Nieuws over Digitaal Podium

In september deden we een aftrap met de organisaties van de eerst golf: Schouwburg Kortrijk, Collegium Vocale (Tickets Gent), Compagnie Cecilia, Ticketservice Kortrijk & Spinrag. De organisaties uit de eerste golf zullen elk afzonderlijk live gaan in december 2022 en januari 2023. We overleggen nauw met de huizen om de nodige voorbereidingen voor de migratie en implementatie op te volgen en te begeleiden. De huizen gaan hier samen met Cultuurconnect mee aan de slag. Zopas dompelden de ticketexperten van Tickets Gent en Ticketservice Kortrijk zich onder tijdens een administratieopleiding.

Afgelopen maanden hadden we een opstartbijeenkomst met de drie pilootgroepen van Digitaal Podium afzonderlijk: stad Gent, regio Zuidwest (Kortrijk) en Zender (Pajottenland-Zennevallei). Tijdens deze bijeenkomsten stelden we het volledige overzicht van de planning, de deelnemende organisaties en volgende stappen voor.

Einde april werd in samenspraak met het kernteam van de pilootgroepen uit stad Gent, regio Zuidwest en regio Zender, het ticketingsysteem gegund. De ticketingsoftware die na een uitgebreid beoordelingsproces als beste voor de pilootgroepen uit de bus kwam, is Tix Benelux (nu Tixly). Na de ondertekening van het contract met Tixly gaan de ontwikkelingen van start. We kijken ernaar uit om de eerste podiumhuizen te lanceren in het voorjaar van 2023.

Lees meer over de gunning

Ondertussen trokken de pilootgroepen stad Gent, regio Zuidwest en Zender zich 3 dagen terug in Het Rustpunt in Gent om ‘in alle sereniteit’ de ticketingsystemen onder de loep te nemen. De 3 ticketingleveranciers kregen elk een volledige dag om hun oplossing voor te stellen aan de hand van 5 scenario’s zoals beschreven in het bestek. Op die manier konden de beoordelaars de ticketingsystemen goed met elkaar vergelijken. Zij kregen ook de kans om kritische vragen van de kernteams te beantwoorden. Samen met het expertenteam uit de sector en het projectteam van Cultuurconnect worden de offertes beoordeeld volgens de gunningscriteria in het bestek. Na onderhandelingen met de leveranciers kunnen zij hun ‘best and final offer’ indienen. 

Vooruitblik:

Stilaan is met Digitaal Podium het einde van de gunningsfase in zicht. Einde april maken we bekend aan welke leverancier(s) de opdracht wordt gegund, om een maand nadien in mei het contract af te sluiten. Daarna starten we met de ontwikkelingen en kijken ernaar uit om Digitaal Podium met de eerste kunst- en cultuurhuizen te lanceren in het voorjaar van 2023. 

Begin februari verstreek de deadline voor het indienen van de offertes. De 3 geselecteerde ticketingleveranciers dienden elk een offerte in:

• CM.Com, actief in o.a. België, Nederland, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. 
• L.V.P. Reserveringssystemen B.V., actief in Nederland en Vlaanderen.
• Tix Benelux: onderdeel van Tix Ticketing, actief in Ijsland, Scandinavië, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de Benelux. 
   

Na het harde werk van de pilootgroepen en het projectteam op het bestek, werden 3 kandidaat-leveranciers geselecteerd op basis van objectieve criteria. Op 27 oktober namen de 3 geselecteerde ticketingleveranciers deel aan een informatievergadering waarbij het volledige bestek werd overlopen en ze de kans kregen om vragen te stellen. Nadien volgde een schriftelijke vragenronde, waarbij vragen en antwoorden van alle leveranciers gedeeld werden. Zij werden uitgenodigd om tegen 7 februari 2022 een offerte in te dienen. Dit betekende meteen ook de start van de gunningsfase.

Meer over bestek & aanbesteding

In 2 workshops werd het voorlopige bestek gepresenteerd aan de pilootgroepen: stad Gent, regio Zuidwest en Zender. De groepen formuleerden relevante feedback. Het bestek van elke groep wordt in de verdere loop van september verder op punt gesteld.

De pilootgroepen noemden bij hun kandidaatstelling aantal thema’s die voor hen belangrijk zijn. In 6 workshops - 3 per pilootgroep - diepten we deze verder uit. Alle info en input uit de workshops wordt komende zomer meegenomen in de voorbereiding van het bestek van elke pilootgroep. 

• 2 workshops werkten op de uitbreidingen op het ticketsysteem zoals beschreven in de conceptnota
• 1 workshop focuste op de vereisten rond ticketing. 

De workshops: 

• Workshop 'CRM'
  Pieter de Rooij, docent CRM en marketing aan de universiteit van Breda, gaf een inleiding in CRM. We zagen enkele goede voorbeelden van andere cultuurhuizen en legden de kiemen van een langetermijnstrategie. Beide pilootgroepen maken deze zomer een lijst met de wensen en noden voor online campagnes en rapportages, eigen aan elke afzonderlijke groep.
   
• Workshop 'Samenwerking'
  Deze workshop beantwoordde enkele cruciale vragen rond samenwerking. Wat zijn de verschillende samenwerkingsmodellen mogelijk voor elke groep? Waar legt elke  pilootgroep de eigen klemtonen? Hoe kunnen we dit stapsgewijs implementeren?
   
• Workshop 'Basisticketing'
  De cultuurhuizen uit de pilootgroepen gaven beide aan welke functionaliteiten ze nu al gebruiken en wat hun verwachtingen zijn van een nieuw ticketingsysteem. 

Vooruitblik 

Deze zomer nemen we de tijd om alle informatie uit de workshops te verwerken in een aangepast bestek voor elke groep. Team Digitaal Podium tekende de krijtlijnen uit en vult deze nu in op maat van de cultuurhuizen uit de pilootgroepen, met oog voor de eigenheid van elke groep.

In september komen de pilootgroepen en Cultuurconnect voor de eerste maal fysiek samen (eindelijk!). Dan wordt aan elke groep een eerste versie van het bestek gepresenteerd. Nadien wordt elk bestek verder op punt gesteld.

Het kernteam met medewerkers van de pilootgroepen en Cultuurconnect volgt verschillende workshops rond thema's als ticketing, CRM, samenwerking. De workshops worden begeleid door experten. Op basis van deze workshops wordt voor elke pilootgroep een bestek voor een ticketingsysteem op maat uitgewerkt. 

Benieuwd naar de timing?

En we zijn vertrokken ... Pilootproject Digitaal Podium gaat de komende maanden op zoek naar een kwaliteitsvolle digitale basisinfrastructuur op maat van 2 soorten pilootgroepen kunst- en cultuurhuizen: stadscluster Gent en regionale cluster Zuidwest en Zender.

De pilootgroepen lopen een parallel traject van aanbesteding tot implementatie. Maak hieronder kennis met de pilootgroepen: wie zijn ze, wat bindt hen en waarnaar zijn ze op zoek? Aan het woord zijn Marnix Theys, algemeen coördinator van Zuidwest, en Ilse Everaert van Uitbureau Gent.

Van pilootgroep regio Zuidwest:

• Marnix Theys (ZW)
• Dries Van Robaeys (Kortrijk)
• Servaas Boucquey (Wevelgem)
• Kevin Decoster (Buda)
• Lieze Neyts (consulent publiek)

Van pilootgroep stad Gent:

• Anja Van Thuyne (Tickets Gent)
• Line Devlamynck (Tickets Gent)
• Ilse Everaert (UiTBureau)
• Marc Steens (Compagnie Cecilia)
• Evelyne Six (Kopergietery)
• Ilja Van Autreve (Kopergietery)

Van pilootgroep regio Zender:

• Marc De Coster (CC 't Vondel)
• Bea Vansteeland (Zender)
• Annelies Desmet (CC Westrand Dilbeek)

Van team Digitaal Podium (Cultuurconnect):

• Evi Gillard (programmamanager): coördinatie, overzicht, budget, communicatie, beleid - in opstart
• Jotie Boone (implementatiemanager): projectmanagement, verbindingsofficier met de huizen/participatief traject, innovatie werkprocessen
• Ellen Vanmaele (productmanager): projectmanagement, leveranciersmanagement, ontwikkeling
• Françoise Meulemans (senior consultant): advies, redactie en begeleiding 
• Johan Mijs (directeur IT): architectuur, knopen doorhakken
• Bart Beuten (algemeen directeur)
• Hannes Cannie (zakelijk directeur)
• Herlinde De Vos (communicatie)

Terug naar de algemene pagina over project Digitaal Podium