Digitaal Podium

Podiumhuizen
Basisinfrastructuur

Pilootproject: een digitale basisinfrastructuur op maat van een groep kunst- en cultuurhuizen

Cultuurconnect bouwt een digitale basisinfrastructuur uit op maat van cultuurhuizen in Vlaanderen en Brussel. Met het gedeeld ticketingsysteem willen we cultuurhuizen laten innoveren, hen ontzorgen, een CRM uitbouwen en hen makkelijk laten samenwerken met andere organisaties in de regio. Momenteel werken we samen met 3 pilootgroepen in stad Gent, regio Zuidwest en regio ZENDER aan een gedeeld ticketingsysteem.

Cultuurconnect werkt voor het project Digitaal Podium samen met 3 pilootgroepen in stad Gent, regio Zuidwest en regio ZENDER. Wat heeft het project al opgeleverd? En hoe ervaren de podiumhuizen het gedeeld ticketingsysteem? Enkele piloothuizen vertellen over de meerwaarde voor hun huis en voor de pilootgroep. En we werpen een blik op de toekomst. Bekijk de video!

De meerwaarde van een gedeeld ticketingsysteem

Uit het onderzoekstraject Digitaal Podium blijkt dat ticketing het aangewezen vertrekpunt is voor de uitbouw van een digitale basisinfrastructuur. 

Samenwerking

Specifiek zet het pilootproject vooral in op samenwerking tussen podiumhuizen en andere organisaties in een regio. Een sprekend voorbeeld is de eenvoudige verkoop van tickets voor elkaars aanbod of de gezamenlijke verkoop van gebundelde voorstellingen of activiteiten (bv. bij festivals of gezamenlijke projecten). Sommige podiumhuizen willen een gedeeld abonnement aanbieden of nieuwe abonnementsformules uitproberen. Op dit moment zijn dit binnen de bestaande technische systemen ingewikkelde constructies achter de schermen om de stoelen tussen huizen te verdelen, om de financiële afwikkeling goed te beheren ...

Ontzorging

Het is de bedoeling dat het personeel van cultuurhuizen meer tijd overhoudt voor inhoudelijke taken die bij cultuurvoorstellingen komen kijken. Specifieke functionaliteiten zullen de werking van kunst- en cultuurhuizen ondersteunen door die te koppelen met andere systemen. De know-how en de mankracht ontbreekt vaak in de individuele huizen om elk op zich genoeg ruimte, tijd en middelen te genereren om deze stap te kunnen zetten.

CRM & betere klantervaring

Een goed CRM-systeem zal ervoor zorgen dat cultuurhuizen optimaal contact met hun klanten kunnen zoeken, op basis van de beschikbare data uit het ticketingsysteem en de webshop. Ook voor de cultuurliefhebber kan de klantervaring beter. Wil je bijvoorbeeld als bezoeker tickets voor een festival waaraan meerdere cultuurhuizen deelnemen, dan kom je voor de ene voorstelling terecht in cultuurhuis A en doorloop je vervolgens de hele digitale verkoopflow nog eens in cultuurhuis B. Om het gebruiksgemak te verhogen, zou het beter zijn dat een ticketkoper in deze situatie met 1 handeling tickets kan kopen in huis A en huis B en beide tickets tegelijk kan afrekenen.

Innovatie

Daarnaast zet het project ook in op innovaties als:

  • CRM en marketing: data-analyse en rapportering om op basis hiervan gerichte acties te doen
  • data delen met het programma Digitale Transformatie van de Vlaamse overheid
  • nieuwe functionaliteiten zoals een website voor last-minute tickets in Gent, of een CUBO-abonnement in Kortrijk
  • een koppeling met de UiT-platformen van publiq

Naast deze innovaties werkt Tixly ook verder aan eigen ontwikkelingen (datawarehouse, BI, e-mailmarketing, timeslots, zaalplanner, donaties …). 

Conceptnota Digitaal Podium

De conceptnota is het resultaat van een uitgebreid onderzoek en kwam tot stand met de input van 173 kunst- en cultuurhuizen uit de doelgroep. Deze doelgroep wordt opgedeeld in 3 types gesubsidieerde podiuminstellingen:

1. Cultuurcentra

  • beheerd door de gemeente
  • streekgericht werkingsgebied
  • cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming, cultuurspreiding, culturele diversiteit 
  • breed, eigen aanbod.

2. Gemeenschapscentra

  • beheerd door de gemeente
  • cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming, cultuurspreiding, culturele diversiteit
  • eerder beperkt eigen aanbod

3. Kunstenorganisaties

  • volgt ontwikkelingen in de nationale en/of internationale kunstproductie door middel van creatie, presentatie, reflectie en/of publiekswerking

In totaal bestaat de doelgroep van Digitaal Podium uit 248 organisaties, samengesteld uit 68 cultuurcentra, 111 gemeenschapscentra en 69 kunstenorganisaties. In de conceptnota lees je meer over de aanpak, doelgroep en prioritaire doelstellingen.

Bestek

Het bestek digitaal podium kwam in 2 parallelle trajecten tot stand met de pilootgroepen. Je kan de belangrijkste hoofdstukken hier raadplegen en inzetten voor eigen gebruik: 

Aanpak en planning

In 2021 startten 2 parallelle piloottrajecten met de opmaak van een plan van aanpak en een timing werkten we aan een bestek voor elke pilootgroep. Na een intensief traject en een Europese aanbestedingsprocedure, gunde Cultuurconnect in samenspraak met de piloten op 25 april 2022 de opdracht aan Tixly (voorheen Tix Benelux). Na de ondertekening van het contract startte Cultuurconnect met de doorontwikkelingen op maat van de clusters en werden de eerste huizen gelanceerd in het voorjaar van 2023. 

Momenteel evalueert een extern onderzoeksbureau het project. Indien de minister en de Vlaamse overheid in het voorjaar 2024 positief beslissen over het project, rollen we het verder uit. Nu de gedeelde ticketingoplossing van Digitaal Podium opgeleverd wordt in 3 pilootgroepen van regio Zuidwest-Kortrijk, stad Gent en regio ZENDER, bekijken we of er ook in andere podiumhuizen en regio's interesse is.

Heb je vragen of graag meer informatie?

Servicedesk
cultuurconnect.zendesk.com

Nieuwspagina Digitaal Podium

Volg stap voor stap de aanpak van het pilootproject Digitaal Podium.

Naar de nieuwspagina