Wise-verbeteringen in 2021 dankzij de werkgroep Bibliotheeksysteem

bib
4
27/01/22
Deel dit artikel:

In 2021 kwam de werkgroep Bibliotheeksysteem 9 keer bijeen om na te denken over mogelijke verbeteringen aan Wise-processen. De 25 leden van de werkgroep testen ook vaak nieuwigheden als pilootbib en bespreken hoe kennis daarover best gedeeld wordt met de collega-bibliotheken. Lees hieronder waar de werkgroep in 2021 zoal mee bezig was en welke Wise-verbeteringen jouw bib aan deze werkgroep te danken heeft.

Procesverbeteringen

2 bibliotheekmedewerkers zijn bezig met klantenadministratie op een scherm in Wise

Dankzij de werkgroep Bibliotheeksysteem kregen volgende wijzigingsverzoeken in 2021 de nodige aandacht en prioriteit:

  • Geboekte kosten worden automatisch bijgewerkt in de klantenadministratie.
  • Een reservering wordt geannuleerd wanneer een materiaal afgeschreven wordt. De lener wordt hiervan op de hoogte gebracht.
  • Portkosten op de materiaalvergoedingsnota en de balienota.
  • Weergave van het uitgeleende tijdschriftnummer in de klantenadministratie en Mijn Bibliotheek.
  • Het (her)inschrijfproces efficiënter & vlotter laten verlopen.

Test 1, 2

Klein jongetje legt een boek op de zelfuitleenbalie van de bib.

Bij elke nieuwe versie van Wise testen enkele bibliotheken de zelfuitleentoestellen mee. Daarnaast proberen de bibliotheken van de werkgroep ook vaak nieuwe functionaliteiten uit als pilootbib en delen hun ervaring met de andere leden.

  • Bibliotheek Genk: berichteneditor en bestelproces automatiseren
  • Muntpunt, ARhus (Roeselare), bib Erpe-Mere, bib Lommel, bib Genk: Wise Analytics
  • Londerzeel, Hasselt, Brugge: online inschrijven
  • Kortrijk, Leuven: Status “In verwerking”
     

Kennis delen met collega-bibliotheken

4 bibliotheekmedewerkers zitten achter de balie en helpen elkaar met de computer, zijn in interactie met elkaar.

De werkgroep neemt voortdurend in overweging hoe nieuwe informatie over Wise bij de juiste medewerker terechtkomt. Daar kwamen enkele ideeën uit voort:

  • E-mailnotificaties op het leerplatform voor de pagina’s ‘Recente bugs’ en ‘Release notes’.
  • De inhoudstafel op het leerplatform.
  • De rubriek 'Nieuw op het leerplatform' in de nieuwsbrief.
  • Een lijst concrete voorbeelden van selecties op het leerplatform.
  • Release notes van grote versies worden 2 weken voor de release aan alle bibliotheken bezorgd.
  • Een proefproject rond 'Connect en Leer' en thematische sessies, zoals de workshops 'Selecties'.
     

Over de werkgroep Bibliotheeksysteem

De werkgroep beslist mee over parameters of wijzigingen in Wise die impact hebben op of zichtbaar zijn voor alle bibliotheken. Samen beoordelen de leden van de werkgroep de voorgestelde aanpassingen: Zijn ze essentieel of mooi meegenomen? Komen ze het grootste deel van de bibliotheken ten goede of slechts enkele? Doordat verbetervoorstellen in de werkgroep worden besproken en afgetoetst, kunnen ontwikkelingen nauwkeurig beschreven worden voor leverancier OCLC.

De verbetervoorstellen die de toets doorstaan, worden dan formeel ingediend bij OCLC als wijzigingsverzoek. De werkgroep bepaalt mee welke voorstellen prioriteit moeten krijgen, leest release notes na en bekijkt hoe informatie over doorgevoerde aanpassingen de weg vindt naar de juiste medewerkers op de werkvloer. 

In 2021 heette de werkgroep 5 nieuwe leden welkom: Sophie Kranen (Merksplas), Sandra Segers (Willebroek), Nancy Van Bael (Mechelen), Marjan Van Eycken (Kapellen), Karel Scherpereel (Leuven). Die 2 laatsten zijn nieuwe gezichten van bibliotheken die voordien al vertegenwoordigd waren in de werkgroep.

Benieuwd wie nog in deze werkgroep zit?