Heraanbesteding bibliotheeksysteem
Wat vooraf ging
Sinds begin 2026 hebben we in samenwerking met de stuurgroep Digitale Bibliotheek en de productgroep Bibliotheeksysteem een vooronderzoek uitgevoerd (meer info over deze groepen vind je hier). Eén onderdeel daarvan was het tevredenheidsonderzoek. Dat delen we binnenkort met de hele sector. Maar daarnaast verzamelden we ook informatie over de juridische aspecten en de impact van een heraanbesteding op onze bibliotheekdiensten en de basisinfrastructuur. In september hebben we vervolgens stappen gezet om de heraanbestedingsprocedure op te starten. Die zal voor het einde van het lopende contract leiden tot een nieuwe samenwerking.
Hoe pakken we dit aan?
De heraanbesteding zal anders verlopen dan het project in 2018. Toen was er sprake van een innovatietraject en waren er heel wat vragen onbeantwoord. We zaten toen immers nog in een complexe architectuur met de verschillende Provinciale Bibliotheeksystemen en vele gemeenten die beschikten over een eigen oplossing. Is een ééngemaakt bibliotheeksysteem haalbaar op die schaal? Slagen we erin bibliotheken te laten samenwerken? Kunnen we op maat van de Vlaamse sector innovatie mogelijk maken? Kan dit leiden tot een betere dienstverlening? Realiseren we daarmee een kostenbesparing?
Intussen kunnen we op al deze vragen positief antwoorden. We beschikken vandaag over een stabiel en performant systeem, dat onze sector toestaat de gestelde doelen te behalen. Intussen weten we dus behoorlijk goed wat we verwachten, en op welke manier. Uit het tevredenheidsonderzoek kwam heel wat positieve feedback, maar ook kritische input. Daarmee gaan we aan de slag. Daarnaast willen we de voordelen die het EBS sinds 2018 heeft opgeleverd veilig stellen voor de toekomst - ook als we nog niet weten wat die toekomst zal brengen. Het bibliotheeksysteem moet daarbij in de eerste plaats zijn rol blijven vervullen als motorblok, en zo innovatie mogelijk maken en meebewegen met onze noden over een langere periode - en dat op maat van de zeer verschillende bibliotheekwerkingen die Vlaanderen en Brussel rijk zijn.
Deze oefening is extra spannend vanwege de grote omvang en impact van het project. Maar pas aan het einde van het traject zullen we op alle vragen kunnen antwoorden. We begrijpen dat dit voor elke bib, en elke medewerker, vragen met zich meebrengt en dat jullie zo snel mogelijk willen weten waar jullie voor staan. Daarom zullen we jullie in de komende maanden zo goed mogelijk informeren over het proces. En natuurlijk steunen op de sterke coöperatieve werking die de voorbije jaren is opgebouwd, met de productgroep Bibliotheeksysteem en de Stuurgroep Digitale Bibliotheek. Onze vraag aan jullie is om te vertrouwen op het proces en onze coöperatieve werking.
Waar staan we vandaag?
De selectieleidraad is gepubliceerd en wordt momenteel doorgenomen door de kandidaten. Zij zullen beargumenteren waarom ze behoren tot de beste kandidaten voor deze opdracht. Een beslissing hierover volgt in januari 2027.
Hoe blijf je op de hoogte?
Tijdens dit traject houden we jullie graag op de hoogte van de voortgang. Soms is er echter even radiostilte nodig vanwege de procedure. Op deze pagina zie je altijd in welke fase we zitten: wat we al weten en mogen delen, maar ook waar we nog geen antwoord op hebben.
Heb je een vraag? Bekijk dan eerst de veelgestelde vragen hieronder. Staat jouw vraag er niet tussen? Geef ze dan hier door, zodat we ze aan de lijst kunnen toevoegen.
Daarnaast houden we de tijdlijn bovenaan en het onderdeel “Waar staan we nu?” up-to-date. Zo weet je altijd wat de stand van zaken is, zelfs als je even niets van ons hoort. Op de tijdlijn vind je overigens ook de geplande communicatiemomenten terug.
Zodra we nieuwe informatie met jullie kunnen delen, werken we deze pagina bij en sturen we een update via de nieuwsbrief. Ontvang je de nieuwsbrief nog niet? Schrijf je dan alvast hier in.
Tijdens de heraanbesteding
Waarom moeten we aanbesteden? Kunnen we niet bij Wise blijven?
Als gesubsidieerde VZW is Cultuurconnect verplicht de wetgeving inzake overheidsopdrachten na te leven. In 2018 werd de opdracht inzake het eengemaakt bibliotheeksysteem gegund aan OCLC, de leverancier van Wise. Nu het contract met OCLC afloopt dient een nieuwe aanbestedingsprocedure opgestart te worden. Op basis van objectieve criteria zal een leverancier gekozen worden voor de komende jaren.
Deze aanbestedingsprocedure moet ervoor zorgen dat we op vlak van prijs-kwaliteit het best mogelijke bibliotheeksysteem kunnen blijven aanbieden aan de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel.
Hoe wordt/werd het bestek opgesteld? Hoe worden onze noden correct omschreven?
Anders dan in 2018 is deze aanbesteding geen innovatietraject. We zullen op basis van het bestek uit 2018, de ervaring uit de afgelopen 8 jaar doorontwikkeling en gebruik van het EBS, het tevredenheidsonderzoeken en andere bronnen een bestek opmaken dat de noden voor de komende jaren jaar zo goed als mogelijk beantwoordt. Het is van belang een goede samenwerking te garanderen met de winnende leverancier, eerder dan haarfijn functionele vereisten te omschrijven. In de selectiefase worden enkel leveranciers weerhouden met een bewezen performante oplossing op onze schaal. Wereldwijd voldoet slechts een handvol leveranciers. We kiezen minimale eisen die de voordelen van de huidige oplossing kunnen veiligstellen en die ruimte laten voor leveranciers om oplossingen voor te stellen die voldoen aan onze noden. In de selectiefase zullen enkel leveranciers worden weerhouden met een bewezen performante oplossing op onze schaal, wat betekent dat wereldwijd slechts een handvol leveranciers in aanmerking komen.
Welke impact heeft de aanbestedingsprocedure op de normale gang van zaken?
We zullen de reguliere releasekalender volgen, maar het RFC-werk wordt grotendeels stilgelegd. Met elke Wise-update komen naast nieuwe features immers ook noodzakelijke aanpassingen mee live. Bibliotheken kunnen nog steeds noden signaleren en we blijven deze toevoegen als mogelijke RFC's. Maar het onderzoek- en ontwikkelingswerk om deze RFC’s effectief te bouwen leggen we stil tot na de gunning. Wel ontwikkelen we nog dingen wanneer ze nodig zijn voor andere onderdelen van de basisinfrastructuur, zoals het invoersysteem of de bibliotheekwebsites.
Voor enkele zaken waaraan we reeds gebouwd hebben, wordt de implementatie uitgesteld tot na de gunningsbeslissing (onder meer de verdere integratie met UiTPAS en de Leesgroepen). Prioritaire projecten gaan wel nog door, zoals MFA in Wise en het Project Wise adressen. Voor meer informatie, zie deze pagina op het leerplatform.
Indien we migreren naar een andere leverancier
Wanneer en hoe zal deze migratie plaatsvinden?
Als het project verloopt zoals gepland, kennen we de winnaar van de procedure in augustus 2027. Vanaf dan kunnen we pas concrete informatie delen over de volgende stappen. We willen het najaar van 2027 gebruiken om de eigenlijke implementatie in 2028 voor te bereiden.
Zullen niet veel zaken opnieuw moeten worden voorzien? Hardware-koppelingen, geautomatiseerde processen, IBL, …
Ja, bepaalde zaken zoals hardware zijn kosten die bibliotheken zelf zullen moeten voorzien. Wat er exact gewijzigd/vervangen moet worden, wordt gedeeld zodra de gunning rond is. Andere zaken zoals IBL, geautomatiseerde koppelingen en processen maken deel uit van het bestek en de onderhandeling met de mogelijk nieuwe leverancier. We zoeken daarbij een evenwicht tussen functies die aanwezig moeten zijn in de oplossing vóór de gunning, vóór de livegang van de eerste bibliotheken, en zaken die minder prioritair zijn. De complexiteit van deze oefening hangt sterk samen met de leverancier en de oplossing die uiteindelijk wordt gekozen.
Hoe zal de overgang tussen beide systemen verlopen? Zullen wij Wise kunnen blijven gebruiken met alle opties tijdens de migratiefases?
Er wordt uitdrukkelijk voor gezorgd dat Wise blijft doorlopen tot het einde van de overgangsfase. De onderhandelingen daarvoor lopen momenteel.
In 2027 verandert er niets en blijft het huidige systeem zonder wijziging doorlopen.
Is er een impact op het huidige contract met Wise tijdens de heraanbesteding?
Nee, de continuïteit blijft gewaarborgd. We leggen met OCLC een exitstrategie vast waarmee we de risico’s voor de sector en de leverancier beheren. Vele zaken waren al voorzien in het contract, en worden nu concreet uitgewerkt om verschillende scenario’s mogelijk te maken.
Indien OCLC wint en we bij Wise blijven
Kunnen we dan een betere prijs bedingen?
Daar kunnen we momenteel geen uitspraken over doen. We doen ons uiterste best om de beste prijs en kwaliteit te garanderen voor de sector.
Kunnen we dan rekenen op blijvende verbeteringen?
Dit is deel van de onderhandelingen in de procedure. Ook hier zullen wij de het best mogelijke scenario bewerkstelligen.
Zal de heraanbesteding geen stijging van onze kosten veroorzaken? Indien ja, wanneer zullen wij hiervan op de hoogte gebracht worden?
Daar kunnen we momenteel geen uitspraken over doen. Natuurlijk zoeken we tijdens de onderhandelingen naar een goede balans tussen prijs en kwaliteit. Pas bij de gunning zullen we weten wat de impact is op de huidige kostprijs.
Waar kan ik volgen in welke fase de heraanbesteding zich bevindt?
Deze webpagina, de tijdlijn bovenaan en het onderdeel “Waar staan we nu?” geven jou steeds een inzicht in waar we staan in de procedure.
Mogen wij als bibliotheek weten wie zich kandidaat stelde voor de heraanbesteding?
Nee, deze informatie is geheim. In de periode november-januari 2027 en bij de selectiebeslissing wordt er geen inhoudelijke informatie gedeeld over welke kandidaten zich hebben ingeschreven of hoeveel het er zijn.
Heeft onze bibliotheek een stem in de selectiebeslissing?
Als individuele bibliotheek wordt je niet geconsulteerd. Wel worden de bibliotheken vertegenwoordigd via de coöperatie, de productgroep Bibliotheeksysteem en de stuurgroep Digitale Bibliotheek, die als klankbord optreden in het traject.
Wanneer zullen we de winnaar kennen van de heraanbesteding?
De gunningsbeslissing en de bekendmaking van de winnaar vinden plaats in juli – augustus 2027.
Heb je vragen of graag meer informatie?
- Planning
- 2 november 2026Start heraanbesteding - publiceren selectiedraadDe heraanbesteding volgt het wettelijke stramien voor Europese openbare aanbestedingen, en zal formeel starten vanaf november 2026. Op dat moment zullen we de selectieleidraad publiceren. Geïnteresseerde leveranciers kunnen zich aanmelden, gewapend met hun referenties en een frisse blik.
- 17 november 2026Connect & co.Een helder overzicht van de impact, resultaten en toekomstambities van het bibliotheeksysteem. Het eengemaakte bibliotheeksysteem vormt al enkele jaren een stevige ruggengraat voor openbare bibliotheken in Vlaanderen. Maar welke impact heeft het vandaag echt? En welke rol kan het spelen in de verdere digitale transformatie van de sector?
- Najaar 2026Bestek verder uitwerkenDit najaar werken we in samenspraak met de sector het bestek verder uit. Daarin bepalen we wat de minimale vereisten zijn en stellen we een lijst met functionele en niet-functionele vereisten op. We vertrekken hiervoor van het bestek in 2018, dat we updaten aan de hand van verschillende bronnen: de ontwikkelingen die we sindsdien hebben gerealiseerd, de resultaten van het tevredenheidsonderzoek en allerlei inzichten die we de voorbije jaren hebben verzameld over tal van thema’s, zoals samenwerkingen, het prijsmodel, de samenhang met diensten zoals de bibwebsites of het invoersysteem en dergelijke meer. We betrekken de stuurgroep en de productgroep in het onderbouwen van deze beslissingen.
- Begin januari 2026Selectiebeslissing kandidatenVolgens onze huidige timing ontvangen de kandidaten begin januari van ons de selectiebeslissing. Wie wordt weerhouden, ontvangt het bestek, andere kandidaten vallen af. Na het indienen van hun offerte eind maart volgen er inhoudelijke gesprekken, waarin de kandidaten hun aanpak en product kunnen voorstellen, en vervolgens de onderhandelingen, waarbij we afspraken maken over de toekomst. In dit proces willen we graag enkele vertegenwoordigers uit de bibliotheken zelf betrekken. Info hierover volgt snel. Het hele onderhandelingsproces is vertrouwelijk: we kunnen niet publiek delen welke kandidaten meedoen, met welk product, of onder welke voorwaarden.
- Zomer 2027Gunningsbeslissing na BAFOTijdens de zomer van 2027 volgt na een BAFO (Best and Final Offer) van de kandidaten een gunningsbeslissing. Vanaf dan weten we met wie en met welk product het ééngemaakt bibliotheeksysteem in zee zal gaan.
