelijk om van onze website gebruik te maken.

B. Nieuwsbrieven

  1. Functionele doeleinden: verlenen van de dienst waarvoor ingeschreven wordt, namelijk toesturen van de nieuwsbrief; personalisatie van de communicatie (optioneel: enkel wanneer u uw naam invult)
  2. Beheerdoeleinden: analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
  3. Statistische doeleinden (anoniem)

Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze doeleinden, dan is het niet mogelijk om van deze dienst gebruik te maken.

Uitschrijven is steeds mogelijk volgens de eenvoudige instructies die vermeld staan in de nieuwsbrieven.

C. Workshops, studie/infodagen of events

  1. Beheerdoeleinden: administratieve verwerking en opvolging van uw inschrijving; analyse en rapportering in het kader van de indicatoren die in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid opgenomen zijn (deze rapportering gebeurt steeds anoniem)
  2. Statistische doeleinden (anoniem) 
  3. Informatiedoeleinden: toesturen van informatie over de desbetreffende workshop, studie/infodag of het desbetreffende event; toesturen van een evaluatieformulier na afloop van de desbetreffende workshop, studie/infodag of het desbetreffende event
  4. Direct marketing: toesturen van informatie over andere workshops, studie/infodagen of events die wij alleen of met partnerorganisaties opzetten, of als partnerorganisatie ondersteunen.

Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 1 en/of 2, dan is het niet mogelijk om in te schrijven voor/deel te nemen aan de desbetreffende workshop, studie/infodag of het desbetreffende event. 

Mocht u niet akkoord gaan met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van doeleinden 3 en/of 4, kan u hiertegen bezwaar maken (zie onder: “Hoe laat u uw rechten gelden”).

D.    Reservatie vergaderzalen

 

  1. Beheerdoeleinden: administratieve verwerking en opvolging van uw inschrijving
  2. Informatiedoeleinden: toesturen van informatie over de vergaderzalen en het reglement, en communicatie in functie van de concrete reserveringsafspraak
  3. Veiligheidsdoeleinden: kennis over in het gebouw aanwezige personen, bijv. in het kader van brandveiligheid.

Indien u niet akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze doeleinden, dan is het niet mogelijk om vergaderzalen te reserveren.

Zo verwerken we uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:
Cultuurconnect vzw
Priemstraat 51, 1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0629.858.909

De Data Protection Officer (DPO) van Cultuurconnect kan worden bereikt via bovenstaand adres (t.a.v. Data Protection Officer), of via dpo@cultuurconnect.be

Voor de website werken wij samen met een onderaannemer/hosting provider. Deze is gevestigd binnen de EU, is er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Cultuurconnect strikt te respecteren, en handelt enkel op instructie van Cultuurconnect.

Voor het versturen van nieuwsbrieven maken wij gebruik van Mailchimp met basis in de U.S.A. Dat betekent dat Mailchimp als verwerker mee in deze dienstverlening ingeschakeld is. Door in te schrijven op onze nieuwsbrieven gaat u akkoord met de voorwaarden van Mailchimp

Ook maken wij gebruik van twee Google services:

  • Voor gebruiksanalyse van onze website schakelen wij Google Analytics in;
  • Voor het organiseren van de inschrijvingen voor workshops, studie/infodagen of events maken wij gebruik van de service Google Forms.

Door gebruik te maken van de website of door in te schrijven voor een workshop, studie/infodag of event gaat u akkoord met het privacybeleid van Google, met betrekking tot haar services Google Analytics en Google Forms.

Hoe lang worden uw gegevens bijgehouden?

A. Gegevens verzameld in kader van gebruik website

Uw gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar na de verstrekking ervan. Dit laat ons toe enerzijds voldoende gebruiksanalyse te kunnen uitvoeren ter optimalisatie van onze website voor de gebruikers, en anderzijds te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

B. Gegevens verzameld in kader van inschrijving op nieuwsbrieven

Uw gegevens worden bewaard zolang dat nodig is om u deze dienst te verlenen en tot maximaal 2 jaar vanaf het moment dat deze dienst ophoudt te bestaan, of het moment waarop u heeft aangegeven niet langer van deze dienst gebruik te willen maken. In het laatste geval wordt uw e-mailadres meteen geschrapt uit het bestand dat dient om de desbetreffende nieuwsbrief toe te sturen. Nadat deze termijn overschreden is, worden uw gegevens verwijderd of verder geanonimiseerd bijgehouden in functie van geanonimiseerde statistische verwerking. Deze bewaartermijn laat ons toe te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

C. Gegevens verzameld in kader van inschrijving voor workshops, studie/infodagen of events

Uw e-mailadres wordt bewaard tot maximaal 5 jaar  na uw laatste inschrijving voor een workshop, studie/infodag, of event. Dit laat ons toe u op de hoogte te houden van ons aanbod. Indien u bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing (zie onder: “Hoe laat u uw rechten gelden”), wordt uw e-mailadres meteen geschrapt uit het bestand dat dient om dergelijke communicatie toe te sturen.

Uw andere gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar vanaf het moment waarop de inschrijving administratief verwerkt en voltooid is. Dit laat ons toe enerzijds ons aanbod te evalueren en bij te sturen op basis van deelnemersfeedback, en anderzijds te voldoen aan onze rapporteringsverplichting in het kader van onze beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

D. Gegevens verzameld in kader van reservatie van vergaderzalen


De door u meegedeelde gegevens worden bewaard tot maximaal 2 jaar vanaf het moment waarop de reservatie administratief verwerkt en voltooid is. Dit laat ons toe enerzijds contact te nemen in het kader van gebeurlijke onregelmatigheden en anderzijds ons aanbod te evalueren en bij te sturen op basis van deelnemersfeedback.

Doorgifte aan derden

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de beoogde verwerking (zoals meegegeven onder “Zo verwerken we uw gegevens”).

U hebt altijd het recht om de door u meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de GDPR)

  • op te vragen en in te kijken (art. 15 GDPR), of over te dragen (art. 20 GDPR)

Via een bevestigingsmail die volgt op uw inschrijving voor een workshop, studie/infodag of event krijgt u reeds een overzicht van de door u naar aanleiding van de inschrijving meegedeelde persoonsgegevens.

  • te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 GDPR)
  • te (laten) schrappen (art. 17 GDPR)

Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden.
U kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. U wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.

Daarnaast heeft u steeds het recht om

  • Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 GDPR)
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 GDPR)

Hoe laat u uw rechten gelden?

Dit kan door een eenvoudig verzoek te mailen naar dpo@cultuurconnect.be. Wij vragen u hierbij wel uw identiteit te bewijzen via een kopie van (voor- en achterkant) van uw identiteitskaart. 

Vermeld steeds:

  • Voor- en achternaam van de persoon die u wil schrappen of wijzigen;
  • E-mailadres van de persoon die u wil schrappen of wijzigen;
  • Welke persoonsgegevens u precies wil inkijken of opvragen;
  • Welke wijzigingen u precies wil doorvoeren, of welke gegevens u precies wil schrappen;
  • Desgevallend: welke beperking van de verwerking u vraagt;
  • Desgevallend: de inhoud van uw bezwaar, en het gevolg dat u wenst dat eraan gegeven wordt.

Binnen een maand na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 GDPR) zullen wij u informatie verstrekken over het gevolg dat aan uw verzoek gegeven is.

Beveiliging van gegevens

De computers en internetverbindingen waarop uw persoonsgegevens worden bewaard en getransporteerd zijn zo goed mogelijk beveiligd tegen hacken, installeren van malware en ander oneigenlijk gebruik. Op de computers en het netwerk kan enkel worden ingelogd met een gebruikersnaam en paswoord.

Iedereen die namens Cultuurconnect uw persoonsgegevens kan inkijken of kennen is gebonden aan geheimhouding van die informatie. Alle medewerkers van Cultuurconnect zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy.

Er wordt een back-up gemaakt van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Als het nodig is worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd en geëncrypteerd. De systemen worden geregeld getest en geëvalueerd.

Als het misgaat …

We springen zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij. Gaat er toch iets mis, dan zullen we u zo snel mogelijk op de hoogte brengen en er alles aan doen om de schade te beperken.

Het verspreid geraken van uw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van Cultuurconnect, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken.

Klachten

Heeft u ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens, contacteer dan dpo@cultuurconnect.be, en we zoeken een oplossing.
Meer informatie over klachtenprocedures vindt u op volgende websites: privacycommissie, Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met uw persoonsgegevens om te gaan. Neem dus geregeld opnieuw een kijkje. De laatste aanpassing dateert van 05/12/2018.