Coöperatief bestuursmodel

Jouw cultuurhuis stippelt als copiloot mee de weg uit voor onze diensten. Voor elke dienst wordt een consortiumgroep en een stuurgroep van deelnemers opgericht. De consortiumgroep van een dienst bestaat uit alle deelnemende bibliotheken of cultuur- en gemeenschapscentra. Zij zetten de strategische lijnen uit. Binnen het consortium kan iedereen zich kandidaat stellen voor de stuurgroep, een - kleinere - groep van geëngageerde deelnemers die de beslissingen van de consortiumgroep voorbereidt en de uitvoering ervan bewaakt. Zo trekt iedereen mee aan de Cultuurconnect-kar.

Thumbnail
Klaar Leroy
Communitymanager

De stuurgroepen zijn samengesteld

Er zijn vier stuurgroepen voor onze diensten: 

  1. Gemeenschappelijke basisinfrastructuur (GBI) digitale bibliotheek: Deze stuurgroep buigt zich over alle diensten en vernieuwingsprojecten van de basisinfrastructuur voor de bibliotheken: Open Vlacc (inclusief Verrijkende content en Cata2020), Bibliotheekwebsites (inclusief Mijn Bibliotheek en Aquabrowser), Bibliotheeksysteem (inclusief Mijn Bibliotheek admin). Bekijk de samenstelling
  2. Collectiediensten: Deze stuurgroep buigt zich over de digitale collecties die door bibliotheken kunnen worden afgenomen, zoals het Krantenarchief, de Fundels en op termijn ook de e-boeken, digitale films en digitale tijdschriften. Bekijk de samenstelling
  3. Belevingsdiensten: Deze stuurgroep is verantwoordelijk voor de diensten gericht op beleving in de bibliotheek. Op dit moment de Arcadegames en het Bibliotheekspel Bibster. Bekijk de samenstelling
  4. Inspiratiediensten: De diensten die bezoekers inspiratie bezorgen. Bieblo en Mijn Leestipper, horen tot de bevoegdheid van deze Stuurgroep. Bekijk de samenstelling

Wie deel uitmaakt van een bepaald consortium en bezwaar zou hebben tegen de samenstelling van de stuurgroep van dit consortium kan dit gemotiveerd melden aan Klaar Leroy

De 4 pijlers van ons coöperatief model

Communicatie - samen overleggen
Cultuurconnect ondersteunt met heldere communicatie de coöperanten. Via de communicatiekanalen van Cultuurconnect, enquêtes, stemrondes en later ook een digitaal platform reflecteren en overleggen we: Waar staan we? En waar gaan we heen? 

Cocreatie - samen maken
Door de nauwe en actieve betrokkenheid van de cultuursector bij de ontwikkeling van onze diensten, houden we voeling met wat er leeft en waar de (digitale) noden liggen. Zo varen we steeds de juiste koers, richting relevante diensten die cultuurhuizen in tijden van toenemende digitalisering echt versterken.

Coöperatie - samen beslissen
Als afnemer/gebruiker van de dienst ben je automatisch coöperant. Je maakt deel uit van de consortiumgroep. En misschien engageer je je dieper door mee de strategie te bepalen in de stuurgroep. Zo bepalen we samen het nu en het straks van onze gemeenschappelijke diensten. 

Cofinanciering - samenleggen
Met Vlaamse middelen en bijdragen van alle coöperanten kunnen we onze diensten voortdurend onderhouden en optimaliseren. We lanceren diensten steeds op maat van de sector, maar tijden veranderen snel en ook diensten moeten mee evolueren. Door samen te investeren, maken we dit mogelijk

Thumbnail

Veelgestelde vragen

 

  1. Waarom wil Cultuurconnect volgens een coöperatief model werken?
  2. Hoe definitief is dit coöperatief model al uitgewerkt?
  3. De stuurgroepen die er nu zijn, gaan allemaal over diensten voor bibliotheken. Hoe zit het met stuurgroepen voor cultuur- en gemeenschapscentra?
  4. Bestaan er ook nog werkgroepen? 
  5. Hoe zit het met aansprakelijkheid als lid van een stuurgroep?  
  6. Waarover beslist de stuurgroep, wat is de rol van de stuurgroep? 
  7. Wat is de rol van het consortium? 
  8. Bestaat het consortium enkel ‘digitaal’? 
  9. Hoe zijn de stuurgroepen samengesteld? 
  10. Wie zit de stuurgroepen voor?
  11. Wie beslist of een experiment opgeschaald wordt tot een dienst? 
  12. Wanneer verandert de stuurgroep van samenstelling? 
  13. Hoe communiceert een stuurgroep naar het consortium?
  14. Wat met confidentiële zaken? 
  15. Wat als ik nog meer vragen heb?

 

Waarom wil Cultuurconnect volgens een coöperatief model werken?

Naast de verplichte bestuursorganen van Cultuurconnect als vzw, een Raad van Bestuur en een Algemene Vergadering, wil Cultuurconnect verder gaan in de samenwerking met het werkveld en volledige sturing in handen van de deelnemers overlaten. De sector cofinanciert de diensten, nogal wiedes dat daar inspraak tegenover staat. 

Lokale noden en behoeften moeten leidend zijn. Enkel zo wordt Cultuurconnect een organisatie voor, maar ook van het werkveld. Cultuurconnect is ervan overtuigd dat coöperatief werken de effectiviteit, kwaliteit en gedragenheid van de diensten bevordert. De lokale cultuurinstelling is op die manier zowel afnemer als gebruiker als controleur/bestuurder.

Neem bijvoorbeeld een coöperatie (Milcobel) waar melkveehouders samen de melkverwerking organiseren. Ze varen er economisch wel bij (een hoge melkprijs komt elke aandeelhouder ten goede, en men is zeker van afname), ze zijn zelf eigenaar van de onderneming (winst gaat naar investeringen of naar de eigenaars) en ze sturen zelf democratisch de onderneming aan (kunnen beslissingen tegenhouden die ingaan tegen het doel van de onderneming, bijvoorbeeld een te lage melkprijs of een verschuiving naar een andere markt). Het doel van de coöperatie -alle geproduceerde melk ophalen en een goede prijs krijgen voor de melk- hebben de coöperanten zelf onder controle.

De bedoeling van onze samenwerking met lokale cultuurinstellingen is om kwalitatieve diensten te voorzien die zo goed mogelijk aan de lokale noden beantwoorden, tegen een zo voordelig mogelijke prijs. Er is een schaalvoordeel, en een kennisvoordeel door de krachten te bundelen op Vlaams niveau. De democratische aansturing gebeurt in stuurgroepen en consortia.

Wie meer wil lezen over coöperatief werken, kan terecht op het ICA-kompas dat de 7 principes van het coöperatief model toelicht.

Hoe definitief is dit coöperatief model al uitgewerkt?

Cultuurconnect wil de stuurgroepen en werkgroepen opzetten in 2019, ook al is nog niet alles definitief uitgeklaard. Het zal dus een proces zijn waarbij we samen leren en bijsturen. Hoe kunnen we de juiste dingen op het juiste moment doen? Hoe komen we op een goede manier in gesprek en tot overeenstemming? Welke rol heeft ieder en wie voert de regie? 
Het zal voor iedereen wat wennen zijn: voor Cultuurconnect om de sturing over te laten in handen van stuurgroepen en consortia, voor lokale cultuurinstellingen om zich mede-eigenaar te voelen en zich expliciet te informeren en te laten horen. Volgende Connect & Co bijeenkomst willen we ook de tijd nemen om over het samenwerkingsmodel zelf van gedachten te wisselen. 
 

De stuurgroepen die er nu zijn, gaan allemaal over diensten voor bibliotheken. Hoe zit het met stuurgroepen voor cultuur- en gemeenschapscentra?

Pas als een experiment wordt opgeschaald tot een ‘dienst’ die kan worden afgenomen door het werkveld, wordt die dienst door een stuurgroep aangestuurd. We hebben momenteel een aantal diensten voor cultuur- en gemeenschapscentra in de pijplijn (bijv. Voor de Show, de gemeenschappelijke digitale basisinfrastructuur voor cultuur- en gemeenschapscentra,...). Na lancering van deze diensten zal ook daarvoor een stuurgroep opgericht worden. 
Tijdens de voorbereiding van de diensten betrekken we de sector van de cultuur- en gemeenschapscentra ook maximaal. De manier waarop dit gebeurt is afhankelijk van het project. Voor gemeenschappelijke digitale basisinfrastructuur  voor cultuur- en gemeenschapscentra (o.a. ticketing) bijvoorbeeld, begeleidt momenteel een uitgebreide stakeholdergroep het voortraject.
 

Bestaan er ook nog werkgroepen? 

Ja. Sommige stuurgroepen hebben heel veel verschillende zaken in hun mandje. Of soms moet een voorstel eerst verder onderzocht worden vooraleer de stuurgroep een overwogen beslissing kan nemen. Dan kunnen werkgroepen ingeschakeld worden om voorbereidingen te treffen, voorstellen te doen aan de stuurgroep of om bepaalde deelaspecten van de diensten mee uit te werken. Zo heeft de stuurgroep Gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken verschillende werkgroepen opgericht, o.a. voor Open Vlacc, voor Bibliotheekwebsites en voor het Bibliotheeksysteem. De werkgroepen zijn samengesteld uit experten, die al dan niet lid zijn van de stuurgroep. 
 

Hoe zit het met aansprakelijkheid als lid van een stuurgroep?  

De leden van de stuurgroep zijn niet persoonlijk aansprakelijk voor wat ze in de stuurgroep beslissen. Er wordt hen gevraagd te handelen ‘als een goede huisvader’. De juridische  eindverantwoordelijkheid wordt gedragen door de Raad van Bestuur van Cultuurconnect vzw. Het is de Raad van Bestuur die de stuurgroepen in haar samenstelling en opdracht bekrachtigt. De Raad van Bestuur vraagt de directie van Cultuurconnect de werking van de stuurgroepen op te volgen en over de voortgang en de kwaliteit van de besluitvorming te rapporteren, zodat waar nodig geëvalueerd en bijgestuurd kan worden. Stuurgroepleden worden niet vergoed voor hun bijdrage.

Waarover beslist de stuurgroep, wat is de rol van de stuurgroep? 

De stuurgroep zorgt ervoor dat de dienst goed uitgebaat wordt binnen de strategische krijtlijnen zoals vastgelegd door het consortium. Het is een groep van geëngageerde deelnemers die de beslissingen van de consortiumgroep voorbereidt en de uitvoering ervan bewaakt. De stuurgroep komt 1 à 3 keer per jaar samen.

Vertegenwoordigers in de stuurgroep zitten er ten persoonlijke titel, als vaste persoon. Niemand is dus als ‘lokale cultuurinstelling’ lid van een stuurgroep, en het is dus ook niet de bedoeling om zich door een collega van de eigen instelling te laten vervangen indien men zelf verhinderd is om de vergadering bij te wonen. Leden van het consortium weten op die manier wie ze kunnen aanspreken over een bepaald onderwerp.

Het bestuur van Cultuurconnect delegeert binnen haar (juridische) eindverantwoordelijkheid formeel een aantal bevoegdheden aan de stuurgroepen: 

  • waken over de uitvoering van de productstrategie
  • opmaken van een deelbegroting voor de dienst (te integreren in de totaalbegroting van Cultuurconnect die wordt vastgelegd door de Algemene Vergadering van Cultuurconnect)
  • goedkeuren binnen de afgesproken deelbegroting van financiële verbintenissen en bestellingen mits inachtname van volgende drempelbedragen:
    • > 50.000 € EBTW: de beslissing van de stuurgroep wordt voorafgaandelijk ter bevestiging voorgelegd aan de directie
    • > 85.000 € EBTW: de beslissing van de stuurgroep wordt voorafgaandelijk ter bevestiging voorgelegd aan het financieel comité van de Raad van Bestuur en de voorzitter van Cultuurconnect
    • > 209.000 € EBTW: de beslissing van de stuurgroep wordt voorafgaandelijk ter bevestiging voorgelegd aan de Raad van Bestuur van Cultuurconnect 

De stuurgroep zorgt er voor, ondersteund door medewerkers van Cultuurconnect, dat bij de uitvoering van haar bevoegdheid de aanbestedingsrechtelijke verplichtingen worden nageleefd. Ondertekening van contracten, autoriseren van facturen, en andere uitvoerende handelingen op basis van bovenstaande besluitvorming blijft een bevoegdheid van de Cultuurconnectmedewerker die verantwoordelijk is voor de dienst waarop de stuurgroep betrekking heeft, dan wel van directie en/of voorzitter (cf. interne delegatieregeling). 

De stuurgroep wordt in haar samenstelling en opdracht bekrachtigd door het bestuur van Cultuurconnect.
 

Wat is de rol van het consortium? 


Voor elke dienst wordt een consortiumgroep opgericht. De consortiumgroep van een dienst bestaat uit alle deelnemende bibliotheken of cultuur- en gemeenschapscentra. Het consortium Fundels bestaat dus uit alle bibliotheken die Fundels afnemen. Voor de Gemeenschappelijke basisinfrastructuur digitale bibliotheek gaat het over bijna alle bibliotheken in Vlaanderen en over de Nederlandstalige bibliotheken in Brussel. Het consortium beslist de strategie en roadmap van de respectievelijke dienst(en). Concreet gaat het over: wat als een leverancier ermee ophoudt of de prijs optrekt; wat als interessant alternatief op de markt komt, wat als er keuzes gemaakt moeten worden tussen twee richtingen met telkens een ander kostenplaatje, wat met financiële klemtonen,... De stuurgroep en het consortium wisselen van gedachten. Het initiatief voor een dialoog kan zowel vanuit het consortium vertrekken, als vanuit de stuurgroep. Aan het consortium zal om input gevraagd worden via een digitaal besluitvormingsplatform dat nog wordt opgezet. Dat digitaal platform zal ervoor zorgen dat het consortium ingelicht is over de stand van zaken, en dat het voorstellen kan indienen, kan stemmen, discussiëren/becommentariëren en bijsturen. De besluitvorming wordt er ook gedocumenteerd. 
 

Bestaat het consortium enkel ‘digitaal’? 


Het digitaal besluitvormingsplatform (met plaats voor informatie, discussie, polls,...), is een dagelijks werkinstrument voor de ‘governance’ van de diensten van Cultuurconnect. Het is het instrument waarmee het consortium zijn werk doet en de relatie met de stuurgroep onderhoudt. Aanvullend organiseren we jaarlijks een fysieke bijeenkomst, Connect&Co, de dag waarop elk consortium uitgenodigd is om in dialoog te gaan met elkaar en samen keuzes te maken. De stuurgroepen rapporteren er over de voortgang van de diensten en leggen belangrijke beslissingen voor aan de ruimere groep van deelnemers. Het vormt de ‘live’ tegenhanger voor de digitale conversaties. We willen er uitwisseling van informatie en ruimte voor gesprek en/of debat stimuleren. De bedoeling is dat alle leden van de consortia aanwezig zijn en op die dag ook nieuwe inzichten verwerven om met  bestaande of nieuwe diensten aan de slag te gaan.

Hoe zijn de stuurgroepen samengesteld? 


We kiezen voor een groep mensen die beheersbaar is qua aantal, en die toch representatief is. Logisch dat de stuurgroep GBI digitale bibliotheek en de stuurgroep Collectiediensten daarom meer leden tellen dan bijvoorbeeld de stuurgroep beleving. Cultuurconnect neemt het voorzitterschap op. Ook de productmanager van de betrokken dienst(en) neemt deel aan de stuurgroepvergaderingen.

De stuurgroepen zijn zo samengesteld: 

  • Cultuurconnect lanceerde tijdens Connect & Co een oproep, en bezorgde op 4 oktober 2018 een aanmeldingsformulier
  • Tot eind oktober 2018 konden mensen zich kandidaat stellen, waarbij ze hun motivatie toevoegden. 
  • Cultuurconnect overwoog alle kandidaturen en stelde een voorstel van samenstelling op per stuurgroep. Daarbij werd zorgvuldig rekening gehouden met:
    • in de verschillende stuurgroepen zoveel mogelijk verschillende mensen uit verschillende types bibliotheken te laten participeren. Concreet betekent dit: één zitje per bibliotheek. Het kan wel voorkomen dat de grotere bibliotheken in diverse stuurgroepen aanwezig zijn. Dit omdat zij een breder personeelsbestand hebben, met vaak ook een hoge expertisegraad m.b.t. de verschillende diensten van Cultuurconnect.
    • gemengde samenstelling met nieuwe en ervaren mensen uit de sector
    • gemengde samenstelling met leden afkomstig van zowel grote als van kleine bibliotheken en vertegenwoordiging uit regionale bibliotheken.
    • gemengde samenstelling afkomstig uit alle provincies
    • aanwezigheid van de meest betrokken pilootbibliothe(e)ken omwille van expertise en hun eerdere engagement.

De Raad van Bestuur van Cultuurconnect bekrachtigde op 13 december 2018 het voorstel van samenstelling 

Wie zit de stuurgroepen voor?


De directie van Cultuurconnect neemt het voorzitterschap op. Teamcoach productmanagement (Jan Braeckman) is vervanger indien nodig. De productmanager van Cultuurconnect neemt ook deel aan de vergaderingen van de stuurgroepen.

Wie beslist of een experiment opgeschaald wordt tot een dienst? 

Voor onze experimenten hanteren we een specifieke aanpak. De laatste stap in een succesvol research and development (R&D) project is het zoeken naar een duurzame ‘business model fit’: wanneer we de dienst recurrent kunnen uitbaten in een break-even model waar inkomsten en uitgaven elkaar in evenwicht houden. In vele gevallen zal het werkveld daartoe (een deel van)  de recurrente kosten op zich nemen. Er is echter ook een (vaak aanzienlijke) investering nodig om het R&D project op te schalen tot een recurrente dienst. Het prototype moet afgewerkt worden, de serverinfrastructuur moet opgeschaald worden, enz. Het is de Raad van Bestuur van Cultuurconnect die de uiteindelijke beslissing neemt tot deze opschaling, want de (tijds)investering wordt niet doorgerekend aan het werkveld maar gedragen binnen de subsidie van de Vlaamse overheid aan Cultuurconnect. Er zullen dus regelmatig keuzes gemaakt moeten worden hoeveel (tijds)investeringen in opschalingsprojecten Cultuurconnect kan doen, rekening houdend met alle doelstellingen in de beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid. De Raad van Bestuur van Cultuurconnect is het best geplaatst om deze afweging te maken en te beslissen welke opschalingsprojecten we al dan niet starten. Ze baseert zich bij die beslissing op de resultaten van het R&D traject, de business model fit en de resultaten van een online consultatie van de brede sector naar haar voorkeuren en prioriteiten. Uiteindelijk gaat het dus om een gedeelde beslissing, waarbij het werkveld bepaalt of er een levensvatbaar business model voor de recurrente uitbating van een dienst kan uitgebouwd worden en het bestuur van Cultuurconnect - binnen de contouren van de beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid - beslist over de investering die nodig is om het R&D project op te schalen tot een duurzame dienst.    

Wanneer verandert de stuurgroep van samenstelling? 

Cultuurconnect stelt de stuurgroepen nu voor 2 jaar samen. In de loop van deze periode 
zullen we evalueren en samen beslissen hoe we best een hersamenstelling van stuurgroepen vormgeven. Het lijkt alvast een goed principe dat de samenstelling van een stuurgroep af en toe wijzigt om de frisse blik van nieuwkomers toe te staan - terwijl natuurlijk ook continuïteit en ervaring nodig is. 

Hoe communiceert een stuurgroep naar het consortium? 

De bedoeling is om ervoor te zorgen dat de stuurgroepen en de consortia vlot met elkaar kunnen communiceren. De communicatie verloopt via een digitaal besluitvormingsplatform in beide richtingen, dus ook vanuit het consortium richting stuurgroep. Actief meewerken aan de communicatie naar het bredere werkveld, is deel van de opdracht van de stuurgroep. Het is zeker de bedoeling dat de agenda en een kort verslag van de stuurgroep met het consortium wordt gedeeld. Het consortium wordt uitgenodigd om feedback en ideeën te delen met de stuurgroep. Daarnaast zou de software ook het beslissen moeten faciliteren (via stemmen, polls, stellingen waarop kan worden gereageerd, ... ) Over geschikte software hiervoor wordt nog nagedacht. Cultuurconnect blijft daarnaast nog, onder andere via nieuwsbrieven, communiceren met het hele werkveld. 

Wat met confidentiële zaken? 

Voor bepaalde beslissingen, die bijvoorbeeld gaan over offertes en budgetten, zal aan de leden van de stuurgroepen gevraagd worden een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Geheimhouding kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om de procedure van een overheidsopdracht tot een goed einde te brengen. Dergelijke financiële informatie komt ook niet in het openbaar verslag van een stuurgroep. 

Nog vragen? 

Met al je vragen, suggesties en feedback kan je terecht bij Klaar Leroy

alle veelgestelde vragen
 

Thumbnail