Een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen en Brussel

Met meer dan driehonderd openbare bibliotheken en ruim zevenhonderd vestigingen had Vlaanderen een lappendeken aan systemen waarmee bibliotheken hun werkprocessen digitaal ondersteunden. Elk systeem stond in voor deze dagelijkse processen, zoals aankoop en beheer van de collectie, inschrijving en beheer van leners, registratie van transacties voor lenen, reserveren, verlengen, innemen en betalen, en andere processen zoals boekhouding, statistieken, communicatie enzovoort.

Een beleidskeuze van de provinciale overheden om deze systemen te centraliseren, mondde in 2017 uit in 5 provinciale systemen, 1 Brussels systeem en 58 losse systemen.

Met de overheveling van de provinciale zogenaamde persoonsgebonden bevoegdheden naar Vlaanderen op 1 januari 2018 werd het plan opgevat om nog verder te centraliseren. Er moest een eengemaakt bibliotheeksysteem komen voor alle Nederlandstalige bibliotheken in Vlaanderen en Brussel.

Het doel van dat project was niet alleen om verschillende bestaande bibliotheeksystemen te vervangen, maar ook om het bibliotheeksysteem als product aantrekkelijk en efficiënt te houden. Een gedeeld platform versterkt de samenwerking tussen bibliotheken, en maakt het gemakkelijker om verder te innoveren en op die manier een betere dienstverlening aan te bieden aan de leners. De Vlaamse overheid gaf in 2018 de opdracht aan Cultuurconnect om alle verschillende bibliotheeksystemen van de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel te vervangen door één modern, gemeenschappelijk systeem.

Vandaag, vijf jaar en zeven migratiegolven later, is die ambitieuze doelstelling werkelijkheid geworden. In totaal maakten 305 bibliotheken met samen 809 vestigingen en 5.044 medewerkers de overstap naar het Bibliotheeksysteem. De aanbesteding gunde Cultuurconnect aan het Online Computer Library Center (OCLC) met hun bibliotheeksoftware Wise. Zij zijn marktleider in Nederland, maar waren op dat moment een nieuwe speler op de Vlaamse markt.

Het Bibliotheeksysteem maakt deel uit van de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek, die beschikbaar is voor alle openbare bibliotheken. Deze digitale basisinfrastructuur bestaat uit het Bibliotheeksysteem, het platform voor de bibliotheekwebsites, de centrale databank Open Vlacc en de diensten binnen het Dienstenmodel. De basisinfrastructuur vormt zo de ruggengraat van de bibliotheek. Het Bibliotheeksysteem is dan ook nauw afgestemd op de andere onderdelen van de basisinfrastructuur. Voor sommige bibliotheken betekende instappen in het Bibliotheeksysteem dat ze voor het eerst toegang hadden tot alle onderdelen van de basisinfrastructuur.

Geïntegreerde systemen

De bibliotheekwebsite is het visitekaartje van de bibliotheek en het portaal voor de bibliotheekgebruiker. Gebruikers kunnen met de gepersonaliseerde Mijn Bibliotheek-toepassing online hun leningen beheren en werken opzoeken, aanvragen of reserveren in de publiekscatalogus. De manieren waarop de gebruiker een werk kan lenen, zijn logisch op elkaar afgestemd binnen het Dienstenmodel. Zo kan de gebruiker zich bijvoorbeeld inschrijven bij een andere bibliotheek als een werk niet beschikbaar is in de eigen bibliotheek of het regionetwerk waarvan de bibliotheek deel uitmaakt, een aankoopsuggestie doen of zelfs een werk laten overbrengen (interbibliothecair leenverkeer of IBL).

Mijn Bibliotheek en de klantenadministratie in Wise spelen vlot op elkaar in: vanuit het bibliotheeksysteem worden automatisch e-mails verstuurd waarmee je eenvoudig een Mijn Bibliotheek-profiel kunt aanmaken of koppelen; een melding bij de lener in Wise wordt getoond als een bericht in Mijn Bibliotheek en kosten die je online betaalt, worden meteen afgerekend in Wise. De lener kan zelf de instellingen voor het bewaren van de leenhistoriek beheren in Mijn Bibliotheek en zich sinds kort online (her)inschrijven.

De publiekscatalogus op de bibliotheekwebsites werkt via de centrale databank Open Vlacc. Open Vlacc verzamelt alle metadata van de materialen die de bibliotheek aanbiedt. Nieuwe titels en updates aan titels worden dagelijks bijgeladen, maar het is ook mogelijk om vanuit Wise live in Open Vlacc te zoeken en ontbrekende titels over te zetten. Alle titels uit Wise – zowel de titels uit Open Vlacc als lokale titels – met hun bijbehorende exemplaren in elke bibliotheek worden gepresenteerd in de publiekscatalogus op de bibliotheekwebsites. Dagelijks vindt er een incrementele import plaats, wekelijks een volledige import. Beschikbaarheid- en plaatsingsgegevens worden in real time opgehaald, zodat de lener steeds precies weet wat de bibliotheek in huis heeft en waar het staat.

Heel wat instellingen die beheerd worden in Wise stromen door naar de publiekscatalogus: ophaalvestigingen voor reserveringen, openingsuren, sluitingsdagen en adresinformatie, kostprijs per soort reservering, enzovoort.

Het Bibliotheeksysteem helpt bibliotheekprofessionals tot slot met de dagelijkse processen. Lenersadministratie, circulatie, catalografie, bestellen, inventarisbeheer, financieel beheer, rapportage en statistieken: het Bibliotheeksysteem zorgt voor een zo gebruiksvriendelijk, open en betrouwbaar mogelijk softwaresysteem.

Automatisch is het sleutelwoord

Het Bibliotheeksysteem ondersteunt niet alleen de operationele processen, maar automatiseert die ook waar mogelijk. Zo kunnen er door Wise tot 24 soorten berichten verstuurd worden naar leners: inleverattenties, herinneringen, ophaalberichten voor reserveringen, nota’s, berichten over het verlengen van het lidmaatschap, welkomstmails, enzovoort.

Het systeem berekent op basis van verschillende triggers wanneer deze verstuurd moeten worden, zet de berichten klaar, verstuurt ze vanuit het e-mailadres van de bibliotheek en handelt bounces af. De bibliotheek kan met behulp van een aparte wysiwygeditor (what you see is what you get, dus de editor toont het bericht zoals de lener het zal ontvangen) zelf de opmaak en teksten van deze serviceberichten beheren. Wanneer een lener op zo’n e-mail antwoordt, komt dat antwoord rechtstreeks in het postvak van de bibliotheek terecht.

Voor de doorsnee bibliotheek gebeurt het invoeren van recente aanwinsten – koppelen in Wise – in een handomdraai. Het Bibliotheeksysteem voorspelt de plaatsingsgegevens van een exemplaar op basis van de titelgegevens en een zogenaamde ‘kastconversietabel’. In het ideale scenario hoeft de bibliotheek alleen nog het exemplaarnummer in te lezen. Zo komen materialen sneller in de kasten en is er meer tijd voor andere taken.

Zeker de tijdschriftenmodule is het vermelden waard. Wise voorspelt wanneer de bibliotheek een exemplaar van een tijdschrift moet ontvangen op basis van een centraal beheerde verschijningsfrequentie. In de tijdschriftenmodule worden alle te ontvangen exemplaren op één scherm klaargezet, zodat de bibliotheekmedewerker ook hier enkel nog een exemplaarnummer hoeft toe te voegen. Tijdschriftexemplaren die niet geleverd werden, verschijnen op een rappelbrief voor de leverancier.

Lokale eigenheden

Aangezien het een grote verscheidenheid aan bestaande bibliotheeksystemen moest vervangen, was een van de grootste uitdagingen van het eengemaakte systeem om een balans te vinden tussen wat voor alle 305 bibliotheken werkt en waar lokale accenten noodzakelijk zijn. Het Bibliotheeksysteem moet werkbaar zijn voor zowel bibliotheken met drie medewerkers als voor grote bibliotheken met tweehonderd personeelsleden, voor bibliotheken die voor elke doelgroep andere uitleenvoorwaarden aanbieden, voor bibliotheken met een systeem voor onbemande openingsuren, voor bibliotheken met en zonder automaten, met veel of weinig vestigingen, en voor bibliotheken in een samenwerkingsverband.

Wise is gelukkig erg parametriseerbaar, en nieuwe ontwikkelingen of verbeteringen worden zo instelbaar mogelijk gemaakt per bibliotheek. Soms betekent dat echter dat verbetervoorstellen niet uitgevoerd worden. Ze vragen te veel ontwikkeltijd in verhouding tot het aantal bibliotheken dat er gebruik van zou maken of ze zijn een verbetering voor sommige bibliotheken, maar hebben ongewenste gevolgen voor andere.

In het Bibliotheeksysteem is ook plaats voor zogenaamde ’speciale collecties’. Deze collecties zijn eigendom van de openbare bibliotheek of van een lokale partner die formeel samenwerkt met een openbare bibliotheek. Denk hierbij aan spelotheken, academiebibliotheken, schoolbibliotheken, gevangenisbibliotheken, archieven, heemkundige kringen, enzovoort. Onder bepaalde voorwaarden kunnen deze opgenomen worden als vestiging van de openbare bibliotheek en zo gebruikmaken van alle voordelen die het eengemaakte systeem biedt.

Schaalvoordeel

Het grootste voordeel van het eengemaakte systeem is dat ontwikkelingen maar één keer moeten gebeuren. Een koppeling met Mijn Bibliotheek om online lid te worden, moet bijvoorbeeld maar één keer gelegd worden. Dat is ook het geval voor een automatische bestelkoppeling met het online winkelmandje van de leverancier van bibliotheekmaterialen, of met Wise Analytics, een datawarehouse voor dashboards met grafieken en statistieken. Dat is niet alleen kostenbesparend, maar zorgt er ook voor dat er minder fouten optreden en dat ontwikkelingen sneller verlopen.

Ook voor de nieuwe werking van het IBL betekent dat een enorm schaalvoordeel. Leners kunnen online een IBL-reservering plaatsen als de lokale bibliotheek geen exemplaar bezit van een bepaalde titel. De aanvraag belandt dan onmiddellijk bij alle bibliotheken die wel een exemplaar ter beschikking hebben. Er is geen aparte software meer nodig voor IBL tussen openbare bibliotheken: alles verloopt via Wise. Die integratie zorgt voor een pak minder administratief werk. De bibliotheek die het gevraagde exemplaar opstuurt, geeft het eerst een nieuw barcodenummer dat uniek is in het volledige Bibliotheeksysteem. Daardoor kan de ontvangende bibliotheek het werk eenvoudig scannen om de aanvraag te bevestigen en om het werk rechtstreeks op de naam van de lener te lenen.

Samenwerken

IBL is er het mooiste voorbeeld van: het Bibliotheeksysteem laat toe om volop in te zetten op samenwerking tussen bibliotheken. Niet alleen om werken uit te wisselen, maar zelfs volledige collecties. Op dit moment maken vijf samenwerkingsverbanden van samen veertig bibliotheken gebruik van de functionaliteit voor wisselcollecties.

Bibliotheken kunnen hier nog een stap verder in gaan door met andere bibliotheken een samenwerkingsgroep te vormen binnen het Bibliotheeksysteem. In de meest verregaande vorm van samenwerking betekent dat dat ze een gedeeld lenersbestand hebben en een onderling transport van materialen. Leners moeten daardoor slechts in één bibliotheek (her)inschrijven en kunnen een reservering plaatsen op de volledige collectie van de regiobibliotheek, openstaande kosten betalen in elke bibliotheek van de samenwerking en hun geleende werken om het even waar inleveren.

In het Bibliotheeksysteem zijn vier vormen van samenwerking mogelijk, die voortbouwen op elkaar. Bibliotheken die een groep 3 vormen, hebben dus ook de eigenschappen van groep 1 en 2.

Groep 1

Leners die een geldig lidmaatschap hebben in één bibliotheek van de samenwerking, kunnen zich in alle andere bibliotheken gratis inschrijven.

• Limburg en Vlaams-Brabant: Slim Netwerk
• Oost-Vlaanderen: Wase bibliotheken en Meetjesland
• West-Vlaanderen: Zuidwest, Midwest en Ginter
• Brussel: Brusselse bibliotheken
• Antwerpen: Rupelbib

Groep 2

Alle bibliotheken van de samenwerking hebben hetzelfde reglement in Wise. Een lener die zich gratis in een andere bibliotheek inschrijft, kan er dus aan dezelfde voorwaarden lenen, reserveren, verlengen enzovoort.

• Oost-Vlaanderen: BibArt
• West-Vlaanderen: BART, Viertoren
• Vlaams-Brabant: Noordrand

Groep 3a

Leners die een geldig lidmaatschap hebben in één bibliotheek van de samenwerking, kunnen automatisch in alle andere bibliotheken aan dezelfde voorwaarden lenen, reserveren enzovoort, en openstaande kosten in elke bibliotheek betalen.

• Vlaams-Brabant: Pajottenland-Zennevallei, Druivenstreek
• Antwerpen: Stuifzand, Bibkwintet, Bibliotheek Neteland, Bibburen, BibLiNK23, Rivierenland

Groep 3b

Groep 3a mét transport: wie lid is van de regiobibliotheek, reserveert een titel standaard in alle bibliotheken van de samenwerking, waarbij een exemplaar opgestuurd wordt naar de gekozen ophaalbibliotheek.

Leners kunnen geleende werken bovendien in om het even welke vestiging inleveren.

• Oost-Vlaanderen: Route42, Dijk92

Verschillende regioverbanden hebben plannen om over te stappen naar een meer verregaande vorm van samenwerking, waaronder de Brusselse bibliotheken, de Wase bibliotheken, Rivierenland, Noordrand en Meetjesland.

Samenwerking en inspraak

In het coöperatieve model van Cultuurconnect staan werk-, project- en productgroepen mee in voor het dagelijkse beheer van de bibliotheekdiensten. Verschillende geëngageerde bibliotheekprofessionals uit bibliotheken van diverse groottes bepalen zo mee de koers. De productgroep Bibliotheeksysteem beslist mee over parameters of wijzigingen in Wise die impact hebben op of zichtbaar zijn voor alle bibliotheken. Samen beoordelen de leden van de productgroep de voorgestelde aanpassingen: zijn ze essentieel of mooi meegenomen? Komen ze het grootste deel van de bibliotheken ten goede? Door verbetervoorstellen te bespreken en af te toetsen in de productgroep, kunnen ontwikkelingen nauwkeurig beschreven worden voor leverancier OCLC.

De verbetervoorstellen die de toets doorstaan, worden formeel ingediend bij OCLC als wijzigingsverzoek. De productgroep bepaalt mee welke voorstellen prioriteit moeten krijgen, leest release notes na en bekijkt hoe informatie over doorgevoerde aanpassingen de weg vindt naar de juiste medewerkers op de werkvloer.

De productgroep Bibliotheeksysteem heeft er intussen drie jaar opzitten. In die periode sloten steeds meer bibliotheken aan op Wise en is de productgroep gaandeweg uitgebreid. De groep gaat nu samen met het Bibliotheeksysteem een nieuwe fase in: die van het vernieuwen en het duurzaam onderhouden.

De bibliotheek van de toekomst

Nu alle bibliotheken aangesloten zijn, liggen er heel wat kansen om de Vlaamse bibliotheken verder digitaal te versterken. Cultuurconnect richtte in juni 2022 de stuurgroep Digitale Bibliotheek op, ook hier met vertegenwoordiging uit bibliotheken van verschillende groottes van over heel Vlaanderen en Brussel. De ambitie is tweevoudig: een balans zoeken tussen het optimaliseren van operationele processen (dingen beter doen) en het ontwikkelen van een innovatieagenda (dingen anders doen of zelfs andere dingen doen).

Na een intense en strak geregisseerde migratieperiode breekt nu een periode van nazorg aan, gefocust op de verbetering van de ondersteuning en opleiding voor bibliotheken en op de opkuis van data uit de conversies. Er staan ook projecten op stapel die technisch, juridisch of bestuurlijk noodzakelijk zijn: het vervangen van systemen (bijvoorbeeld de Open Vlacc-software), het opvolgen van GDPR-evoluties (bijvoorbeeld onderzoek naar alternatieven voor Google Analytics) en het aanpassen aan de bestuurlijke realiteit (bijvoorbeeld fusies van gemeenten of veranderende regiosamenwerking). Tegelijkertijd beslist de stuurgroep over het ambitieniveau van de doorontwikkeling van de diensten van de Digitale Bibliotheek. Daar kunnen de experten uit de bibliotheken die deel uitmaken van de verschillende productgroepen van de diensten mee aan de slag. De doorontwikkeling van sommige diensten, zoals het Bibliotheeksysteem, zal ook mee bepaald worden door de leverancier. Zo krijgt de Wise-client de komende jaren een update naar een browserversie, de Wise-console.

Tegelijkertijd werkt de stuurgroep aan een innovatieagenda. Een voorbereidend traject op basis van een nieuwe visietekst leidde tot prioritaire strategische doelstellingen en tot een kader van bouwstenen en formules dat afgerond werd in april 2023. Tegen de zomer volgt een eerste versie van een roadmap met vernieuwingsprojecten. De klemtoon ligt op de verdere uitbouw van een digitale bibliotheek die voldoet aan de hoge, actuele standaarden van gebruikers ten aanzien van vormgeving, toegankelijkheid en gebruikersbeleving.

Daarnaast kunnen het gebruik en het bereik van het digitale aanbod van de bibliotheek nog groeien. Een persoonlijke dienstverlening (CRM en marketing) biedt hiertoe veel kansen. Na een periode van focus op de klassieke (leen)processen verwachten bibliotheken zeker aandacht voor hun nieuwe functies: welke rol kan de digitale bibliotheek spelen om tegemoet te komen aan de programmerings-, ontmoetings- of verblijfsfunctie van de bibliotheek?

Tot slot wil de stuurgroep ook onderzoeken wat de digitale bibliotheek kan betekenen voor specifieke doelgroepen als de intensieve gebruiker, jeugd en gezinnen, leerkrachten en leerlingen en digitaal laag- of minder geletterden. Op die manier kan de bibliotheek drempels wegwerken en iedereen kansen bieden om te participeren in de hedendaagse maatschappij, om zich persoonlijk uit te drukken en te ontwikkelen en om ervaringen, hulpmiddelen en vaardigheden te delen.

Dit artikel verscheen in META nummer 2023/4.