Starten met regiotransport: Route 42 aan het woord

Route 42 organiseert sinds ongeveer een jaar transport tussen de 6 bibliotheken van het regioverband. Het grootste deel van het klassieke IBL wordt nu opgevangen met transport binnen de regio. Bibliotheekmedewerkers zijn tevreden over het transparante en tijdsefficiënte werkproces. Leners moeten zich niet meer verplaatsen naar een andere bibliotheek om iets uit te lenen of in te leveren, de wachtrijen bij reserveringen zijn minder lang, de collectie is groter en het is beter voor de portemonnee. Kortom: iedereen wint bij deze dienstverlening. Nicky Coudeville (bib Oosterzele) en Veerle De Brakeleer (bib Lierde) aan het woord.

Nicky: “Gewone IBL-aanvragen komen in Route 42 nog zelden voor. Het transport vangt het grootste deel op. Er zijn meer aanvragen voor regiotransport dan er ooit voor IBL waren. Dat grote aantal aanvragen hadden we met de IBL-procedure nauwelijks kunnen verwerken. De procedure voor regiotransport is een stuk eenvoudiger en sneller. Personeel, zelfs jobstudenten, zijn er rap mee weg. Het is een geautomatiseerd en stabiel proces dat ervoor zorgt dat we efficiënt kunnen werken.”

Nicky: “De kernactiviteiten zijn exemplaren verzamelen (order picking) en het transport. Kastlijsten lopen en reservaties uit de rekken halen is veel en onvoorspelbaar werk. Het kan wat tijd kosten om vermiste exemplaren te traceren of om kleuterboeken en strips terug te vinden in bakken. In Route 42 heeft elke bibliotheek de gewoonte gekweekt om de kastlijst regelmatig op te volgen, op rustige momenten, ook op de dagen zonder transport, als onderdeel van baliewerk."

"Op deze manier wordt de orderpicking echt een gedeelde inspanning. Zo verspreid je de werkbelasting over meerdere dagen, meerdere personeelsleden en meerdere bibliotheken. Op de dag van transport kan je je dan concentreren op de aanvragen die enkel door jouw bib gehonoreerd kunnen worden, te herkennen aan de 'B' naast de titel (reservaties voor de eigen bib).”

Veerle: “Het is ook het beste om niet te rigide vast te leggen welke bibliotheek wanneer de kastlijst draait op een dag van transport. Het heeft niet veel zin om het systeem tot in de details te proberen te analyseren. Het kan altijd zijn dat een titel terugkeert en dan bij jou dadelijk opnieuw op transport moet. Waarschijnlijk is het gereserveerd nadat het op transport is gezet. Als je dat allemaal wil doorgronden, steek je daar veel tijd in en snap je het nooit helemaal. Het maakt ook niet uit, het komt wel goed."

Nicky: “Het transport gebeurt door 3 vrijwilligers. Ze rijden elk 1 keer per week rond, op maandag, woensdag en vrijdag. Route 42 heeft 2 hybride bestelwagens, die ook ter beschikking staan van de cultuurregio. Voor een bakfiets zijn de afstanden tussen de bibliotheken in de regio te groot, een busje bleek de beste oplossing. De vrijwilligers zijn aangesteld vanuit de bibliotheek Oosterzele en krijgen een vrijwilligersvergoeding.”

Veerle: “We hebben er bewust voor gekozen om alles te laten transporteren: van oude titels tot sprinters, dvd’s en aanwinsten. Dit is logischer en klantvriendelijker. Populaire titels circuleren veel meer en zijn voortdurend uitgeleend. Een volledig gedeelde collectie vinden wij een meerwaarde voor het publiek.”

Veerle: “Het voordeel voor de klant is groot. Zij hebben hun titel sneller in handen, omdat er meer exemplaren vanuit verschillende bibliotheken tegelijk worden gereserveerd. Dat betekent dat de boeken van onze bib veel sneller circuleren tussen de bibs van Route 42 en dat ‘onze’ klanten eigenlijk klant worden van Route 42. Je kan perfect voor een klant van een andere bib werken zonder dat je die ooit gezien hebt. Dat is een beetje wennen in het begin, maar nu lukt dat perfect.”