Showback basisinfrastructuur digitale bibliotheek

De basisinfrastructuur digitale bibliotheek biedt (Nederlandstalige) openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel:

• Een gemeenschappelijk bibliotheeksysteem: een open, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en geïntegreerd softwaresysteem voor werkprocessen rond de fysieke collecties in de bibliotheek: 
  • Bestellen van bibliotheekmaterialen
  • Catalogiseren (het invoeren van titels van materialen)
  • Inventarisbeheer (het plaatsen en leenvoorwaarden toekennen aan materialen)
  • Lenersadministratie (het registreren en beheren van lenersgegevens)
  • Uitlenen, verlengen en reserveren
  • Interbibliothecair leenverkeer (uitlenen van materialen tussen bibliotheken)
  • Financieel beheer
  • Rapporten en statistieken
• Een gemeenschappelijke catalogus van titelbeschrijvingen (Open Vlacc) die bibliotheken ondersteunt op het vlak van:
  • Catalogiseren van de collecties
  • Collectievorming en collectieverwerking in het bibliotheeksysteem
  • Rijke en consistente data voor de zoekomgeving in bibliotheekwebsites
• Een gemeenschappelijk aanbod van verrijkende content in bibliotheekwebsites: eindgebruikers kunnen zo covers te zien krijgen, samenvattingen lezen of recensies bekijken.
• Een gemeenschappelijk platform bibliotheekwebsites: 
  • Een CMS voor informatie over de bibliotheek, collecties, activiteiten en gedeelde content over bibliotheken heen
  • Een zoekomgeving voor de fysieke en digitale collecties van de bibliotheek
  • De gepersonaliseerde diensten van Mijn Bibliotheek (authenticatie, autorisatie, reserveren, verlengen, betalen, leenhistoriek, lijstjes …)
  • Een servicelaag met API’s voor gebruik op andere platformen
• Een gemeenschappelijke datawarehouse met dashboards per bibliotheek (Bib Analytics): zo kunnen bibliotheekmedewerkers geïnformeerde beslissingen nemen dankzij collectie- en webstatistieken en vergelijken met andere bibliotheken  

De geïntegreerde aanpak tussen de onderdelen van de basisinfrastructuur zorgt voor veel schaalvoordelen, gebruiksgemak, beheersbaarheid en samenwerkingsmogelijkheden tussen de bibliotheken, en laat tegelijk veel autonomie voor de lokale bibliotheek toe. 

Cultuurconnect beheert dit complex ecosysteem van systemen en leveranciers zodat bibliotheken goedkoper af zijn en zich meer op hun kerntaken kunnen richten. Cultuurconnect ontzorgt als shared service center de bibliotheek op het gebied van:

• Procurement en leveranciersmanagement: Cultuurconnect doet een beroep op tal van leveranciers via overheidsopdrachten en sluit waterdichte contracten die vertaald worden naar een overeenkomst basisinfrastructuur digitale bibliotheek met elke bibliotheek
• Governance: Cultuurconnect verzorgt duidelijke communicatie, werkt in cocreatie met bibliotheken en beslist via een coöperatief inspraakmodel met een stuurgroep en productgroepen van bibliotheekmedewerkers
• Architectuur, security en compliance: Cultuurconnect zorgt ervoor dat systemen maximaal op elkaar worden afgestemd, creëert authentieke databronnen en bewaakt dat standaarden, policy’s en planning gerespecteerd worden. Cultuurconnect is ook de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens in de basisinfrastructuur.
• Productmanagement: Cultuurconnect verzorgt bij het onderhoud en in verbeter- en vervangingstrajecten zowel het projectmanagement, de procescoördinatie tussen alle partijen en de kwaliteitsborging
• Support en opleiding op maat van de coöperatie: Cultuurconnect ondersteunt de bibliotheekmedewerkers bij het gebruik van de basisinfrastructuur via haar servicedesk en leerplatform
• Digitaal leiderschap: Cultuurconnect onderzoekt de verdere optimalisatie van werkprocessen en gebruikersinterfaces, stemt verwachtingen en digitaliseringsnoden af en maakt keuzes in overleg met alle partijen.

Het aandeel in de kosten voor een openbare bibliotheek/lokaal bestuur bedroeg in 2025 0,3825934 euro/inwoner van de stad of gemeente (inclusief BTW). Op de tariefzetting is de volgende indexeringsformule van toepassing: P1=P0*(I1/I0) waarbij:

P0 = 0,3825934 euro
P1 = Herziene prijs
I0 = gezondheidsindex op 1 januari 2025.
I1 = gezondheidsindex van de maand december voorafgaand aan de indexaanpassing.

De jaarlijkse indexaanpassing gebeurt telkens op 1 januari, op basis van het indexcijfer van de maand december voorafgaand aan de indexaanpassing.

De basisinfrastructuur digitale bibliotheek zet alle Vlaamse openbare bibliotheken op de digitale kaart. Met alle bibliotheken is een collectieve digitale transformatie en schaalvergroting ingezet die:

• een gebruiksvriendelijke, up to date digitale dienstverlening mogelijk maakt voor de bezoekers en leners van de bibliotheek;
• verdere innovatie met heel veel impact mogelijk maakt;
• vlotte koppelingen mogelijk maakt met andere platformen zoals bv. UiT, Mijn Burgerprofiel, online betaaldiensten, … of andere domeinen zoals onderwijs, gevangeniswezen, erfgoed, …;
• gedeelde standaarden en kwaliteit voor de bibliotheeksector kan garanderen bv. de rol van Open Vlacc;
• vertrekt van het uitgangpunt van lokale autonomie met veel eigen configuratiemogelijkheden;
• een sterk netwerk maakt van de bibliotheeksector met een daadkracht en performantie die het lokale bestuur overstijgt, en dat de vergelijking met andere sectoren (zelfs internationaal) meer dan kan doorstaan;
• een basisinfrastructuur neerzet voor alle bibliotheken die het collectieve fundament is van andere (optionele) digitale bibliotheekdiensten zoals e-boeken, krantenarchief, filmstreaming, interactieve kinderboeken enz. tot aanbevelingen, leesommunities, marketing initiatieven en digitale inclusie.

Naast de vele strategische voordelen, levert het cofinancieringsmodel lokale besturen bovendien een grote besparing op: 

• De Vlaamse overheid legt jaarlijks 57,72% bij bij de kostprijs van de basisinfrastructuur digitale bibliotheek. 
• Op de kost voor het bibliotheeksysteem zit bovendien nog eens een gemiddeld schaalvoordeel van ongeveer 27% ten aanzien van vroegere (individuele of provinciale) jaarlijkse kosten. 
• Andere lokale kost-, kwaliteit- en efficiëntiewinsten bv. door centraal catalogiseren, verbeterde workflows mogelijk gemaakt door de software, gemeenschappelijke regie en configuratie, shared services met o.a. leveranciersmanagement, SLA, support, opleiding, meer samenwerking maar ook inzet en retentie van specifiek lokaal technisch en juridisch personeel, enz. kunnen moeilijker worden becijferd, maar hebben een zeer grote impact in de lokale bibliotheek.