Piloot Digitaal Podium van start met regio Zuidwest en stad Gent

cc/gc
7
19/04/21
Deel dit artikel:

En we zijn vertrokken ... Pilootproject Digitaal Podium gaat de komende maanden op zoek naar een kwaliteitsvolle digitale basisinfrastructuur op maat van 2 pilootgroepen kunst- en cultuurhuizen: regio Zuidwest en stad Gent. De pilootgroepen lopen een parallel traject van aanbesteding tot implementatie. Maak hieronder kennis met de pilootgroepen: wie zijn ze, wat bindt hen en waarnaar zijn ze op zoek? Aan het woord zijn Marnix Theys, algemeen coördinator van Zuidwest, en Ilse Everaert van Uitbureau Gent.

Pilootgroep regio Zuidwest

Op de foto: Bolwerk, vormingssessie tijdelijk gebruik leegstaande gebouwen als culturele werkplekken

  • Cultuurcentrum Kortrijk: eigen aanbod van artistieke podiumvoorstellingen en concerten via Schouwburg Kortrijk en Muziekcentrum Track en ondersteuning lokale verenigingen en externe organisaties
  • Kunstencentrum BUDA: 1 van de grootste werkplekken voor podiumkunstenaars in Vlaanderen en een representatieplatform voor theater, dans en performance en een arthouse cinema
  • Gemeenschapscentrum d’Iefte (Deerlijk): eigen podium- en vormingsaanbod 
  • NEXT: jaarlijks internationaal kunstenfestival 
  • CC Wevelgem: eigen podiumvoorstellingen, film, vorming en locatieprojecten (samen met de bibliotheek)
  • Cultuurcentrum De Steiger Menen: eigen podiumaanbod, projecten en festivals, een projecten rond beeldende kunst en een receptieve werking
  • Theater Antigone: eigen podiumplek in Kortrijk voor eigen voorstellingen en presentaties van externe gezelschappen  
  • Bolwerk: atelier, publiek huis en productiehuis 
  • CC De Schakel: divers podiumaanbod (professioneel en amateurs), uitgebreide scholenwerking, een kwalitatief cursusaanbod en een residentenwerking
  • Zuidwest: al 26 jaar de culturele verbinding tussen de 13 steden en gemeenten in Zuid-West-Vlaanderen, beheert ook UiTpas zuidwest. 
De huizen in onze pilootgroep werken al samen binnen een bovenlokaal programmatorisch en communicatief netwerk. Samen delen we bijzonder veel goesting om aan de slag te gaan met Digitaal Podium.
Marnix Theys (algemeen coördinator zuidwest)

Representatief voor andere regio’s

Marnix Theys: “Onze pilootgroep is erg divers op vlak van schaalgrootte en werking: van cultuurcentra tot productiehuizen, van een kunstencentrum met filmwerking tot een internationaal kunstenfestival. We geloven dat deze diverse groep van cultuurspelers representatief is voor andere regio’s in Vlaanderen en Brussel. We werken op dit moment al samen voor abonnementsystemen, combitickets en ticketing van locatieprojecten en festivals. Onze huidige ticketsystemen bieden hier vaak geen of onvoldoende oplossingen voor.” 

Een steeds beter geconnecteerde sector

Marnix: “Met een slimme basisinfrastructuur en de inzet op CRM willen we werken aan een integrale benadering van het cultuurpubliek binnen onze regio, bijvoorbeeld met innovatieve organisatie-overschrijdende abonnementsformules. Door deel te nemen aan deze piloot streven we naar een nog meer en beter geconnecteerde sector en een maximale cultuurbeleving voor de inwoners en de bezoekers uit onze regio."

Pilootgroep stad Gent

Op de foto: Ilse Everaert (UiTbureau Gent) en Marc Steens (Compagnie Cecilia)

  • Handelsbeurs: concertzaal met eigen programma en receptieve werking
  • NTGent: stadstheater met eigen creaties en receptieve werking
  • Compagnie Cecilia: theatergezelschap
  • Miramiro: werkplaats voor hedendaags circus met verschillende presentatie-activiteiten
  • Campo: kunstencentrum
  • Festival Gent: klassieke muziek (zowel van toen als van nu), festival, jaarwerking programmatie
  • Kopergietery: kinder- en jeugdtheater, zowel eigen creatie en programmatie als receptieve werking
  • UiTbureau Gent: collectieve ticketing (en marketing), daarnaast met een aantal eigen projecten zoals onder andere de organisatie van de cultuurmarkt, gratis muziekpleinen tijdens de Gentse Feesten, Spekken kindertheaterfestival
  • TicketsGent: collectieve ticketingservice (ticketing voor externe partners) met onder meer Handelsbeurs, NTGent en Festival Gent
Een breed spectrum wat betreft culturele inhoud, op vlak van aanpak, genre en doelgroepen. Maar elke organisatie heeft ticketing als belangrijk onderdeel in haar werking, met meer of minder expertise.
Ilse Everaert (UiTbureau Gent)

Alle Gentse noden gebundeld

Ilse Everaert (Uitbureau Gent): “Het leek ons logisch om al onze noden te bundelen, zodat we in de toekomst een ticketingoplossing hebben voor het hele Gentse kunstenlandschap om nog efficiënter te kunnen werken. We denken aan doorgedreven verbindingen met onder andere UiTpas-kortingen, livestreamingplatformen, UiTdatabank, doorstroming naar eigen website van info zodat we niet alles dubbelop moeten invoeren.” 

“Een heel belangrijke factor is ook dat er vaak samenwerkingen zijn, zoals coproducties, waarbij we vanuit 1 ticketsysteem zouden moeten kunnen werken zonder vooraf contingenten te verdelen, of waarbij we bepaalde abonnementsformules willen aanbieden. Daarnaast zijn uitgebreide CRM-functionaliteiten natuurlijk een must, met mogelijkheid tot cross-overs en nieuwe marketinginzichten!”

Een “cohousing” ticketingsysteem

Ilse: “We hopen een zo compleet mogelijk ticketsysteem te vinden dat een betaalbare oplossing biedt aan de kleinere en middelgrote spelers in het diverse cultuurlandschap in Gent. Een ticketsysteem dat uitgaat van het cohousing-principe: elke partnerorganisatie heeft een eigen ruimte, maar ook met gemeenschappelijke ruimtes, bijvoorbeeld voor een gezamenlijke geschenkbon, en met deuren die je op een kier zet voor tijdelijke samenwerkingen."

Cultuurconnect is dé perfecte intermediair met ervaring in aanbestedingen uitschrijven en implementeren van gecentraliseerde systemen, zoals bij het bibliotheeksysteem. Zij hebben de ervaring, tijd en ruimte om onze gezamenlijke queeste in goede banen te leiden.
Ilse Everaert (Uitbureau Gent)

Een verhaal voor de volledige Gentse kunstensector

Ilse: “We schrijven een verhaal voor de volledige Gentse kunstensector. Daarom zullen we doorheen het project ook intensief inzetten op het bevragen en informeren van onze concullega’s uit de werkgroep Ticketteers. In die werkgroep vind je spelers als Democrazy, Kunstencentrum Vooruit, de Bijloke, Gama (overkoepelend orgaan voor de Gentse amateurgezelschappen) en vele andere. Want daar zijn we goed in, hier in Gent: samenwerken over de schotten heen."
 

Planning

In april starten de 2 pilootgroepen met een parallel traject om hun vereisten te formuleren. Ze volgen een aanbestedingsprocedure en uitrol met een gelijkaardige timing. Volgens de planning van een Europese overheidsopdracht start de selectiefase midden augustus. Begin oktober volgt de publicatie van 1 of meer bestekken. Begin 2022 rondt Cultuurconnect de gunningsfase af met een gunning. Na een periode van ontwikkeling en implementatie beginnen de pilootgroepen in het najaar van 2022 te werken met het nieuwe systeem. In de zomer van 2023 wordt dit geëvalueerd. 

Een deel van de regio Pajottenland-Zennevallei stelde zich ook kandidaat als pilootgroep. Indien wenselijk, haalbaar en zinvol zullen zij mee instappen in de oplossing voor pilootgroep Zuidwest. Het gaat om 4 cultuurcentra (Westrand Dilbeek, CC ‘t Vondel Halle, CC de Meent Beersel, CC Coloma Sint-Pieters-Leeuw) en 3 gemeenschapscentra (GC ‘t Koetshuis Roosdaal, GC De Moelie Linkebeek, GC De Boesdaalhoeve Sint-Genesius-Rode).

Blijf op de hoogte via de nieuwsbrief Digitaal Podium