Nieuwsbrieven verbinden lezers en bibliotheek
Eind 2025 onderzocht Cultuurconnect hoe Vlaamse bibliotheken met nieuwsbrieven omgaan. Het doel van de bevraging was een update van het onderzoek uit 2023 te voorzien. Daarnaast gebruiken we de inzichten om in 2026 een koppeling tussen Wise, Mijn Bibliotheek en mailingtools uit te werken. Een diverse groep van 108 bibliotheken vulden de bevraging in, goed voor 37% van de volledige coöperatie.
De nieuwsbrief van de bib
In een steeds voller medialandschap proberen bibliotheken op verschillende manieren de band tussen bibbezoeker en bib te versterken. We vroegen naar de rol van de nieuwsbrief in dat geheel.
- Sturen bibliotheken nog nieuwsbrieven uit?
- Welke mailingtools gebruiken bibliotheken hiervoor?
Bibliotheken en mailingtools
We zien bij de bibliotheken diverse manieren van werken. Duidelijk is dat nieuwsbrieven nog altijd een rol spelen binnen de communicatiemiddelen van de bibliotheken. Ruim 75% van de bibliotheken geeft aan regelmatig een nieuwsbrief te versturen. Dat is meer dan we vaststelden in 2023. Toen verstuurden tussen 55% en 70% van de bibs een nieuwsbrief.
Een groot deel van de bibliotheken maakt daarbij nog altijd gebruik van Mailchimp, maar de groep slinkt. Waar in 2023 nog 60% van de bibs via Mailchimp werkt, gaat het nu om 49%. Omwille van een koppeling tussen de bibliotheekwebsites en Mailchimp kozen toen veel bibs voor deze aanbieder. We zien de verschuiving weg van Mailchimp terug in vragen die we krijgen van bibliotheken. Enerzijds zijn er zorgen rond GDPR, anderzijds bouwt Mailchimp haar gratis werking af.
Andere tools zijn in opkomst. 15% van de bibliotheken gebruikt Flexmail, terwijl dat in 2023 maar 7% was. De geïntegreerde mailingtool van LCP - uit de websites van gemeentes - wordt door 10% gebruikt. In totaal komen we 10 aanbieders tegen, waaronder Sendtex (4%), CampaignMonitor (3%), MailerLite en Brevo (beide 1%).
We zien ook Outlook terug, dat soms gebruikt wordt voor losse verzendlijsten, en Marketing Cloud, dat gebruikt wordt in het pilootproject van marketing automation.
Duidelijk is dat nieuwsbrieven nog altijd een rol spelen binnen de communicatiemiddelen van de bibliotheken. Ruim 75% van de bibliotheken geeft aan regelmatig een nieuwsbrief te versturen.
Bereik en kosten
In 2025 polsten we ook naar de investering en de impact van de nieuwsbrief van de bib:
- Hoeveel mensen bereiken bibliotheken met hun nieuwsbrief?
- Welke kosten zijn er verbonden aan het uitsturen ervan?
Wie ontvangt de nieuwsbrief?
In het vooronderzoek zagen we dat het aantal ontvangers per bibliotheek enorm uit elkaar loopt. In de resultaten van de bevraging zien we dat ook terug. De meeste bibs (65%) geven aan met lijsten tussen 500 en 5000 ontvangers te werken. 20% geeft aan met een kleine lijst, tot 500 ontvangers, te werken. De grootste lijsten vinden we bij 15% van de bibs, zij sturen de nieuwsbrief naar meer dan 5000 ontvangers.
Opvallend: er lijkt geen verband te zijn tussen het inwonersaantal en het aantal ontvangers. Het opbouwen van de lijst is dus eerder afhankelijk van de manier van werken binnen een specifieke bib, dan van het aantal leden of inwoners.
Hoeveel betalen bibliotheken voor hun mailingtool?
Voor het eerst vroegen we bibliotheken of ze wisten hoeveel het gebruik van mailingtools kost. Voor een groot deel van de bibliotheken vangt de gemeente deze kosten op, waarbij de gemeente de tool ook voor andere diensten inzet en/of afneemt samen met de gemeentelijke website. Bijna 40% gaf aan op deze manier te werken.
Bij bibliotheken die aangeven zelf inzicht te hebben in de prijs, blijkt het grootste deel met een gratis account te werken. Vermoedelijk is dit historisch bepaald: enerzijds werd in het verleden de gratis account van Mailchimp getipt vanuit Cultuurconnect, anderzijds stelde Mailchimp lange tijd hun tool gratis beschikbaar tot 500 ontvangers.
Bibliotheken die zelf voor hun mailingtool betalen zijn hiervoor tussen de 400 en 1200 euro per jaar kwijt.
Hoe kun je als bibliotheek je nieuwsbrieven optimaliseren?
Vanuit Cultuurconnect zoeken we naar manieren om bibliotheken digitaal te ondersteunen. Daarom deden we in de periode 2024-2025 onderzoek naar de mogelijkheden van marketing automation voor bibliotheken. Met 4 pilootbibs testen we Marketing Cloud, een uitgebreid pakket voor geautomatiseerde marketing.
Tijdens de piloot moesten we vaststellen dat dit pakket niet overeenkomt met de noden binnen de sector. Belangrijk voor bibliotheken is de gebruiksvriendelijkheid van tools, zodat collega’s met weinig marketingkennis deze toch efficiënt kunnen gebruiken. Daarnaast is het belangrijk dat tools betaalbaar zijn. Daarom gaat Cultuurconnect aan de slag om bibliotheken te helpen hun manier van werken te optimaliseren.
Met de komst van een mailkoppeling gaan bibliotheken hun ledenadministratie kunnen koppelen aan de mailingtools die ze gebruiken. Waar de mailingtools nu volledig losstaan van de lenersadministratie en Mijn Bibliotheek, zal in de toekomst een link worden gelegd. Zo kunnen leners aan de balie, maar ook thuis via Mijn Bibliotheek, hun nieuwsbrief-abonnement beheren.
Met de komst van een mailkoppeling gaan bibliotheken hun ledenadministratie kunnen koppelen aan de mailingtools die ze gebruiken. Waar de mailingtools nu volledig losstaan van de lenersadministratie en Mijn Bibliotheek, zal in de toekomst een link worden gelegd. Zo kunnen leners aan de balie, maar ook thuis via Mijn Bibliotheek, hun nieuwsbrief-abonnement beheren.
In 2026 ontwikkelt Cultuurconnect de eerste koppeling tussen het bibliotheeksysteem, Mijn Bibliotheek en een mailingtool. Met deze koppeling kunnen ontvangers én bibliotheekmedewerkers nieuwsbrief-voorkeuren in de gekende omgeving beheren. Benieuwd naar de context van deze ontwikkeling?