Laatste bibs schakelen over naar Wise

Van 9 tot en met 15 februari schakelde De Krook in Gent als laatste grote bibliotheek over naar het Eengemaakte Bibliotheeksysteem (Wise). Een hele uitdaging voor de op één na grootste bib in Vlaanderen, met 15 vestigingen en meer dan 100 medewerkers. Zowel Cultuurconnect als een team van leverancier OCLC waren aanwezig bij de heropening om het bibteam in De Krook en enkele filialen te ondersteunen.

Aan de overstap ging een traject van een zestal maanden vooraf met infosessies, opleidingen en datatesten. Lees hier in welke stappen zo’n migratie verloopt. Zeker voor de bibmedewerkers was overschakelen op een nieuw systeem na meer dan 20 jaar een grote aanpassing. Gelukkig verliep de omschakeling vlot en zonder grote problemen. De komende maanden kunnen de medewerkers zich verder vertrouwd maken met de nieuwe omgeving en ligt de focus vooral op finetunen van de nieuwe processen.

Kurt Van Belle: “De omschakeling verplichtte ons om onze bestaande werking en ons dienstenmodel te herdenken en af te stemmen op de andere bibliotheken in Vlaanderen. Het voordeel is dat we zo verder kunnen groeien binnen de eengemaakte structuur, bijvoorbeeld op vlak van collectie, dienstverlening, kennisopbouw ... Daardoor zullen we in de toekomst beter kunnen inspelen op verschillende noden, iets wat budgettair gezien anders moeilijk realiseerbaar zou zijn. Voor een moderne bibliotheek is het vandaag essentieel om te kunnen doorgroeien op die domeinen.” 

Op 1 maart schakelde Hoegaarden als allerlaatste bib - samen met Bibliotheek Boutersem - over naar Wise. Ook daar waren er geen grote hindernissen op de dag zelf. “We hebben wel heel veel voorbereidingswerk gedaan”, vertelt Nina Bossaer, bibliothecaris van Hoegaarden. “Naast het ‘huiswerk’ schoonden we ook onze collectie op, gooiden we veel oude en beschadigde materialen weg en bekeken we samen met het hele team de webinars. De komende weken kunnen we verder vertrouwd raken met het nieuwe systeem.” 

Nina Bossaer: “Het nieuwe systeem biedt heel wat mogelijkheden. De werking van berichten en e-mails is bijvoorbeeld heel goed en transparant. Ook de integratie van Open Vlacc in Wise is echt een meerwaarde. Het grootste voordeel voor ons is dat we niet langer ons eigen eilandje vormen, maar nu deel zijn van het grote geheel.” Het meest benieuwd zijn ze naar eigen zeggen naar de bestelkoppeling en naar Wise Analytics: “daar kwamen we voorlopig nog niet aan toe.”

Na 93 bibliotheken in 2019, 76 bibliotheken in 2020 en 99 bibliotheken in 2021, migreerden in 2022 nog eens 33 bibliotheken naar het Bibliotheeksysteem. De laatste 4 bibs maakten de sprong begin dit jaar. Dat brengt het totaal op 305 Wise-bibliotheken. 

Het Eengemaakte Bibliotheeksysteem hangt nauw samen met het vernieuwingstraject van de bibliotheekdiensten. Dankzij het nieuwe systeem kunnen leners nu zelf online materialen laten overkomen uit elke andere bib in Vlaanderen. Ook online betalen, online lid worden van de bibliotheek, nieuwe soorten bibliotheekabonnementen aanbieden, een automatische koppeling leggen met de boekhandel waar jouw bib materialen inkoopt … zijn mogelijk. Via de statistieken in Wise Analytics krijg je bovendien zicht op het gebruik van de diensten die je bibliotheek aanbiedt.