Digitaal Podium

Een pilootgroep bestaat uit minimaal 3 gemeenschapscentra, cultuurcentra en/of kunstenorganisaties met presentatiefunctie, gesubsidieerd via het kunstendecreet, die geografisch (regionale schaal) of inhoudelijk-thematisch (vergelijkbare werking) aan elkaar gelinkt zijn en de intentie hebben om samen te werken (op vlak van software). De groep kan in de beginfase uit een beperkt aantal kunst- en cultuurhuizen bestaan, met potentieel om te groeien.

Samen met de pilootgroep zoeken we een kwaliteitsvol ticketingsysteem op maat van de deelnemende huizen, met een focus op podiumactiviteiten. Uit het onderzoekstraject Digitaal Podium blijkt dat ticketing het aangewezen vertrekpunt is voor de uitbouw van een digitale basisinfrastructuur.

Afhankelijk van de noden van de pilootgroep, zetten we in op minstens 1 van de 4 uitbreidingen.

1. Webshop+: een goede, gebruiksvriendelijke etalage van je aanbod
2. Samenwerking: specifieke functionaliteiten ter ondersteuning bij het opzetten van samenwerkingsinitiatieven. Dit kan zich uiten in een makkelijke wederverkoop, een gezamenlijk abonnement, benchmarking etc. 
3. Verbreding van functionaliteiten: specifieke functionaliteiten die de bredere werking van kunst- en cultuurhuizen ondersteunen door koppelingen met andere systemen of aanpassingen aan het ticketingsysteem
4. CRM light: optimaal contact met je klanten op basis van de beschikbare data uit het ticketingsysteem en de webshop

Een pilootgroep kan daarnaast toegang tot het systeem verlenen aan partners, bijvoorbeeld uit de receptieve werking. Ervan uitgaande dat alle partners momenteel een marktconforme prijs betalen, streeft Cultuurconnect tijdens de piloot naar eenzelfde of lagere prijs dan voor het huidige systeem.

Lees meer over het onderzoekstraject Digitaal Podium in de conceptnota met de prioritaire doelstellingen, gebaseerd op uitgebreid onderzoek en met input van 173 kunst- en cultuurhuizen:

De pilootgroep

• Elke groep duidt 1 aanspreekpunt aan. Dit kunst- of cultuurhuis kan voldoende tijd vrijmaken voor de opvolging van het project en onderhoudt op dagelijkse basis de communicatie met Cultuurconnect tijdens het volledige traject.
• Alle afzonderlijke kunst- en cultuurhuizen uit de pilootgroep engageren zich voor het piloottraject bij het indienen van de kandidatuur. Je tekent pas een contract wanneer de contractvoorwaarden met de leverancier duidelijk zijn.
• Elk huis beslist mee welke eisen in het bestek staan en welke uiteindelijk in de opdracht vervat zitten.
• De kunst- en cultuurhuizen uit de pilootgroep beoordelen mee de offertes. 
• Financieel: recurrente kosten, zoals licentiekosten of kosten per ticket

Cultuurconnect

• Contract en leveranciersmanagement
• Servicedesk in overleg met de leverancier
• Aanbestedingsprocedure met een uitgekiend bestek: voor een goed contract met een stevige SLA 
• Juridische ondersteuning bij de aanbesteding
• Degelijk projectmanagement voor een vlotte implementatie en migratie van data
• Opleiding van medewerkers en ondersteuning bij de lancering
• Nieuwe ontwikkelingen bij de leverancier aansturen
• Goed werkende koppelingen met andere leveranciers (bv. website of planningsysteem) of bovenlokale initiatieven (bv. UiT databank)
• De nodige maatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens, met ondersteuning van de data protection officer van Cultuurconnect
• Gebruikerstesten bij personeel en publiek
• Risicomanagement: in elke fase risico’s identificeren, beoordelen en vervolgstappen definiëren
• Financieel: alle ontwikkelkosten, implementatiekosten, opstart- en opleidingskosten

Loopt jouw contract met de huidige leverancier nog op het moment dat de andere pilootpartners live gaan? Dan vinden we samen een oplossing. Je beslist pas definitief om in te stappen op het moment dat de contractvoorwaarden met de leverancier duidelijk zijn. 

In maart evalueren de adviesgroep met vertegenwoordigers uit de sector, de stuurgroep Digitaal Podium en Cultuurconnect de kandidaat-pilootgroepen en selecteren er 2 of 3. Verschillende parameters worden mee in rekening gebracht, zoals ambitie van de pilootgroep, groeipotentieel, visie op de samenwerking, diversiteit van de huizen en tussen de piloten onderling. 

Na de selectie van de pilootgroep, start een traject waarbij we uitklaren hoe de samenwerking tussen Cultuurconnect en de pilootgroep vorm krijgt. Er wordt een plan van aanpak opgesteld. In overleg met de pilootgroep wordt een timing vastgelegd. Het tijdstip van lancering is onder andere afhankelijk van de duur van de onderhandelingen en de eisen in het bestek. Veel ontwikkeling vraagt een langere doorlooptijd. De implementatie kan gefaseerd verlopen, ook dat wordt in onderling overleg bepaald.

Op dit moment voert Cultuurconnect een marktverkenning in voorbereiding op de later te publiceren overheidsopdracht(en). Heb je vragen of denk je zinvolle informatie te hebben, dan kan je contact opnemen met digitaalpodium@cultuurconnect.be.